Thư giới thiệu là một phần rất quan trọng trong bộ hồ sơ tuyển sinh cũng như xin học bổng, đặc biệt với những học bổng ở các trường ở Mỹ. Lá thư này sẽ cho thấy một người nào đó đánh giá cao những kỹ năng và thành tích của bạn và sẵn lòng bày tỏ điều đó bằng “giấy trắng mực đen”. Ở VN, dạng thư này không phổ biến trong việc tuyển sinh có lẽ vì tâm lý ngại đề cao cá nhân. Vì thế nhiều bạn học sinh, sinh viên đã không khỏi bỡ ngỡ khi chuẩn bị thư giới thiệu. Những thong tin dưới đây hy vọng sẽ giúp ích cho bạn trong vấn đề này.
1. Người viết thư xin giới thiệu
Người viết thư giới thiệu nên là người :
- Có thể viết thư trực tiếp bằng tiếng Anh. Nếu nhờ người khác viết tiếng Việt rồi đến Phòng Công Chứng dịch sang tiếng Anh thì chẳng khác gì nhờ người biên dịch viết thư giới thiệu dùm bạn. Khi đó, độ chính xác không còn bảo đảm.
- Biết rõ về bạn. Người đó phải tiếp xúc với bạn ở mức đủ để đưa ra một đánh giá chân thật về kỹ năng của bạn và thành tựu bạn đã đạt được.
- Có khả năng “viết lách” tốt, tức là phải có khả năng biến ý nghĩ thành ngôn từ dễ dàng. Dĩ nhiên, khả năng viết văn của một người là một điều không dễ nắm bắt, nhưng dù sao cũng cố gắng chọn người viết hay nhất mà bạn biết được.
- Có uy tín và đúng hẹn để bảo đảm bạn không bị trễ hẹn thời gian nộp hồ sơ. Chuyện này cũng khó biết lắm nhưng có một điều chắc chắn là bạn phải tránh xa những người quá bận rộn và rề rà đến nổi phải không giao thư như đã hứa.
Vậy chúng ta nên tìm ai đây? Người đó có thể giảng viên ở trường đại học, thầy cô chủ nhiệm ở bậc phổ thông, đồng nghiệp, sếp ở công ty, người phụ trách câu lạc bộ Anh văn hay cụng có thể là một người có địa vị trong xã hội quen than với bạn bè như luật sư, bác sĩ hay thương gia.
2. Hình thức của lá thư
Hình thức của thư giới thiệu không cố định. Một số trường cung cấp mẫu thư cùng với hướng dẫn chi tiết còn một số để bạn tự quyết định. Một số trường yêu cầu thư giới thiệu phải được gửi trực tiếp cho họ trong khi số khác lại cho phép bạn gửi trong phong bì dán kín cùng với hồ sơ đăng ký. Đặc biệt một số tổ chức lại yêu cầu đến 2 thư giới thiệu với những qui định rất chặt chẽ. Ví dụ: Quỹ Elks yêu cầu một lá thư do giáo viên ở trường trung học viết về thành tích học tập, hạnh kiểm, tính cách và khả năng lãnh đạo (nền giáo dục phương Tây luôn chú trọng yếu tố này), còn một lá đánh giá những đóng góp của bạn vào đời sống cộng đồng và phải do một người có uy tín viết. Trong mọi trường hợp, bạn đều phải chú ý kỹ hướng dẫn của trường để làm cho đúng. Nếu bạn làm sai, chưa chắc người xét duyệt hồ sơ nghĩ rằng lý do là vì bạn quá “háo hức” với học bổng này mà rất có thể họ cho rằng bạn là một người cẩu thả.
3. Dàn bài chung cho thư giới thiệu
Nếu nộp đơn xin nhiều học bổng cùng một lúc, bạn sẽ phải tính đến chuyện kết hợp tất cả các tiêu chuẩn lại để “thiết kế” một dàn bài chung cho thư giới thiệu. Nếu làm được như vậy, bạn có thể nhờ một nhân vật quan trọng VIP nào đó viết chỉ một lá thư nhưng lại nộp được cho nhiều học bổng. Tuy nhiên, bạn phải nhớ thay đổi tiêu đề thư cho phù hợp trước khi gửi.
4. Các bước cần tiến hành để nhờ người khác viết thư
Sau khi giải quyết những vấn đề nền tảng, chúng ta bắt đầu “hành động”.
- Bước 1: Trước khi đặt vấn đề cần nhớ rằng bạn đang nhờ người khác “đánh bong” hình ảnh của bạn. Vì thế hãy cố gắng tạo điều kiện tốt nhất có thể để họ làm việc bằng cách cung cấp đầy đủ thông tin bao gồm dàn bài của lá thư và chứng nhận thành tích hoạt động ngoại khóa hay xã hội hay bất cứ thành tích gì bạn giành được. Hãy liên hệ và gửi thông tin càng sớm càng tốt để được ưu tiên vì người viết thư có thể nhận viết hco nhiều người cùng một lúc.
- Bước 2: Trong khi người viết thư đang làm việc. Sau khi gửi thông tin, bạn nhớ liên hệ người viết thư đôi lần xem họ có cần thêm thông tin gì không. Việc gặp gỡ này vừa nhằm thắt chặt quan hệ vừa nhằm nhắc nhở một cách lịch sự về lá thư của bạn.
- Bước 3: Sau khi nhận được thư. Không cần biết chất lượng như thế nào, sau khi nhận được lá thư, bạn phải viết vài dòng cảm ơn người viết. Đây là phép lịch sự tối thiểu.
Sau đó, hãy xem kỹ đánh giá các lá thư theo những tiêu chí sau:
- Lá thư có đề cập đến những vấn đề trong dàn bài hay không?
- Lá thư có cho thấy một hình ảnh tích cực về bạn hay không?
- Người viết có thể hiện được sự chuyên nghiệp của mình trong cách viết thư không? Nếu câu trả lời là “Có” thì quá tuyệt, không còn gì phải bàn nữa. Nhưng nếu ngược lại thì sao? Đây là một vấn đề rất tế nhị, đặc biệt khi đó là thầy cô của mình. Nếu thân quen với người viết bài, bạn có thể đến gặp và nhờ họ sữa lại. Nếu thấy không tiện làm việc này thì cần nhắc xem lá thư có sử dụng được không. Điều này còn tùy thuộc vào những yếu tố như bạn có thể tìm được người viết thư khác hay không và hạn chót nộp hồ sơ sắp đến chưa. Nếu không còn thời gian và lá thư cũng tạm chấp nhận được thì cứ nộp đại và trông chờ một phép màu.
Tài liệu tham khảo:
1. Institute of International Education. Study America, 2001
2. Scholarshiphelp.org.
THANH TÙNG
Theo báo Thế giới @ báo người lao động số 112, ngày 13/4/2006
VnVista I-Shine
© http://vnvista.com