Hóa đơn điện tử có mấy liên?

1. Hóa đơn điện tử có mấy liên?

Hóa đơn điện tử là các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, dịch vụ, được khởi tạo, lập và xử lý trên hệ thống máy tính của doanh nghiệp đã được cấp mã số thuế. Hóa đơn điện tử được lưu trữ trên máy tính, có thể chuyển giao cho khách hàng qua các kênh điện tử và có thể chuyển đổi thành hóa đơn giấy phục vụ nhu cầu lưu thông hàng hóa, quản lý hóa đơn của người mua.
Hóa đơn điện tử không có khái niệm liên và chỉ gồm 1 bản duy nhất.
Khách hàng có thể kiểm chứng hóa đơn là thật hay giả thông qua cổng thông tin điện tử của Cơ quan Thuế, đồng thời kiểm chứng
Thông thường, khách hàng có thể nhận được hóa đơn điện tử qua các hình thức: Email/SMS từ bên bán, hoặc tự tra cứu thông tin hóa đơn trên website của bên bán hàng/ nhà cung cấp hóa đơn điện tử cho bên bán hàng. Sau đó, khách hàng có thể tự tải về và in ra giấy khi có nhu cầu sử dụng.
>> Hướng dẫn xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài.
Hiện tại, doanh nghiệp được phép sử dụng song song cả hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử (tuy nhiên đến tháng 11/2020 thì các doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển hoàn toàn sang hình thức hóa đơn điện tử). Tuy nhiên doanh nghiệp không thể xuất song song cả hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử cho cùng một đơn hàng mà chỉ được phép sử dụng một trong hai hình thức cho mỗi đơn hàng.
Thay vào đó, doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử, có đầy đủ giá trị pháp lý và được Cơ quan Thuế chấp nhận. Hóa đơn này chỉ được cấp 01 lần duy nhất, có chữ ký và dấu xác nhận của bên bán.

2. Kê khai thuế với hóa đơn điện tử

Để xem được hóa đơn điện tử, khách hàng cần cài đặt chương trình Winrar dùng để giải nén file .ZIP
Nếu bên bán xuất file .XML thì khách hàng có thể sử dụng các trình duyệt web để xem hóa đơn. Click chuột phải vào file, chọn Open With và chọn trình duyệt web để mở file. Doanh nghiệp cũng có thể sử dụng phần mềm Invoice Viewer do Tổng cục Thuế cung cấp để xem file .XML
Nếu bên bán xuất file PDF thì khách hàng cài đặt các phần mềm đọc file PDF như Adobe Reader hay Foxit Reader để đọc file.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

3. Quy định sử dụng hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử được công nhận đầy đủ giá trị pháp lý theo quy định của pháp luật nên khách hàng có thể sử dụng làm căn cứ để hạch toán kế toán và kê khai thuế. Đơn vị kế toán của khách hàng có thể căn cứ thông tin về số series hóa đơn, ngày cấp….để kê khai, khấu trừ và quyết toán thuế như đối với hóa đơn giấy.
Bên cạnh đó, khách hàng có thể yêu cầu bên bán cấp hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử để làm chứng từ cho hồ sơ quyết toán thuế.
Việc sử dụng hóa đơn điện tử là không bắt buộc với bên mua.
Đối với khách mua hàng là đối tượng cá nhân, không phải doanh nghiệp, không cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế thì không cần chữ ký.
Đối với khách mua hàng là đối tượng doanh nghiệp, đơn vị kế toán cần hóa đơn điện tử để kê khai thuế thì bắt buộc phải ký vào hóa đơn điện tử. Nếu bên mua có chữ ký số thì tiến hành ký số vào hóa đơn điện tử, nếu không có chữ ký số thì có thể in ra thành hóa đơn giấy chuyển đổi để ký.
Nhìn chung việc thanh toán không khác gì so với hình thức hóa đơn giấy. Khi tiến hành mua bán, hai bên cần thỏa thuận về việc nhận hóa đơn điện tử trước hay sau khi thanh toán.
Nếu thanh toán bằng tiền mặt, khách hàng sẽ nhận được Phiếu thu tiền/ Biên nhận thanh toán.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn điện tử.
Nếu thanh toán qua ngân hàng, các chứng từ ngân hàng sẽ là xác nhận bên mua đã thanh toán tiền dịch vụ cho bên bán.
Hi vọng với những câu trả lời trên, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có thể phần nào giúp giải đáp những vướng mắc mà khách mua hàng gặp phải.

Kết luận

Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/