Cách in hóa đơn điện tử

ùy vào mục đích sử dụng của doanh nghiệp mà kế toán có thể lựa chọn 1 trong 2 cách in sau đây:

In bản chuyển đổi của hóa đơn điện tử

Theo Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC quy định bản in hóa đơn điện tử bản chuyển đổi chỉ được xuất một lần duy nhất nên kế toán cần kiểm tra kỹ hóa đơn trước khi đặt lệnh in. Hầu hết phần mềm hóa đơn điện tử hiện nay đều hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện công tác chuyển đổi này.

Sau khi hóa đơn điện tử được ký số đầy đủ của bên bán, kế toán có thể đặt lệnh in chuyển đổi. Nếu doanh nghiệp sử dụng phần mềm E-Invoice của Thái Sơn thì ô “IN HÓA ĐƠN” sẽ được thiết kế ở bên trái, cuối cùng trong giao diện kê khai hóa đơn. Bên cạnh nút ô in hóa đơn sẽ là ô xem trước bản thể hiện thông tin.

Trước khi in, kế toán nên xem bản xem trước bản thể hiện của hóa đơn sẽ được in. Sau khi kiểm tra kỹ tất cả các thông tin thì mới nhấn ô “IN HÓA ĐƠN”. Khi nhấn vào đây sẽ có 2 lựa chọn cho bạn là In chuyển đổi lưu trữ và in chuyển đổi vận chuyển.

Nếu hóa đơn hợp lệ, điền đầy đủ thông tin theo quy định thì nút in chuyển đổi vận chuyển trên phần mềm mới hoạt động được. Sự lựa chọn này chỉ thực hiện được duy nhất một lần, các lần in sau sẽ là in hóa đơn điện tử bản thể hiện. 

Người sử dụng đặt lệnh in hóa đơn điện tử ngay trên giao diện kê khai hóa đơn

Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang chứng từ giấy chỉ có một bản duy nhất. Trên chứng từ sẽ ghi rõ “Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử”. Thời gian chuyển đổi sẽ được ghi rõ ở phần cuối hóa đơn, tùy vào từng mẫu hóa đơn doanh nghiệp sử dụng, vị trí thời gian có thể có sự thay đổi.

Ở phần cuối cùng của bản in hóa đơn điện tử có 3 phần chữ ký, bao gồm: Người mua, người chuyển đổi và người bán. Theo điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC, người đại diện pháp luật của bên bán phải ký vào chứng từ và đóng dấu mộc đỏ thì bản in hóa đơn điện tử mới được coi là hợp lệ.

In hóa đơn điện tử bản thể hiện (bản sao)

Trong một vài trường hợp đặc biệt, bên bán có nhu cầu in bản thể hiện của hóa đơn điện tử có thể vào phần quản lý hóa đơn, tìm đúng mã hóa đơn cần in. Sau đó, bạn nhấn vào phần chỉnh sửa, giao diện kê khai hóa đơn sẽ hiện ra như ban đầu. Kế toán có thể in bản thể hiện khi nhấn vào ô “IN HÓA ĐƠN” bên trái, cuối cùng. 

Với trường hợp bên mua muốn in hóa đơn điện tử ra giấy, kế toán tải hóa đơn dưới dạng pdf rồi đặt lệnh in trên máy tính của doanh nghiệp. Bản in này không có giá trị thanh toán, có giá trị lưu trữ nên bên mua có thể in số lượng tùy ý, không giới hạn.
Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết này.
Nguồn: https://einvoice.vn/tin-tuc/in-hoa-don-dien-tu-hop-le