Hướng dẫn sử dụng Einvoice

1. Quản lý người dùng trên Einvoice

– Để thực hiện chức năng Quản lý người sử dụng, bạn vào menu Hệ thống chọn 6. Quản lý người sử dụng
– Bạn nhấn vào nút Quản lý nhóm để thực hiện phân quyền nhóm. Chương trình hỗ trợ người quản trị thiết lập tài khoản người sử dụng và phân quyền sử dụng theo 3 nhóm chính có sẵn:
Nhóm Quản trị (quyền quản trị toàn bộ hệ thống), Nhóm Xuất hóa đơn (quyền được xuất và in
hóa đơn), Nhóm Xem hóa đơn điện tử (chỉ được xem thông tin).
– Nếu bạn muốn lập nhóm mới theo nhu cầu của doanh nghiệp mình, bạn có thể nhấn vào nút
Thêm mới, để thêm nhóm mới:
– Bạn nhập tên nhóm và tích vào ô Hiển thị. (Trường hợp bạn muốn giữ nhóm mình lập cố định, ko thể bị xóa đi, bạn tích vào ô Hệ thống, nhóm bạn vừa lập sẽ sử dụng trên toàn hệ thống và bạn không thể xóa được nữa.) Sau đó bạn nhấn nút Ghi để lưu lại nhóm bạn vừa lập.
– Tiếp đó bạn trỏ chuột vào nhóm cần phân quyền và nhấn nút Phân quyền nhóm, chương trình sẽ hiển thị danh sách tất cả các quyền cụ thể và chi tiết:
– Bạn chỉ cần trỏ chuột vào quyền mà bạn muốn phân cho nhóm đó, sau đó ấn nút để đưa từng quyền sang danh sách quyền, ấn để đưa tất cả danh sách quyền, ấn để trả về quyền không muốn phân nữa, ấn để trả lại tất cả các quyền, sau đó, bạn tích chọn các thao tác mà bạn muốn cho phép nhóm đó sử dụng theo từng quyền.
Ví dụ: Bạn phân quyền cho nhóm đó được lập hóa đơn giá trị gia tăng, nhưng bạn chỉ muốn nhóm đó lập mới hóa đơn mà không được xuất hóa đơn. Bạn tích chọn vào các ô Thêm, Sửa, Xóa và bỏ tích chọn ở ô Xuất hóa đơn. Sau khi đã thiết lập xong hết các quyền cần thiết, bạn nhấn nút
Ghi để lưu lại thông tin.
– Trên giao diện Quản lý ngƣời dùng, bạn nhấn nút Thêm mới để thêm người dùng mới:
– Bạn nhập vào các thông tin cần thiết, hoặc chọn thông tin từ combo xổ xuống, sau đó nhấn nút Ghi để lưu lại:
– Người quản trị có thể tạo tài khoản mới, đổi mật khẩu, xóa các tài khoản sử dụng đã tồn tại, phân lại các quyền sử dụng.

2. Đăng nhập phần mềm

Sau khi cài đặt phần mềm thành công, tại màn hình Desktop của máy tính xuất hiện biểu tượng của chương trình phần mềm hoá đơn điện tử xác thực E-INVOICE như sau:
Bạn kích đúp vào biểu tượng trên, cửa sổ đăng nhập vào chương trình xuất hiện như sau:

