Jun 9 2020, 04:46 PM Bởi: taiphamduc

Xuất hóa đơn có thể coi là công đoạn cuối cùng trong quá trình tạo lập hóa đơn điện tử. Vậy xuất hóa đơn có phải cần lưu ý những điều gì không? Bài viết dưới đây sẽ đề cập đến cách xuất hóa đơn điện tử theo đúng quy định của luật. Bạn đọc hãy cùng theo dõi nhé.

Hóa đơn và hóa đơn điện tử là gì?

Theo Nghị Định 119/2018/NĐ-CP, hóa đơn là chứng từ kế toán do các tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập dùng để ghi nhận thông tin bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ theo quy định của luật kế toán. Cũng tương tự như hóa đơn thông thường nhưng hóa đơn điện tử được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do bên bán lập nhằm ghi nhận thông tin bán hàng bằng phương tiện điện tử.

Xuất hóa đơn điện tử khi nào?

Khi sử dụng hóa đơn điện tử, trong một số trường hợp cần thiết, kế toán cần phải xuất hóa đơn điện tử ra giấy. Cụ thể:

Xuất hóa đơn điện tử phục vụ cho quá trình lưu thông hàng hóa trên đường, dễ dàng chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa khi cơ quan chức năng tiến hành kiểm tra.
Hỗ trợ nhân viên kinh doanh khi cần đi thị trường giới thiệu sản phẩm, cần dùng để chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa, tăng tính tin cậy cho khách hàng.
Phục cho bên mua trong công tác kiểm soát, kiểm tra hàng hóa sản phẩm đã mua hoặc khi bên mua có yêu cầu cụ thể.
Phục vụ cho cho chính doanh nghiệp, khi cần xuất hóa đơn điện tử để hỗ trợ cho các khâu nghiệp vụ nào đó cần thiết.

Theo Nghị Định 119/2018/NĐ-CP, những hóa đơn điện tử hợp pháp thì được xuất ra giấy và gọi là chứng từ giấy. Chứng từ giấy sau khi chuyển đổi phải đảm bảo đúng và khớp với nội dung của hóa đơn điện tử.

Ngoài ra, khi xuất hóa đơn điện tử ra giấy thì chứng từ giấy này chỉ có giá trị lưu giữ theo quy định của pháp luật chứ không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Cách xuất hóa đơn đúng quy định

Để đảm bảo cách xuất hóa đơn điện tử ra chứng từ giấy được đúng theo quy định pháp luật, quy trình xuất hóa đơn điện tử phải đảm bảo theo 5 bước cơ bản dưới đây:

Bước 1: Bạn cần đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp mình đang sử dụng.
Bước 2: Bạn tiến hành chọn chức năng “In chuyển đổi” hóa đơn điện tử ra hóa đơn giấy.
Bước 3: Bạn nhập mã hóa đơn cần chuyển đổi.
Bước 4: Bạn thực hiện thao tác kết xuất in hóa đơn từ thiết bị điện tử được kết nối bằng cách nhấn đúp chuột vào nút “In chuyển đổi”.
Bước 5: Bạn nhận hóa đơn điện tử dưới dạng hóa đơn giấy từ máy in, rồi ký và đóng dấu để đảm bảo tính pháp lý cho chứng từ giấy đã được in ra.

Xuất hóa đơn điện tử tuy không quá phức tạp như đây là một công việc quan trọng vậy nên người xuất nên kiểm tra lại thông tin trước và sau khi xuất hóa đơn để tránh những sai sót không đáng có.

Kết luận

Hiện nay để xuất hóa đơn điện tử dễ dàng và tiện lợi hơn các doanh nghiệp đều dùng đến phấn mềm hóa đơn điện tử. Theo như quy định đến 1/11/2020 – 100% daonh nghiệp phải chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử. Vậy nên mỗi doanh nghiệp hãy cố gắng lựa chọn cho mình một nhà cung cấp uy tín để được hỗ trợ tốt nhất về dịch vụ nhé.

Cảm ơn bạn đọc đã theo dõi bài viết này.

Có thể bạn quan tâm: