Cấu trúc của một lá thư thương mại, bằng tiếng Anh

Các lá thư thương mại bằng tiếng Anh thường có cấu trúc chuẩn. Chính việc này đã đặt người viết trước các quy tắc chung về phong cách trong quá trình trao đổi công việc hay giao dịch thương mại. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ trình bày với các bạn cách thức cấu trúc nên một lá thư thương mại tiếng Anh hiện đại.

Sender's Address in a Business Letter
Date in a Business Letter
Recipient's Address in a Business Letter
Salutation in a Business Letter
Subject Line in a Business Letter
Body of a Business Letter
Greeting in a Business Letter
Enclosure in a Business Letter

Địa chỉ của người gửi (Sender) trong một lá thư thương mại

Đừng viết địa chỉ của bạn nếu bạn dùng loại giấy đã in sẵn (ready-printed) địa chỉ người gửi. ở một số công ty, bức thư được trình bày trên loại giấy có in sẵn tiêu đề thư (letter head). Chính vì thế, đối với trường hợp này, bạn không cần phải quan tâm đến địa chỉ người gửi nữa.

Nếu bạn dùng lá thư của riêng bạn n, bạn chỉ cung cấp các thông tin sau: số nhà (house number), tên số (street), mã vùng (area code), vùng (place), quốc gia (country), điện thoại (telephone). Thường với các lá thư thương mại, bạn không nên đưa tên của bạn vào đây; trong tiếng Anh, phần tên này chỉ đặt ở phần cuối thư.

Chú ý: Thứ tự của địa chỉ người gửi trong tiếng Anh như sau: số nhà , phố, mã vùng, vùng. Nếu văn hóa của bạn không theo thứ tự này, bạn hãy lựa chọn cấu trúc dùng trong quốc gia của bạn n, đừng chọn cách của người Anh.

Tiếng Anh của người Anh (British English)

Vị trí: Trong British English, địa chỉ người gửi thường đặt ở phía góc cao bên phải của lá thư.



Tiếng Anh của người Mỹ (American English)

Vị trí: Trong American English địa chỉ người gửi thường đặt ở góc cao bên trái, phía bên dưới phần ghi ngày, hoặc ở cuối của lá thư, dưới chữ kí.

Địa chỉ của người gửi ở phía dưới của ngày:



Địa chỉ người gửi dưới chữ kí:



Ngày tháng (Date) trong một lá thư thương mại

British English

Cách viết: 30 October 2003

Vị trí: bên phía phải, một dòng ở dưới địa chỉ người gửi (trong các lá thư có địa chỉ đã in sẵn thì phần ngày tháng cũng có thể đặt ở góc cao bên trái)



American English

Cách viết: October 30, 2003

Vị trí: góc cao bên trái (thỉng thoảng còn đặt ở giữa)



Địa chỉ người nhận (Recipient) trong một lá thư thương mại

Ms / Miss / Mrs / Mr / Dr ...
house number, street
place
area code
COUNTRY (in capital letters)

Trong American English, mã vùng thường đặt ở cùng cấp độ với vùng (place), cách nhau qua dấu phẩy.

Vị trí: bên trái

British English

Trong British English, địa chỉ người nhận bắt đầu ở cùng dòng với phần ngày tháng hay nằm ở dòng dưới phần ngày tháng.



American English

Trong American English, địa chỉ của người nhận đặt cách địa chỉ người gửi là hai dòng về phía dưới (hoặc cách dòng chứa ngày tháng là hai dòng nếu địa chỉ người gửi không nằm ở góc cao bên trái).



Lời chào hỏi trong một lá thư thương mại

Nếu bạn biết tên cá nhân đó:

Dear Ms / Miss / Mrs / Mr / Dr + surname

Dear Mr Miller

Bạn cũng có thể viết tên đầy đủ của người này. Trong trường hợp này, bạn bỏ phần danh xưng (Mr/Mrs). Cách viết lời chào hỏi này sẽ rất có tác dụng nếu bạn không biết giới tính của cá nhân đó.

Dear Chris Miller

Nếu bạn không biết tên cá nhân đó:

Có vài khả năng để xác định người mà bạn không biết tên:

Các đối tác kinh doanh thường gọi nhau bằng tên. Trong trường hợp này, bạn viết lời chào hỏi như sau:

Dear Sue

Dấu phẩy

Trong British English, đừng dùng dấu (punctuation mark, comma).

Dear Mr Miller or Dear Mr Miller,

Trong American English, hãy dùng dấu hai chấm:

Dear Mr. Miller:

Ms, Miss hay Mrs?

