Lưu ý khi lập biên bản thu hồi hóa đơn điện tử

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử được quy định là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Đối với việc khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử sẽ thông qua phương tiện điện tử và đáp ứng các quy định của Bộ Tài Chính.
Phân loại hóa đơn điện tử có thể được phân loại gồm:

• Hóa đơn xuất khẩu
• Hóa đơn giá trị gia tăng
  
• Hóa đơn bán hàng
• Hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…
• Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng,… hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

2. Khi nào cần thu hồi hóa đơn điện tử

Dựa vào quy định trên thì các tổ chức, doanh nghiệp cần phải tiến hành lập biên bản để thu hồi hóa đơn trong những trường hợp sau:

• Trường hợp 1: Hóa đơn đã lập và giao cho bên mua nhưng bên mua chưa giao hàng, cung ứng dịch vụ thì phát hiện sai sót.
• Trường hợp 2: Hóa đơn đã lập và giao cho bên mua, song cả hai bên bán – mua đều chưa kê khai thuế thì phát hiện sai sót.

Với cả hai trường hợp này thì sau khi đã tiến hành lập biên bản để thu hồi hóa đơn điện tử sai sót, các bên bán mua sẽ phải hủy bỏ hóa đơn sai sót này và tiến hành lập hóa đơn mới, kê khai theo số liệu chính xác của hóa đơn mới lập.

3. Lưu ý khi lập biên bản thu hồi hóa đơn

Sau khi đã nắm được việc lập biên bản để thu hồi hóa đơn điện tử là được phép, tuân thủ đúng quy định pháp luật thì bạn và doanh nghiệp cần phải quan tâm tới một số lưu ý khi lập biên bản thu hồi hóa đơn điện tử. Điều này sẽ giúp đảm bảo tính chính xác, hợp pháp cho nghiệp vụ lập biên bản thu hồi hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.

• Tiêu thức ngày trên biên bản thu hồi hóa đơn cần phải trùng với tiêu thức ngày trên hóa đơn mới lập nhằm thay thế hóa đơn bị sai sót.
• Biên bản thu hồi hóa đơn được lập phải phải thể hiện rõ lý do thu hồi vì đâu, măc sai sót gì; thu hồi hóa đơn số, ngày/tháng/năm, ký hiệu,…; xuất hóa đơn số, ngày/tháng/năm, ký hiệu,…
• Sau khi đã lập xong biên bản thu hồi hóa đơn điện tử thì hai bên mua – bán phải ký số vào tiêu thức người đại diện pháp luật của doanh nghiệp. Trường hợp lập biên bản thu hồi bản giấy thì cả hai bên bán và mua phải ký và ghi rõ họ tên của người đại diện pháp luật doanh nghiệp, đóng dấu xác nhận vào biên bản thu hồi hóa đơn rồi mới được xuất lại hóa đơn mới.

Kết luận

Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/