Quy trình đăng ký sử dụng Hóa Đơn Điện Tử

1. Một số khái niệm về Hóa Đơn Điện Tử


Hóa đơn điện tử (HĐĐT): được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức, cá nhân kinh doanh đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các Bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. (theo Nghị Định 51/ND-CP Quy định về hóa đơn hàng hóa cung ứng dịch vụ).

Tổ chức, cá nhân kinh doanh (nhà phát hành – NPH HĐĐT): là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện, hiện có giao dịch điện tử với cơ quan thuế (CQT), giao dịch điện tử với ngân hàng.

Khách hàng (KH): là người nhận HĐĐT từ NPH HĐĐT thông qua email đã đăng ký trước đó.

Nhà cung cấp (NCC) HĐĐT: là tổ chức có đủ điều kiện về cơ sở hạ tầng, đội ngũ kỹ thuật, được CQT xác nhận có đủ khả năng thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng, lưu trữ HĐĐT theo quy định; (Một số NCC hiện tại: Viettel, VNPT, BKAV, Thái Sơn, …)

Chữ ký điện tử: là chữ ký số hay Token được mã hóa thành những con số trên thiết bị chuyên biệt. Mã Token tạo ra là dạng mã OTP nghĩa là mã sử dụng được một lần và tạo ngẫu nhiên cho mỗi giao dịch. Token thường được các doanh nghiệp áp dụng cho những giao dịch thông thường và đặc biệt là giao dịch online, mã Token được xem như đây là một mật khẩu bắt buộc phải nhập cho mỗi giao dịch vì mục đích bảo mật.

2. Điều kiện, thủ tục phát hành Hóa Đơn Điện Tử
a. Điều kiện để doanh nghiệp được phát hành HĐĐT



Những điều kiện để doanh nghiệp được phát hành HĐĐT:

Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện, hiện có giao dịch điện tử với CQT, giao dịch điện tử với ngân hàng.
Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ HĐĐT.
Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.
Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử.
b. Các thủ tục phát hành hóa đơn điện tử:



Bước 1: Lập quyết định áp dụng HĐĐT (theo Mẫu số 1 Phụ lục của Thông tư 32).
Bước 2: Lập thông báo Phát hành HĐĐT (theo Mẫu số 2 Phụ lục của Thông tư 32).
Bước 3: Ký số vào HĐĐT mẫu.
Cả 3 thủ tục trên được gửi tới cơ quan thuế (CQT) thông qua cổng thông tin điện tử hoặc có thể in ra gửi bằng bản cứng tới CQT. Để thuận tiện, đỡ mất thời gian các thủ tục phát hành Hóa đơn điện tử được thiết lập cùng một lúc và gửi CQT 1 lần.
3. Thời gian đăng ký và hoàn tất hợp đồng dịch vụ phát hành Hóa Đơn Điện Tử


Bước 1: Sau khi NCC tiếp nhận thông tin đăng ký, NPH sẽ nhận được 01 form mẫu phiếu đăng ký HĐĐT, và bảng giá chi tiết dịch vụ.
Bước 2: Sau khi NPH nhận được form mẫu đăng ký điền đầy đủ thông tin theo yêu cầu và gửi lại cho NCC, gửi kèm giấy phép kinh doanh, Mẫu hóa đơn đang sử dụng, Logo công ty, …
Bước 3: NCC sau khi nhận được phiếu đăng ký, và các giấy tờ yêu cầu liên quan tiến hành thiết kế hóa đơn mẫu (thời gian thiết kế 1- 3 ngày).
Bước 4: Sau khi thiết kế hóa đơn xong NPH sẽ đối chiếu kiểm tra lại thông tin và tiến hành lập hợp đồng và ký hợp đồng, thanh toán dịch vụ và khởi tạo hệ thống cung cấp tài khoản. (thời gian 5-7 ngày).
Bước 5: NPH đăng ký nộp tờ đăng ký sử dụng hóa đơn, thông báo phát hành cho CQT (trực tiếp CQT hoặc qua cổng điện tử CQT, thời gian xét duyệt 5-7 ngày).
Sau khi hoàn tất các thủ tục đăng kí với NCC và CQT, NPH thường sẽ có 2 hướng xử lý HĐĐT:

Lên cổng thông tin trực tuyến của NCC để thực hiện khởi tạo, phát hành, tra cứu HĐĐT.
Tiến hành kết nối dữ liệu với phần mềm kế toán (như SThink Accounting) với hệ thống HĐĐT của NCC, NPH có thể trực tiếp nhập HĐĐT từ phần mềm và đưa dữ liệu lên NCC một cách tự động. SThink Accounting còn hỗ trợ KH sử dụng chữ kí số tự động (Viettel) để kí trên hóa đơn điện tử (phòng ngừa trường hợp kí Token nhiều dễ bị hỏng).
Ngoài ra, để tiện cho những NPH HĐĐT có nhu cầu phát hành HĐĐT nhưng không có thời gian hoàn tất các thủ tục theo yêu cầu của CQT cũng như hợp đồng bên phía NCC, công ty Sắc Màu (chủ sở hữu SThink Accounting) cung cấp dịch vụ tư vấn đăng ký phát hành HĐĐT với CQT cùng hợp đồng với NCC.....xem tiep....https://sthink.com.vn/quy-trinh-dang-ky-su-dung-hoa-don-dien-tu.html