Bạn nhập vào Tên truy nhập (User name) và Mã truy nhập (Password) để thực hiện đăng nhập vào chương trình. Lần đăng nhập đầu tiên chương trình mặc định Tên truy nhập là: Root, mã truy nhập để trống.
Ở chế độ mặc định chương trình tự động thiết lập thông số kết nối dữ liệu, trong trường hợp bạn cài đặt cơ sở dữ liệu trên một máy tính khác (gọi là máy chủ) thì bạn phải thiết lập lại thông số kết nối CSDL, để thực hiện bạn làm như sau:
Tại cửa sổ đăng nhập bạn kích vào dòng chữ “(Thiết lập thông số kết nối CSDL)” ngay phía trên nút “Truy nhập”:
– Bạn nhập vào Tên truy nhập, Mã truy nhập (đây là tài khoản truy nhập vào cơ sở dữ liệu SQL Server hoặc MSDE mà bạn đã cài ở Bước 1 phần cài đặt, mặc định Tên truy nhập là: sa, Mã truy nhập để trống như chế độ mặc định).
– Bạn nhập vào Tên CSDL (Mặc định là : EINVOICENET)
– Bạn nhập vào Tên máy chủ (Đây chính là tên máy tính chứa dữ liệu mà bạn đã cài đặt ở Bước 1 phần cài đặt phần mềm).
Sau khi đăng nhập thành công, chương trình sẽ yêu cầu bạn nhập thông tin chi tiết về đơn vị sử dụng phần mềm để tự in hoá đơn.
Nếu là lần đầu đăng nhập, bạn tiến hành nhập thông tin tuần tự cho các mục thông tin từ mục “Mã số thuế” đến mục “Tên ngân hàng”. Đối với mục “Mã số thuế” bạn có thể chọn từ danh sách đã có bằng cách kích vào nút: “Chọn Mã số thuế đã có”
Đối với mục “Chọn cơ quan Thuế” bạn chọn trong danh mục mã cơ quan thuế ở danh sách đổ
xuống
Đối với mỗi tờ hóa đơn chương trình hỗ trợ cho phép đơn vị tự đưa logo công ty mình vào phần tiêu đề của hóa đơn. Đơn vị tự thiết kế file hình ảnh logo và đưa vào chương trình.
– Để thực hiện bạn kích vào nút “Chọn file Logo” sau đó chọn file hình logo đã được thiết kế sẵn, kích thước 6cm x 6cm, định dạng : JPG, GIF, BMP
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.
– Nếu bạn không muốn sử dụng logo, bạn kích chọn “Không dùng ảnh logo”
Sau khi nhập chi tiết thông tin đơn vị, bạn kích vào nút “Ghi” để ghi lại, sau đó kích nút “Đóng” để kết thúc việc nhập
Trong lần đăng nhập đầu tiên, chương trình yêu cầu người dùng đăng ký bản quyền sử dụng phần mềm với nhà cung cấp
– Nếu máy tính của bạn đã sẵn sàng kết nối Internet, bạn kích vào nút “Đăng ký” để tiến hành đăng
ký Bản quyền trực tuyến. Nhà cung cấp phần mềm sẽ cấp bản quyền sử dụng phần mềm cho đơn
vị của bạn.
– Nếu máy tính của bạn chưa sẵn sàng kết nối Internet, bạn kích nút “Thử nghiệm” để dùng tạm
thời trong thời gian chờ kết nối Internet để thực hiện cấp bản quyền.
– Bạn kích vào nút “Hƣớng dẫn” để được hướng dẫn cách thức đăng ký bản quyền sử dụng phần
mềm với nhà cung cấp.
Sau khi đăng ký thành công, giao diện chính của chương trình xuất hiện như sau:

3. Xuất hóa đơn điện tử

Để xuất thông tin phát hành hóa đơn cho chi nhánh, bạn vào menu Hệ thống và chọn “10. Xuất – Nhập dữ liệu chi nhánh” và chọn tiếp “Xuất thông tin phát hành hóa đơn”
Sau đó, bạn tích chọn mẫu hóa đơn bạn muốn phát hành cho chi nhánh sau đó ấn nút Thực hiện.
Bạn nhập các thông tin về Chi nhánh nhận dữ liệu, Nội dung, Ngày tạo,… sau đó nhấn nút Kết xuất.
Sau đó, chương trình hiện ra cửa sổ yêu cầu lưu trữ file dưới dạng zip, bạn ấn nút Save để lưu lại dữ liệu và gửi cho chi nhánh .
Sau khi lưu xong bạn gửi file Zip vừa lưu cho chi nhánh để chi nhánh nhập dữ liệu vào phần mềm.
Để nhập thông tin phát hành hóa đơn cho chi nhánh, bạn vào menu Hệ thống và chọn “10. Xuất – Nhập dữ liệu chi nhánh” và chọn tiếp “Nhập thông tin phát hành hóa đơn”.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Hóa đơn điện tử trong xuất khẩu.
Trong cửa sổ mới hiện ra, bạn nhấn nút và tìm đến file Zip chứa dữ liệu phát hành hóa đơn cho chi nhánh của mình.
Bạn chọn file Zip và nhấn nút Open để lưu lại.
Sau đó, chương trình hiện ra cửa sổ như sau, bạn nhấn nút Ghi để lưu lại dữ liệu:
Để xuất thông tin hóa đơn, bạn vào menu Hệ thống và chọn “10. Xuất – Nhập dữ liệu chi nhánh” và chọn tiếp “Xuất thông tin hóa đơn”
Để nhập thông tin hóa đơn, bạn vào menu Hệ thống và chọn “10. Xuất – Nhập dữ liệu chi nhánh” và chọn tiếp “Nhập thông tin hóa đơn”
Để xem lại nhật ký xuất – nhập dữ liệu cho chi nhánh, bạn vào menu Hệ thống và chọn “10. Xuất – Nhập dữ liệu chi nhánh” và chọn tiếp “Nhật ký xuất – nhập dữ liệu”

Kết luận

Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn hoàn toàn miễn phí về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ ngay:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/