5 điều cần biết về thông báo phát hành hóa đơn

1. Thông báo phát hành hóa đơn là gì?

Về định nghĩa, thông báo phát hành hóa đơn điện tử là một bộ hồ sơ thông báo chuyển sử dụng từ hóa đơn truyền thống – hóa đơn giấy, hóa đơn tự in – sang sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp đến cơ quan thuế.  Việc nộp bộ hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn này là hoạt động bắt buộc và cần thiết để cơ quan thuế nắm bắt được doanh nghiệp đang sử dụng hình thức hóa đơn nào và có đúng theo quy định không? Bộ hồ sơ thông báo bao gồm:

• Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử.
• Thông báo phát hành hóa đơn điện tử.
• Mẫu hóa đơn.

2. Thời gian nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Đối với doanh nghiệp phát hành hóa đơn điện tử lần đầu, thời gian nộp thông báo phát hành hóa đơn được quy định cụ thể trong Thông tư 32/2011/TT_BTC.

Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC thì hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn phải được gửi đến cơ quan Thuế quản lý trực tiếp chậm nhất 05 ngày trước khi doanh nghiệp bắt đầu sử dụng hóa đơn và trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ký thông báo phát hành.

Tuy nhiên, một số lưu ý mà quý doanh nghiệp không thể bỏ qua là theo Khoản 3 Điều 1 Thông tư 37/2017/TT-BTC cũng có quy định:

• Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất hai (02) ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn.
• Thông báo phát hành hóa đơn gồm cả hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn, Cơ quan quản lý thuế có trách nhiệm hướng dẫn tổ chức kinh doanh thanh lý hợp đồng in khi đã lập tờ Thông báo phát hành hóa đơn đối với hợp đồng đặt in hóa đơn không quy định thời hạn thanh lý hợp đồng (đối với hóa đơn đặt in) và không bị xử phạt.
• Trường hợp khi nhận được Thông báo phát hành do tổ chức gửi đến, cơ quan Thuế phát hiện thông báo phát hành không đảm bảo đủ nội dung theo đúng quy định thì trong thời hạn hai (02) ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo, cơ quan thuế phải có văn bản thông báo cho tổ chức biết. Tổ chức có trách nhiệm điều chỉnh để thông báo phát hành mới.
• Sau 02 ngày gửi thông báo phát hành hoá đơn điện tử lần đầu qua mạng. Tổ chức kinh doanh bắt đầu được phép sử dụng hóa đơn.”

Quý doanh nghiệp xin lưu ý các mốc thời gian đã được liệt kê để nộp thông báo phát hành hóa đơn theo đúng quy định của pháp luật.

3. Mẫu hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Bộ hồ sơ mẫu phát hành hóa đơn vẫn sử dụng các mẫu đăng ký đính kèm trong Thông tư 32/2011/TT-BTC. Các doanh nghiệp có thể tải các mẫu này từ các nguồn luật chính thống hoặc sử dụng ngay các mẫu trên phần mềm hóa đơn điện tử.

Hướng dẫn thông báo phát hành hóa đơn 2019.

Trên phần mềm E-invoice của Công ty Thái Sơn có hỗ trợ doanh nghiệp tất cả các bước thông báo phát hành hóa đơn điện tử. Hướng dẫn khởi tạo hồ sơ được tối ưu ngay ở trang chủ phần mềm giúp doanh nghiệp dễ dàng thực hiện.

Bộ hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử bao gồm:

– Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử ( Theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)

Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử ( Theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)

– Thông báo phát hành hoá đơn điện tử theo Mẫu. (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)

Thông báo phát hành hoá đơn điện tử theo Mẫu. (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)

– Mẫu hồ sơ doanh nghiệp đăng ký sử dụng: Tùy vào từng doanh nghiệp mà mẫu này có những nét đặc trưng riêng về màu sắc, đường vườn, vị trí hiện logo, … Phần mềm E-invoice hỗ trợ người dùng thiết kế mẫu hóa đơn riêng cho mình mà không phát sinh thêm chi phí.

Để được tư vấn thêm thông tin chi tiết về mẫu thông báo phát hành hóa đơn, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ theo số HOTLINE: 1900 4767.

4. Phương thức gửi hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn lần đầu

Sau khi hoàn thành bộ hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn, doanh nghiệp có thể lựa chọn 1 trong 2 phương thức để gửi đến cơ quan thuế:

• Cách 1: Thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng
• Cách 2: Nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử trực tiếp đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp

Nếu doanh nghiệp lựa chọn cách 1 thì phần mềm E-invoice hỗ trợ xuất file trực tiếp dưới dạng .xml để gửi lên cổng thông tin của Tổng cục thuế. Người dùng đăng nhập vào link nhantokhai.gdt.gov.vn để nộp hồ sơ.

