Giá trị pháp lý của hóa đơn điện tử

Hiện nay vẫn còn doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giấy trong hoạt động kinh doanh trong khi hầu hết doanh nghiệp khác đã chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử. Do vậy mà nhu cầu chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ quá trình giao dịch vẫn diễn ra. Trong bài viết này hóa đơn điện tử xác thực sẽ đề cập đến giá trị pháp lý của hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy. Nếu như bạn đọc đang quan tâm đến vấn đề này hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây nhé.

Quy định về chuyển đổi hóa đơn điện tử

Theo Điều 10 Nghị định 119/ 2018/ NĐ-CP, việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử và chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) được chuyển đổi thành chứng từ giấy thì chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này.

Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn

Khoản 1 Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính có hiệu lực đến năm 2020 hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ quy định: Người bán hàng hóa được chuyển đổi HĐĐT sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần.

Điều kiện tiến hành chuyển đổi hóa đơn

Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC quy định rõ các điều kiện cần đáp ứng khi chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy:

Hóa đơn điện tử chuyển đổi phải phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc

• Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ HĐĐT sang hóa đơn giấy
• Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ HĐĐT sang hóa đơn giấy

Giá trị pháp lý của hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy

Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi hóa đơn chuyển đổi đó đảm bảo các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn gốc.

Ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.

Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi

Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn dạng giấy phải bao gồm đầy đủ các thông tin sau đây:

• Dòng chữ phân biệt hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn điện tử gốc phải ghi rõ ràng “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ” trên bản hóa đơn chuyển đổi.
• Thời gian thực hiện chuyển đổi.
• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn.
• Thông tin của người bán và người mua
• Chữ ký điện tử hợp pháp
• Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang chứng từ giấy có giá trị pháp lý không?

Quy trình chuyển đổi hóa đơn

Hiện nay doanh nghiệp nếu có nhu cầu chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy có thể thực hiện thao tác in chuyển đổi ngay trên phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng.

Các bước thực hiện trên các phần mềm HĐĐT:

• Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử
• Bước 2: Tìm kiếm hóa đơn điện tử cần chuyển đổi
• Bước 3: Chọn chức năng in chuyển đổi
• Bước 4: Phần mềm hóa đơn điện tử sẽ kết nối với máy in và thực hiện chuyển đổi HĐĐT sang hóa đơn giấy.

Lưu ý khi chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Tiến hành in chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy, người dùng nên lưu ý những những thông tin sau đây:

• Hóa đơn điện tử có đầy đủ chữ ký và con dấu của người đại diện theo pháp luật của người bán.
• HĐĐT chuyển đổi sang hóa đơn giấy chỉ được phép chuyển đổi 01 lần duy nhất và có đầy đủ tính pháp lý như hóa đơn điện tử. Đối với các lần sau in chuyển đổi sang thì hóa đơn chuyển đổi đó chỉ có tác dụng xem hay lưu trữ nội bộ.

Kết luận

Như vậy bài viết trên đây đã cung cấp những kiến thức cần thiết và quan trọng nhất về giá trị pháp lý của hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy. Hi vọng có thể mang lại cho bạn đọc những kiến thức hữu ích nhất. Nếu như bạn đọc có câu hỏi hoặc thắc mắc cần giải đáp, bạn đọc có thể để lại comment xuống phía dưới bài viết này để cùng nhau thảo luận nhé.

Nguồn tham khảo: Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu khi chuyển sang chứng từ giấy không?