Nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín

1. Đáp ứng các quy định về nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

Đầu tiên, một nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được cho là uy tín cần phải đáp ứng đầy đủ các quy định của nhà nước được ghi trong Điều 5 Thông tư 32/2011/TT-BTC và Điều 31, Điều 32 Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

Có thể tóm tắt một số quy định để quý doanh nghiệp tham khảo thêm như sau:

1. Là doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đầu tư hoặc Giấy phép đầu tư của doanh nghiệp đầu tư tại Việt Nam trong lĩnh vực công nghệ thông tin hoặc là ngân hàng được cung cấp dịch vụ giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.

2. Có chương trình phần mềm về khởi tạo, lập và truyền nhận hóa đơn điện tử đảm bảo hóa đơn điện tử được lập đáp ứng các nội dung theo quy định tại Điều 6 Thông tư này.

3. Đã triển khai hệ thống cung cấp giải pháp công nghệ thông tin để phục vụ trao đổi dữ liệu điện tử giữa các doanh nghiệp hoặc giữa các tổ chức với nhau.

4. Có hệ thống thiết bị, kỹ thuật đảm bảo cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử đáp ứng yêu cầu kinh doanh và quy định pháp luật về phát hành hóa đơn.

5. Có khả năng phát hiện, cảnh báo và ngăn chặn các truy nhập bất hợp pháp, các hình thức tấn công trên môi trường mạng để đảm bảo tính bảo mật, toàn vẹn của dữ liệu trao đổi giữa các bên tham gia.

6. Có các quy trình và thực hiện sao lưu dữ liệu, sao lưu trực tuyến dữ liệu, khôi phục dữ liệu; có biện pháp dự phòng khắc phục sự cố liên quan đến việc khôi phục dữ liệu .

7. Có giải pháp lưu trữ kết quả các lần truyền nhận giữa các bên tham gia giao dịch; lưu trữ hóa đơn điện tử với yêu cầu thông điệp dữ liệu điện tử phải được lưu giữ trên hệ thống.

8. Định kỳ 6 tháng một lần, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử phải có văn bản báo cáo cơ quan thuế (theo Mẫu số 3 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này).

Như vậy, chúng ta đã điểm qua những quy định về một nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật.

2. Phần mềm hóa đơn điện tử phải đáp ứng đầy đủ các tính năng nghiệp vụ hóa đơn

Doanh nghiệp trung gian cung cấp dịch vụ cần phải có sản phẩm đáp ứng đầy đủ các tính năng và nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn. Nghĩa là sản phẩm phải thực sự tốt và giúp ích cho quá trình làm việc của doanh nghiệp. Nếu như thiếu các tính năng cơ bản, đó sẽ là một vấn đề rất lớn đối với doanh nghiệp triển khai hóa đơn điện tử vì những vấn đề có thể phát sinh trong quá trình sử dụng.

2.1. Những tính năng cơ bản mà một phần mềm hóa đơn điện tử cần phải có

Hoadonxacthuc đã nghiên cứu kĩ lưỡng và liệt kê một số tính năng chung nhất, cơ bản nhất để đáp ứng cho nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp gồm:

• Tạo lập – Phát hành – Điều chỉnh – Thay thế – Xóa bỏ hóa đơn
• Gửi hóa đơn cho khách hàng qua phương tiện điện tử: Email, SMS…
• Lập & xuất các báo cáo với những trường thông tin có liên quan
• Thiết kế mẫu hóa đơn theo yêu cầu hoặc lựa chọn từ thư viện mẫu có sẵn
• Quản lý tài khoản truy cập và phân quyền cho từng nhân viên
• Tự động cập nhật phiên bản mới khi có thay đổi về nghiệp vụ

2.2. Những tính năng nâng cao

Bạn hoàn toàn có thể đánh giá về năng lực của nhà cung cấp nếu họ đã đầu tư nghiên cứu và phát triển những tính năng nâng cao giúp giải quyết tốt những vấn đề của doanh nghiệp. Một số tính năng nâng cao như:

• Đa dạng hình thức tích hợp hóa đơn điện tử với những phần mềm quản lý có sẵn 
• Có khả năng truyền nhận dữ liệu hóa đơn giữa nhiều điểm xuất hóa đơn, giữa nhiều cấp quản lý dễ dàng
• Khả năng xử lý hóa đơn điện tử với số lượng lớn dễ dàng và nhanh chóng
• Tính năng phân quyền và quản lý nhiều cấp rõ ràng, phù hợp nhiều mô hình tổ chức
• Có cổng ký tiện dụng, một chữ ký số có thể dùng cho nhiều điểm xuất hóa đơn
• Nhanh chóng phê duyệt hóa đơn, gửi xác thực cùng lúc nhiều hóa đơn 

Như vậy, trong quá trình lựa chọn nhà cung cấp, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tạo một danh sách các tính năng mà sản phẩm cần đáp ứng trước khi nói đến các vấn đề khác như đã nêu trong phần quy định về tiêu chuẩn của một nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

3. Tiêu chuẩn về bảo mật

Thông tin là tài sản rất quan trọng đối với doanh nghiệp. Vì thế, một phần mềm hóa đơn điện tử đáng tin cậy, một nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín cần phải đáp ứng các tiêu chuẩn nhất định để đảm bảo tính toàn vẹn, tính sẵn sàng, cũng như tính bảo mật của thông tin.

Hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp ở Việt Nam chưa thực sự quan tâm đến vấn đề bảo mật và bảo đảm an toàn thông tin. Chính vì thế, nhiều vụ mất mát dữ liệu hay hệ thống bị tấn công và phá hoại gây ra tổn thất nghiêm trọng đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

Chính vì thế, một nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín cần đáp ứng những tiêu chuẩn bảo mật nghiêm ngặt nhất vì là trung gian giữa doanh nghiệp và cơ quan thuế.

4. Đội ngũ hỗ trợ

Trong quá trình kinh doanh, những vấn đề phát sinh là không thể tránh khỏi. Vậy nếu doanh nghiệp của bạn cần xử lí vấn đề gấp thì sao? Làm thế nào để bạn đảm bảo hoạt động kinh doanh bị gián đoạn bởi những vấn đề liên quan đến phần mềm hóa đơn điện tử mà bạn đang sử dụng? Vì thế, năng lực hỗ trợ của đội ngũ nhân sự của nhà cung cấp sẽ phần nào phản ánh tính chuyên nghiệp và uy tín của họ.

Nếu bạn đang tìm cho mình một nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, thì đây thực sự là một vấn đề đáng lưu tâm. Một đội ngũ hỗ trợ có chuyên môn tốt và luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn 24/7 thì còn gì tuyệt vời hơn, phải không?

5. Kinh nghiệm triển khai phong phú

Yếu tố cuối cùng để đánh giá một nhà cung cấp hóa đơn điện tử là họ phải có kinh nghiệm triển khai phong phú cho nhiều loại hình doanh nghiệp. Kinh nghiệm triển khai sẽ nói cho bạn biết rằng doanh nghiệp của bạn thực sự cần điều gì và đáp ứng chính xác những gì doanh nghiệp thực sự cần.

Vì thế, hãy xem xét danh sách các khách hàng đã triển khai phần mềm hóa đơn điện tử của nhà cung cấp đó. Doanh nghiệp của bạn phần nào có thể phán đoán về mức độ uy tín của nhà cung cấp đó.

Kết luận