Thay đổi mẫu hóa đơn điện tử

Thay đổi mẫu hóa đơn điện tử là cách mà không ít doanh nghiệp dùng tới để có thể chuyển sang sử dụng một mẫu hóa đơn thiết kế khác đẹp hơn, phù hợp hơn, góp phần khẳng định tính chuyên nghiệp của đơn vị mình. Hiện nay, đã có một số phần mềm hóa đơn điện tử tích hợp tính năng hỗ trợ doanh nghiệp thiết kế hóa đơn chuyên nghiệp, như chuyên gia. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách thiết kế thêm mới, thay đổi mẫu hóa đơn điện tử cho các doanh nghiệp ngay trên phần mềm HĐĐT.

1. Vì sao phải thêm mới, thay đổi mẫu hóa đơn điện tử?

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của các doanh nghiệp, để nâng cao tính chuyên nghiệp, nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn cách thay đổi mẫu hóa đơn điện tử cho đơn vị của mình.

Vì sao phải thêm mới, thay đổi mẫu hóa đơn điện tử?

Theo đó, thay vì một mẫu hóa đơn điện tử thông thường, đáp ứng đầy đủ tính hợp lệ, hợp pháp về các tiêu thức phải có trên hóa đơn, nhiều doanh nghiệp đã bổ sung thêm logo, số điện thoại, số tài khoản,... đồng thời còn chèn thêm cả hoa văn rất tinh tế, khẳng định dấu ấn văn hóa doanh nghiệp của mình trong mỗi bản hóa đơn điện tử được xuất đi.

Thực tế, thay đổi mẫu hóa đơn điện tử không phải là việc làm bắt buộc nhưng cần thiết và quan trọng trong công cuộc chuyên nghiệp hóa chu trình sản xuất, kinh doanh của mỗi doanh nghiệp.

2. Cách thay đổi mẫu hóa đơn điện tử đơn giản, nhanh chóng

Việc thêm mới, thay đổi mẫu hóa đơn điện tử cho các doanh nghiệp sẽ được thực hiện đơn giản, nhanh chóng ngay trên các phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng. 

Cụ thể, cách thay đổi mẫu hóa đơn thường sẽ được tiến hành theo các bước sau:

Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử doanh nghiệp đang sử dụng

Để có thể thay đổi mẫu hóa đơn điện tử, bạn cần tiến hành đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp mình đang sử dụng.

Chẳng hạn như nếu đang sử dụng phần mềm E-invoice của ThaisonSoft, bạn tiến hành truy cập và đăng nhập vào hệ thống phần mềm bằng cách: Nhập mã số thuế doanh của doanh nghiệp, điền tên đăng nhập, nhập mật khẩu, rồi sau đó ấn nút “Đăng nhập”.

Bước 2: Chọn chức năng “Phát hành” hóa đơn

Trên giao diện chính của hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử, bạn chọn chức năng “Phát hành”, chọn tiếp “1. Mẫu hóa đơn” để có thể tạo thêm mới và thay đổi mẫu hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mình.

Bước 3: Tạo thêm mới mẫu hóa đơn điện tử

Trên giao diện “Danh sách mẫu hóa đơn”, bạn nhấn chọn ô “Thêm mới ở góc trên, bên phải màn hình, để có thể tự tạo và thiết kế mẫu hóa đơn điện tử mới cho doanh nghiệp mình.

Tiếp đó, bạn cần chọn:

• Chọn “Nguồn mẫu hóa đơn” lấy từ “Kho mẫu trực tuyến” hay “Mẫu thiết kế riêng”. Có thể nói “Mẫu thiết kế riêng” là một trong những tính năng hỗ trợ doanh nghiệp tự thiết kế mẫu hóa đơn như chuyên gia riêng có, đầy tiện ích của phần mềm HĐĐT E-invoice.
• Chọn “Loại hóa đơn” mà bạn muốn thay đổi mẫu hóa đơn điện tử: hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng hay phiếu xuất kho.
• Chọn “Ngôn ngữ” là tiếng Việt hay song ngữ mà bạn muốn hiển thị trên mẫu hóa đơn điện tử mới sắp được tạo.
• Ngoài ra, bạn có thể tùy chọn cả khổ giấy, loại trang và có hay không có logo doanh nghiệp cho mẫu hóa đơn điện tử mới sắp được tạo.

Sau khi chọn xong các tiêu chí cơ bản muốn có trên hóa mẫu hóa đơn điện tử, hệ thống sẽ hiển thị đến bạn một số mẫu hóa đơn phù hợp với tiêu chí đã lọc, bạn chỉ việc nhấn chọn một trong những mẫu đó để có thể trực tiếp tự thiết kế, chính sửa mẫu hóa đơn điện tử mình muốn và thay đổi mẫu hóa đơn điện tử.

Bước 4: Tự thiết kế mẫu hóa đơn như chuyên gia

Tiếp đó, hệ thống sẽ chuyển tới giao diện chỉnh sửa, thiết kế mẫu hóa đơn.

​​​​​​​Tại đây, bạn có thể tùy chỉnh thiết kế tên mẫu hóa đơn, font chữ hóa đơn, các họa tiết viền, hình nền,... hay logo trên hóa đơn theo như ý muốn của mình và doanh nghiệp.

Sau khi đã hoàn tất mẫu hóa đơn mới dùng cho thay đổi mẫu hóa đơn điện tử, bạn có thể nhấn “Ghi” để lưu lại.

Khi này, hệ thống sẽ xác nhận lại xem bạn có chắc chắn muốn lưu thiết kế này vào danh sách phát hành mẫu hóa đơn hay không. Nếu đồng ý, bạn chỉ cần nhấn ô “Thực hiện” là xong.

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng, bạn mới chỉ tạo được mẫu hóa đơn điện tử mới mà doanh nghiệp muốn thay đổi. Nếu muốn được sử dụng thay đổi mẫu hóa đơn điện tử, bạn và doanh nghiệp cần phải nộp hồ sơ Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi tới cơ quan thuế trực thuộc.

Bước 5: Nộp hồ sơ Thông báo phát hành hóa đơn điện tử tới cơ quan thuế trực thuộc

Muốn nộp hồ sơ Thông báo phát hành hóa đơn điện tử để có thể thay đổi mẫu hóa đơn điện tử, bạn cần phải chuẩn bị đủ bộ hồ sơ gồm các yêu cầu sau:

• Tải mẫu hóa đơn điện tử bạn vừa mới tạo về máy tính, thiết bị đang sử dụng.
• Lập Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử.
• Lập Thông báo phát hành Hóa đơn (TB01/AC)

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, bạn sẽ tiến hành nộp hồ sơ Thông báo phát hành hóa đơn điện tử trực tuyến trên cổng thông tin của Tổng cục Thuế và chờ phản hồi đồng ý là đã có thể sử dụng mẫu hóa đơn mới tạo nhằm thay đổi mẫu hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mình rồi.

Chi tiết về cách nộp hồ sơ Thông báo phát hành HĐĐT để dễ dàng thay đổi mẫu hóa đơn điện tử bạn có thể tham khảo Tại đây.