Quy định về hóa đơn điện tử 2019

Gần đây, hóa đơn điện tử là từ khóa được tìm kiếm nhiều nhất trong cộng đồng những người làm kế toán, kiểm toán, thuế cũng như các chủ doanh nghiệp bởi theo quy định, các doanh nghiệp sẽ bắt buộc phải áp dụng hóa đơn điện tử theo một lộ trình đã được Cục Thuế công bố trước đó. Để quý doanh nghiệp có thể nắm bắt được những thông tin cập nhật về thông tư, nghị định của Chính phủ về hóa đơn điện tử, bài viết hôm nay sẽ cập nhật tất cả những quy định mới nhất về hóa đơn điện tử mà các bạn không thể bỏ qua.

1. Quy định về hóa đơn điện tử được quy định trong Nghị định nào?

Chính Phủ chính thức ban hành Nghị định số 119/2018/NĐ-CP đưa ra các quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ vào ngày 12/09/2018. Đây chính là văn bản pháp lý mà quý doanh nghiệp cần phải nghiên cứu kĩ để nắm bắt được chính xác các quy định của pháp luật khi áp dụng hóa đơn điện tử vào hoạt động sản xuất, kinh doanh tại doanh nghiệp.

2. Nội dung trên hóa đơn điện tử

2.1. Những nội dung cơ bản trên hóa đơn điện tử cần có

Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính Phủ có hiệu lực từ ngày 1/11/2018, hóa đơn điện tử phải bao gồm đầy đủ các nội dung sau:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn.

• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.

• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế).

• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng.

• Tổng số tiền thanh toán.

• Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán.

• Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có).

• Thời điểm lập hóa đơn điện tử.

• Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

• Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).

2.2. Một vài lưu ý mà bạn không thể bỏ qua

Nội dung trên hóa đơn điện tử phải được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.); nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị.

Với những trường hợp không có quy định cụ thể giữa người mua và người bán về ngôn ngữ sử dụng trong việc lập hóa đơn điện tử để xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ thì ngôn ngữ được sử dụng trên hóa đơn điện tử (hóa đơn xuất khẩu) là tiếng Anh.

Trường hợp sử dụng dấu phân cách là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị để ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị thì tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải ghi rõ tại Thông báo phát hành hóa đơn điện tử nội dung này.

Ngoài ra, một số trường hợp hóa đơn điện tử không bắt buộc phải có đầy đủ các nội dung yêu cầu trên mà sẽ thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính.

3. Loại hóa đơn điện tử

Cũng theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, hóa đơn điện tử sẽ bao gồm 3 loại cơ bản sau:

• Hóa đơn giá trị gia tăng. Đây là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Hóa đơn giá trị gia tăng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
• Hóa đơn bán hàng. Đây là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. Hóa đơn bán hàng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
• Các loại hóa đơn khác. Cụ thể bao gồm: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung tuân theo định dạng chuẩn dữ liệu do Bộ Tài chính quy định.

Như vậy, các doanh nghiệp cần lưu ý đến 3 loại hóa đơn này để khởi tạo hóa đơn điện tử hợp lệ và hợp pháp.

4. Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử

Tại Điều 2 của Nghị Định 119/2018/NĐ-CP đã quy định đối tượng tượng sử dụng hóa đơn điện tử bao:

• Tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ. Cụ thể:

• Doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo quy định của Luật doanh nghiệp, Luật các tổ chức tín dụng, Luật kinh doanh bảo hiểm, Luật chứng khoán, Luật dầu khí và các văn bản quy phạm pháp luật khác dưới các hình thức: Công ty cổ phần; công ty trách nhiệm hữu hạn; công ty hợp danh; doanh nghiệp tư nhân.
• Đơn vị sự nghiệp công lập có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
• Tổ chức được thành lập và hoạt động theo Luật hợp tác xã.
• Tổ chức khác.
• Hộ, cá nhân kinh doanh.
• Tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ.
• Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
• Cơ quan quản lý thuế các cấp và các tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc quản lý, sử dụng hóa đơn.

Để khởi tạo hóa đơn điện tử, các đơn vị cần đảm bảo chắc chắn rằng mình đã đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu theo luật về đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử.

5. Thời điểm bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP có hiệu lực thi hành từ ngày 01/11/2018 thì các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải triển khai và thực hiện xong hóa đơn điện tử chậm nhất là ngày 01 tháng 11 năm 2020.

Tại Điều 36 của Nghị định này đã quy định chi tiết về việc sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

• Với doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã thông báo phát hành hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế hoặc đã đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế trước ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành thì được tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử đang sử dụng kể từ ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành.

• Với doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hoặc đã mua hóa đơn của cơ quan thuế để sử dụng trước ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành thì được tiếp tục sử dụng hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hóa đơn đã mua đến hết ngày 31 tháng 10 năm 2020 và thực hiện các thủ tục về hóa đơn theo quy định tại các Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

• Đối với cơ sở kinh doanh mới thành lập trong thời gian từ ngày 01 tháng 11 năm 2018 đến ngày 31 tháng 10 năm 2020: Trường hợp cơ quan thuế có thông báo thực hiện áp dụng hóa đơn điện tử thì cơ sở kinh doanh tiến hành thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan thuế; trường hợp chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà tiếp tục sử dụng hóa đơn theo quy định tại các Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thì được tiếp tục sử dụng hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hóa đơn đã mua đến hết ngày 31 tháng 10 năm 2020 và thực hiện các thủ tục về hóa đơn theo quy định pháp luật.

• Đối với tổ chức sự nghiệp công lập (cơ sở giáo dục công lập, cơ sở y tế công lập) đã sử dụng Phiếu thu tiền thì tiếp tục sử dụng Phiếu thu tiền đã sử dụng và chuyển đổi sang áp dụng hóa đơn điện tử (hoặc Phiếu thu tiền điện tử) theo lộ trình của Bộ Tài chính.

Bảo quản, lưu trữ, tiêu hủy hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử phải được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Tuy nhiên, các cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ của mình.

Việc lưu trữ hóa đơn điện tử phải đảm bảo các yêu cầu sau:

Tính an toàn bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ.

• Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán.

• Có thể in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

• Hóa đơn điện tử khi đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật kế toán, nếu không có quy định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được tiêu hủy.

• Việc tiêu hủy hóa đơn điện tử không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các thông điệp dữ liệu hóa đơn chưa được tiêu hủy và hoạt động bình thường của hệ thống thông tin.

6. Bạn có thể tìm kiếm những tư vấn đáng tin cậy nhất về hóa đơn điện tử ở đâu?

Để nhận được những tư vấn kịp thời và chính xác nhất từ đội ngũ chuyên gia, bạn có thể liên hệ tới Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn. Sản phẩm phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice hiện đã hiện diện phổ biến trong cộng đồng các doanh nghiệp trong nước cũng như khối các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài.

Kết luận

Như vậy, bài viết hôm nay của hoadonxacthuc.com.vn đã điểm qua những ý chính sau đây:

1. Tìm kiếm quy định về hóa đơn điện tử ở đâu?

2. Quy định về nội dung trên hóa đơn điện tử

3. Quy định mới về loại hóa đơn điện tử

4. Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định

5. Hóa đơn điện tử khi nào bắt buộc sử dụng

6. Bạn có thể tìm kiếm những tư vấn đáng tin cậy nhất về hóa đơn điện tử ở đâu?

Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử cũng như tra cứu hóa đơn điện tử nhanh chóng và chính xác nhất, quý khách vui lòng truy cập website: Einvoice.vn.