5 Mẹo Sử Dụng PowerPoint Chuyên Nghiệp
hần
mềm PowerPoint của hãng Microsoft đã rất phổ biến với người dùng Việt
Nam. Đặc biệt với những người hay phải thuyết trình, giảng dạy bằng
PowerPoint. Dưới đây xin giới thiệu các mẹo giúp bạn sử dụng chuyên
nghiệp Microsoft PowerPoint 2003.
1. Sử dụng các mẫu PowerPoint sẵn có của Microsoft để tận dụng các thiết kế chuyên nghiệp (Microsoft PowerPoint templates)
Các
mẫu thiết kế sẵn này ngoài việc có các trang trí đồ họa chuyên nghiệp,
nó còn đã được định nghĩa các font chữ, căn lề, số trang, ngày tháng,….
Cách chọn các template này như sau: Từ menu của Microsoft
PowerPoint 2003 Chọn Format Chọn Slide Design… Bên phía tay phải của
Microsoft PowerPoint 2003 sẽ xuất hiện các mẫu thiết kế sẵn và bạn có
thể chọn bất kỳ mẫu nào hợp với nội dung trình bày của bạn.
Phía dưới cùng của các template này có 2 ô vuông đặc biệt sau (xem hình).
- Additional Design Templates:
Đây là chức năng cho phép bạn thêm các template vào thư viện template
sẵn có của PowerPoint. Các template này bạn có thể có từ nguồn download
trên mạng internet hoặc copy từ máy tính khác
- Design Templates on Microsoft Office Online: Chức năng này cho phép
bạn tìm và lấy thêm các mẫu PowerPoint nữa trên website của Microsoft.
Sau
khi chọn được một template nào đó để dùng rồi, bạn vẫn có thể chỉnh sửa
nó cho hoàn toàn thích hợp với yêu cầu của mình. Cách làm như sau:
Từ
menu của Microsoft PowerPoint 2003 Chọn View Chọn Master Chọn Slide
Master. Lúc này PowerPoint sẽ hiện ra các thiết kế gốc của template. Từ
đây bạn có thể chỉnh sửa mọi thứ trong template này và khi kết thúc,
bạn ấn nút Close Master View trên thanh Slide Master View.
Kết quả chỉnh sửa này sẽ được áp dụng cho tất cả các slide hiện có các cho các Slide tạo mới.
2. Sử dụng các hiệu ứng hoạt hình (Animation)
Một
bài thuyết trình tốt ngoài việc có các hình ảnh minh họa trực quan thì
việc mô tả các quy trình bằng các chuyển động, âm thanh, kỹ xảo hình
ảnh (được gọi chung là Animation) cũng có tác dụng tốt cho người xem.
Để
thiết lập một đối tượng trong Silde của bạn có thể chuyển động hoạt
hình theo ý muốn. Bạn trỏ phải vào đối tượng đó Chọn Custom Animation
Bên
tay phải màn hình sẽ xuất hiện hộp thoại để bạn có thể thêm các hiệu
ứng hoạt hình cho đối tượng này. Ấn nút Add Effect Chọn các hiệu ứng
(Nhấp nháy, bay từ trái sang phải, rơi từ trên xuống dưới,…).
3. Lưu các font chữ sử dụng trong Slide của bạn đi theo file PowerPoint
Việc
này rất hữu ích khi Slide của bạn có soạn thảo bằng các font chữ không
phổ biến (TCVN, VNI, font thư pháp,…), nó giúp bạn khi mang file
PowerPoint này đến một máy tính khác trình diễn mà máy này không có các
font đó Slide của bạn vẫn hiển thị được nội dung như mong muốn.
Cách làm: Khi soạn thảo Slide xong, trên menu File của PowerPoint Chọn
Save as. Tại hộp thoại Save as, chọn Tools (bên tay phải, phía trên
cùng), Chọn Save Option…
Hộp
thoại mới mở ra và phía dưới cùng có lựa chọn Embed Truetype fonts. Sau
khi lựa chọn ô này, bạn tiếp tục chọn một trong hai lựa chọn phía dưới:
- Embeb characters in use only (best for reducing file size):
Lựa chọn này giúp PowerPoint lưu các font cần để hiển thị Slide cho
bạn, nhưng người dùng không soạn thảo, thay đổi các chữ có sử dụng các
font đặc biệt này được. Ngược lại nó giúp kích cỡ file PowerPoint nhỏ
gọn.
- Embeb all characters (best for editing by others):
Lựa chọn này giúp PowerPoint lưu các font cần để hiển thị Slide cho bạn
và cho phép người dùng có thể soạn thảo, thay đổi các chữ có sử dụng
các font chữ này. Ngược lại nó làm kích cỡ file PowerPoint lớn lên khá
nhiều.
4. Chèn các đoạn video, ảnh,… vào Slide
Nếu bạn muốn trình diễn một đoạn video trong bài thuyết trình của mình
thì nên làm theo cách sau: Từ menu Insert của PowerPoint Chọn Movies
and Sounds Chọn Movie from file Từ đây bạn có thể chọn file video nào
bạn muốn chèn vào Slide.
Cách chèn ảnh, âm thanh vào Slide tương tự như trên.
5. Sử dụng các phím tắt một cách hữu dụng
- Chuyển đổi chữ hoa chữ thường nhanh: Bôi đen những ký tự cần chuyển đổi và nhấn đồng thời Shift+F3
-
Tắt màn hình trình diễn tạm thời: Ấn phím B Màn hình đen: Ấn lại phím B
Màn hình trở về bình thường. Tương tự ấn phím W Màn hình trắng: Ấn lại
phím W Màn hình trở về bình thường.
- Ấn phím F5 để bắt đầu trình diễn Slide. Muốn trình diễn Slide hiện tại, ấn đồng thời Shift+F5.
- Để quay về Slide đầu tiên: Ấn 1 + Enter
- Để nhảy tới Slide nào đó: Ấn số slide cần nhảy tới + Enter .