Mrs - dùng để chỉ người phụ nữ đã có chồng
Miss - dùng để chỉ người phụ nữ chưa lập gia đình (rất hiếm dùng vào giai đoạn hiện tại)
Ms - dùng để chỉ người phụ nữ mà bạn không biết họ đã có gia đình hay chưa; cũng thường được dùng để chỉ người phụ nữ chưa lập gia đình

Chú ý: Các cách viết tắt cho Mister, Misses vân vân. thường được viết không có dấu chấm (full stop) (Mr) trong British English và có dấu chấm (Mr.) trong American English.

Dòng chủ đề thư trong một lá thư thương mại

Dòng chủ đề thư không thực sự là cần thiết. Tuy nhiên, bạn có thể dùng dòng này để chỉ rõ cho ngươi đọc biết là lá thư của bạn viết về cái gì. Trong một số tài liệu, người ta còn gọi dòng chủ đề này là Số tham chiếu. Số tham chiếu là cách dùng hay gặp ở các công ty thương mại để nhấn mạnh đến sự gắn kết giữa một loạt thư trao đổi về một vấn đề, hợp đồng. Có ba phương pháp thường gặp để phân biệt dòng chủ đề với phần thân của lá thư:

Dùng "Subject:" hay "Re:"
Gõ tiêu đề bằng chữ đậm
Gõ tiêu đề bằng chữ viết hoa

British English

Dòng chủ đề thường đặt ở giữa lời chào hỏi và phần thân của lá thư (giữa chúng có một dòng trắng).



American English

Trong American English, dòng chủ đề cũng được đặt ở giữa địa chỉ người nhận và dòng chào hỏi (có dòng trắng cách ở giữa).

Phần thân của một lá thư thương mại

Viết hoa từ đầu tiên của dòng văn bản (thậm chí cả khi lời chào hỏi kết thúc bằng dấu phẩy). Dòng văn bản được căn lề trái và các đoạn văn cách nhau một dòng trắng. Thường thì người ta không căn lề cho dòng đầu tiên của một đoạn văn.

Nội dung

Đoạn văn đầu tiên: giới thiệu và lý do viết
Các đoạn văn theo sau đó: giải thích chi tiết hơncác lý do viết, cung cấp thông tin nọn tảng vân vân.
Đoạn văn cuối cùng: tổng kết lại lý do bạn viết và làm rõ những gì mà bạn muốn người nhận thư làm

Chú ý: Văn của bạn nên tích cực và có cấu trúc tốt.

Chào hỏi kết thư trong một lá thư thương mại

British English

Nếu bạn đã dùng tên người nhận ở phần chào hỏi đầu thư thì hãy dùng 'sincerely'.

Nếu bạn không dùng tên người nhận ở phần chào đầu thư thì hãy dùng 'faithfully'.

American English

Dùng 'sincerely', không có vấn đề gì cho dù bạn đã dùng tên người nhận trong phần chào hỏi hay không ('faithfully' không phổ biến trong American English).

Chào đầu thư - Chào cuối thư (Greeting)

British English

Lời chào đầu thư

Dear Ms Wexley
Dear Jane Wexley
Dear Jane
Dear Sir
Dear Sirs
Dear Madam
Dear Sir or Madam
..........

Chào cuối thư

Yours sincerely / Sincerely yours
Yours faithfully / Faithfully yours

American English

Lời chào đầu thư

Dear Ms. Wexley:
Dear Jane Wexley:
Dear Jane:
Gentlemen:
Ladies:
Ladies and Gentlemen:
To whom it may concern:
..........

Chào cuối thư

Sincerely, / Sincerely yours,

Trong các email thì bạn cũng có thể viết:

Regards
Kind regards
Best wishes

Chú ý: nếu bạn kết thúc lời chào đầu thư với một dấu phẩy hay chấm phẩy thì bạn hãy dùng dấu phẩy sau lời chào kết thúc. Nếu bạn không dùng dấu cho lời chào đầu thư thì cũng đừng dùng dấu cho lời chào cuối thư.

Vị trí: Viết lời chào cuối thư xuống dưới hai dòng so với đoạn văn cuối cùng và căn lề trái cho nó. Nếu phần ngày tháng được căn giữa thì bạn cũng căn giữa lời chào cuối thư.

Để bốn dòng trắng ở dưới phần lời chào cuối thư (khoảng trống cho phần chữ kí) và viết tên người nhận ở dưới phần trống đó. Dưới tên người ta có thể đặt chức danh: Chairman hay General Manager.



Tài liệu đi kèm (Enclosure) trong một lá thư thương mại

Nếu bạn muốn gửi kèm tài liệu, bạn có thể làm theo 2 cách: hoặc là liệt kê riêng ra tất cả các tài liệu đi kèm hoặc là chỉ ghi chữ 'Enclosure' ở dưới phần chữ kí.