Đầu tiên, doanh nghiệp đăng nhập tài khoản theo mã số thuế, sau đó chọn Tài khoản -> Đăng ký thêm tờ khai -> Thông báo phát hành hóa đơn -> Tiếp tục ->Nộp tờ khai -> Tải file .xml là bạn đã nộp xong hồ sơ thông báo.

Sau khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp cần chờ 02 ngày làm việc để cơ quan thuế phản hồi. Truy cập website tracuuhoadon.gdt.gov.vn kiểm tra thông tin phát hành của doanh nghiệp. Nếu cơ quan thuế đã đồng ý thì doanh nghiệp có thể khởi tạo, lập và phát hành hóa đơn điện tử.

Nếu doanh nghiệp lựa chọn cách 2 thì sau khi điền đầy đủ thông tin quyết định, thông báo phát hành rồi in ra giấy. Chủ doanh nghiệp cần ký xác nhận và đóng dấu lên tờ thông tin đầy đủ thì bộ hồ sơ mới được coi là hợp lệ.

Doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tiếp đến cơ quan thuế và chờ nhận kết quả sau 02 ngày làm việc. Nếu doanh nghiệp có đủ điều kiện sử dụng theo đúng quy định thì hồ sơ sẽ được duyệt nhanh chóng.

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng ngay để sử dụng E-invoice mọi lúc mọi nơi

5. Đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử uy tín mà bạn có thể liên hệ để nhận tư vấn

Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn hiện đang là một trong nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử uy tín được nhiều doanh nghiệp trong nước cũng như khối doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài FDI lựa chọn để triển khai hóa đơn điện tử tại doanh nghiệp. Thái Sơn cung cấp tới doanh nghiệp giải pháp hóa đơn điện tử Einvoice với nhiều đặc điểm ưu việt, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của doanh nghiệp cũng như đáp ứng được những tiêu chuẩn và quy định của pháp luật đối với một nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử đạt chuẩn. Một số đặc điểm nổi bật của phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice có thể kể đến như:

• Tích hợp công nghệ bảo mật, chống giả mạo hóa đơn
• Tạo lập – Phát hành – Điều chỉnh – Thay thế – Xóa bỏ hóa đơn.
• Gửi hóa đơn cho khách hàng qua phương tiện điện tử: Email, SMS…
• Lập & xuất các báo cáo với những trường thông tin có liên quan
• Thiết kế mẫu hóa đơn theo yêu cầu hoặc lựa chọn từ thư viện mẫu có sẵn
• Quản lý tài khoản truy cập và phân quyền cho từng nhân viên
• Tự động cập nhật phiên bản mới khi có thay đổi về nghiệp vụ

Một số tính năng nâng cao làm nên sự khác biệt của phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice của Thái Sơn so với các sản phẩm khác trên thị trường có thể kể đến như:

• Đa dạng hình thức tích hợp hóa đơn điện tử với những phần mềm quản lý có sẵn.
• Truyền nhận dữ liệu hóa đơn giữa nhiều điểm xuất hóa đơn, giữa nhiều cấp quản lý.
• Xử lý chính xác lượng hóa đơn điện tử lớn, liên tục 24/7.
• Tính năng phân quyền và quản lý nhiều cấp phù hợp mô hình tổ chức
• Cổng ký tiện dụng: Một chữ ký số dùng cho nhiều điểm xuất hóa đơn.
• Phê duyệt hóa đơn, gửi xác thực cùng lúc nhiều hóa đơn
  Mô hình triển khai hóa đơn điện tử

Bên cạnh đó, đội ngũ hỗ trợ doanh nghiệp của Thái Sơn cũng vô cùng chuyên nghiệp, có thể hỗ trợ khách hàng hiệu quả và nhanh chóng triển khai hóa đơn điện tử tại doanh nghiệp.

Kết luận

Bài viết của BLOG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ đã giải đáp 5 vấn đề của doanh nghiệp khi thông báo phát hành hóa đơn gồm:

1. Thông báo phát hành hóa đơn là gì?
2. Thời gian nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử
3. Mẫu hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử
4. Phương thức gửi hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn lần đầu
5. Đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử uy tín mà bạn có thể liên hệ để nhận tư vấn

Hy vọng, bài viết đã giải đáp đầy đủ những thắc mắc của quý độc giả về thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu. Để nhận được những hỗ trợ tốt nhất, xin vui lòng liên hệ:

Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn

Trụ sở chính: Số 11 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội

Tel : 024.37545222

Fax: 024.37545223

Website: https://einvoice.vn/