Feb 24 2020, 02:45 PM Bởi: Leoaslan

1. Tại sao bên mua phải lưu trữ hóa đơn điện tử?

Theo quy định của Luật Kế toán và luật giao dịch điện tử thì bên bán và bên mua đều cần phải lưu trữ hóa đơn điện tử đúng thời gian được quy định bởi pháp luật để ghi sổ kế toán, lập các báo cáo tài chính và sử dụng vào các mục đích hợp pháp khác.

Ngoài ra, việc chủ động lưu trữ hóa đơn điện tử sẽ giúp bên mua tránh được tình trạng phải quá phụ thuộc vào website hay phần mềm hóa đơn điện tử của bên bán.

2. Hóa đơn điện tử được lưu trữ dưới hình thức nào?

Đối với việc lưu trữ hóa đơn điện tử thì bên mua cũng như bên bán phải tiến hành lưu đồng thời cả 2 file là PDF và XML. Trong đó:

File XML là file chứa dữ liệu toàn bộ hóa đơn điện tử, có giá trị pháp lý (chỉ khi chưa bị sửa đổi.
File PDF là file thể hiện nội dung nghiệp vụ của hóa đơn điện tử, tương đương như một tờ hóa đơn thông thường và không có giá trị pháp lý.

3. Điều kiện để lưu trữ tại doanh nghiệp

Theo quy định của Khoản 2, Điều 11, Thông tư 32 thì hóa đơn điện tử đã lập được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu và phải thoả mãn các điều kiện sau:

Nội dung của hoá đơn điện tử có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết.
Nội dung của hoá đơn điện tử được lưu trữ trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác nội dung hoá đơn điện tử đó.
Hoá đơn điện tử được lưu trữ theo một cách thức nhất định cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận hoá đơn điện tử.

4. Quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử

Tại Thông tư 32, Bộ Tài chính đã quy định hoá đơn điện tử phải được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ, đồng thời được lưu trữ trên máy tính của các bên mua theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Chi tiết hơn, theo Điểm e, Khoản 2, Điều 4, Thông tư 32/2011/TT-BTC thì các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu hóa đơn phải đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:

Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu.
Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

Tại Điều 11 của Thông tư 32/2011/TT-BTC, Bộ Tài chính còn quy định bên mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán.

Trường hợp bên mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin (ví dụ: bút nhớ; đĩa CD, DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong…) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử.

Ngoài ra, để bên mua còn phải thỏa mãn đầy đủ các điều kiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo đúng Khoản 2, Điều 11 của Thông tư 32/2011/TT-BTC.

5. Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử của Thái Sơn

Nhằm giúp lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào cho hiệu quả, tránh được các rủi ro đáng tiếc như mất hóa đơn có thể xảy ra, các doanh nghiệp có thể tham khảo ngay phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, được cung cấp bởi đơn vị cực uy tín ThaiSonSoft.

Không chỉ tích hợp đầy đủ nghiệp vụ hóa đơn theo quy định của pháp luật, E-invoice còn là phần mềm hóa đơn tiên phong áp dụng thành công công nghệ Blockchain giúp tối ưu hóa bảo mật thông tin hóa đơn cho doanh nghiệp, các rủi ro như mất cắp hóa đơn, giả mạo hóa đơn,… là không thể xảy ra.

Kết luận

Như vậy bài viết của chúng tôi đã giới thiệu đến độc giả những thông tin tổng hợp nhất về các quy định có liên quan đến lưu trữ hóa đơn điện tử đối với người mua.
Ngoài ra, quý độc giả có nhu cầu được tư vấn và đăng ký dùng thử miễn phí phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice xin vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN