hóa đơn điện tử trong quản lý nhà hàng

Lĩnh vực nhà hàng đang phát triển rất mạnh mẽ về cả tính chất và quy mô. Sự xuất hiện hàng loạt các chuỗi nhà hàng, chi nhánh trong hệ thống ngày một nhiều lên khiến cho việc quản lý doanh thu, chứng từ hóa đơn càng trở nên quan trọng hơn. Vậy việc sử dụng hóa đơn điện tử trong quản lý nhà hàng có phù hợp hay không?

1. Xử lý khối lượng hóa đơn lớn mỗi ngày khiến nhà hàng gặp khó khăn

Tính trung bình, nhà hàng có thể đón tiếp hàng trăm khách hàng mỗi ngày. Với những nhà hàng lớn hoặc vào ngày lễ, thời gian cao điểm thì lượng khách hàng có thể gấp vài lần. Tương ứng là số lượng hóa đơn xuất ra. Bằng phương pháp thủ công thì kế toán nhà hàng phải xử lý số liệu toàn bộ hóa đơn trên tốn rất nhiều thời gian, công sức và cả chi phí nữa.

Nhà hàng cần xử lý hóa đơn trong các hoạt động như:

• Tổng hợp thu chi cung ứng dịch vụ, ăn uống của khách hàng
• Chi phí cho việc nhập/xuất nguyên liệu từ bộ phận kho, mua nguyên liệu đầu vào cho nhà hàng. Nhập xuất hàng tồn nguyên liệu , thực phẩm
• Chi phí mua bán cơ sở vật chất, vật dụng

Ngoài ra, Nhà hàng thường xuyên phải xử lý thông tin khách hàng trên từng hóa đơn, làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, bảo quản và lưu trữ hóa đơn.

Nhà hàng đã thực sự gặp khó khăn khi trước đây phải xử lý số lượng lớn hóa đơn giấy trong ngày

Khi khách hàng muốn lấy hóa đơn GTGT thì phải mất đến 3 – 5 ngày để có thể nhận được. Nhà hàng phải xử lý thông tin khách hàng, gửi bên vận chuyển giao cho khách hàng.

Dù đã rất cẩn thận nhưng cũng khó tránh khỏi sai sót khi phải xử lý số lượng hóa đơn quá lớn. Điều này có thể gây thiệt hại cho chính nhà hàng và sự phiền toái với khách hàng, ảnh hưởng không tốt đến uy tín, sự chuyên nghiệp và chắc chắn nhà hàng sẽ bị “mất điểm”.

Đối với nhà hàng theo chuỗi, chi nhánh tại nhiều địa điểm khác nhau thì việc quản lý lại càng khó khăn. Chỉ cần một hóa đơn có vấn đề, cả hệ thống sẽ bị ảnh hưởng. Khi tổng hợp chi tiết Doanh thu của từng sản phẩm, dịch vụ, kiểm soát mua nguyên vật liệu đầu vào hay số lượng hóa đơn xuất ra từng chi nhánh,… bộ phận kế toán phải kiểm kê bằng phương pháp thủ công, nhập số liệu bằng tay khá tốn thời gian và xác suất sai số là điều khó tránh.

Chính vì thế, hóa đơn điện tử ra đời chính là giải pháp tối ưu và triệt để cho nhà hàng trong quản lý.  

Hóa đơn điện tử giải quyết nhanh chóng và dễ dàng những khó khăn

2. Lợi ích to lớn khi nhà hàng quản lý bằng hóa đơn điện tử

Không đơn thuần mà các chuyên gia khuyến khích các doanh nghiệp, tổ chức sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy. Hóa đơn điện tử với tính năng vượt trội giúp cho giúp cho nhà hàng giải quyết nhanh chóng, chính xác, dễ dàng những vấn đề liền quan đến hóa đơn.

2.1 Tối ưu thời gian

Thay vì hóa đơn viết tay, hóa đơn điện tử xử lý các thao tác theo quy trình được thiết lập trên phần mềm. Các thao tác nhanh gọn theo từng nội dung, giảm thiểu sai sót. Khi có sai sót về thông tin có thể chỉnh sửa ngay lập tức trước khi hoàn thiện. Điều này hoàn toàn vượt trội so với hóa đơn giấy, khi mà chỉ cần sai sót 1 thông tin nào đó là phải viết lại hóa đơn khác.

Tối ưu thời gian còn được thể hiện qua việc gửi hóa đơn đến khách hàng. Khi hoàn thiện xong hóa đơn điện tử, kế toán có thể xuất ngay lập tức cho khách hàng qua email hay những hình thức khác mà khách hàng mong muốn. Đồng thời, hóa đơn cũng được lưu trữ ngay lập tức trên hệ thống và không cần tốn thêm thời gian gì cả.

Sử dụng hóa đơn điện tử sẽ là một xu thế tất yếu trong thời đại 4.0

Xem thêm: Các lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử tại đây.

2.2 Tối ưu chi phí

Thông thường, nhà hàng ít chú ý đến chi phí cho việc in ấn hay giao – nhận hóa đơn. Tuy nhiên, với số lượng lớn hóa đơn mỗi ngày, chi phí đó cũng không phải là nhỏ. Chuyển sang hóa đơn điện tử, với một chi phí ban đầu khi đăng ký sử dụng phần mềm và các thiết bị truy cập internet thì nhà hàng sẽ cắt giảm được những khoản phí không đáng có liên quan đến hóa đơn và tối ưu được chi phí cho cả nhà hàng.

2.3 Dễ dàng quản lý hóa đơn tại các chi nhánh và tìm kiếm nhanh chóng khi cần

Số lượng Hóa đơn được phát hành ra của từng chi nhánh được lưu trữ trong hệ thống phần mềm hóa đơn của nhà hàng. Toàn bộ thông tin khách hàng và hóa đơn được bảo mật, tránh thiếu sót thông tin. Khi cần xem lại từng chi nhánh cũng rất dễ dàng và đơn giản. Hay khi cần tìm kiếm thông tin của một hóa đơn bất kỳ cũng rất nhanh chóng, chỉ cần truy cập vào phần mềm, nhập các thông tin bắt buộc và click Tra hóa đơn. Kết quả tìm kiếm sẽ hiện thị ngay lập tức trên màn hình.

3. Kết luận

Với xu hướng hiện đại áp dụng hóa đơn điện, chủ nhà hàng sẽ không còn quá đau đầu về các vấn đề liên quan đến hóa đơn như trước kia. Khẳng định được tính năng vượt trội chính là sự thuyết phục lớn nhất để không chỉ các chủ nhà hàng và các chủ doanh nghiệp, tổ chức khác lựa chọn hóa đơn điện tử trong quản lý chứng từ.

Nguồn: http://hoadondientuxacthuc.com/su-dung-hoa-don-dien-tu-trong-quan-ly-nha-hang/