Cách hoạt động của phần mềm hóa đơn điện tử

Bài viết sau sẽ cho bạn cái nhìn toàn diện về cách thức hoạt động của phần mềm hóa đơn điện tử. Chúng ta bắt đầu nhé.

Ảnh minh họa

1. Một số điều bạn cần biết về hóa đơn điện tử và phần mềm hóa đơn điện tử

1.1. Sơ lược về khái niệm hóa đơn điện tử

Theo cách hiểu thông thường, hóa đơn điện tử được định nghĩa là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng, cung ứng dịch vụ được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử có kèm theo mã xác thực của cơ quan phụ trách. Nói cách khác, hóa đơn điện tử là một dạng hóa đơn được in, xuất và quản lý dựa trên hệ thống điện tử và có kèm theo mã xác thực của Tổng Cục thuế.

1.2. Phần mềm hóa đơn điện tử

Phần mềm hóa đơn điện tử được xây dựng để phục vụ cho các nghiệp vụ liên quan tới hóa đơn điện tử và phải đáp ứng những tiêu chuẩn nhất định của Cục Thuế mà chúng tôi sẽ trình bày cụ thể trong một bài viết khác. Phần mềm này có thể tạo ra bởi ba cách thức khác nhau, bao gồm cách thức do chính các doanh nghiệp xây dựng, thông qua Tổng cục Thuế hoặc dựa trên hệ thống một đơn vị thứ ba cung cấp dịch vụ.

Mô hình hoạt động của phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice do Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn cung cấp

2. Phần mềm hóa đơn điện tử xác thực được sử dụng như thế nào?

– Bước 1: Khởi tạo hóa đơn điện tử

Trước khi khởi tạo hóa đơn điện tử, doanh nghiệp áp dụng hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc văn bản điện tử (thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế theo mẫu số 1 trong phần phụ lục của Thông tư 32). Văn bản này sẽ được doanh nghiệp lập và chịu trách nhiệm cao nhất về văn bản thông báo.

– Bước 2: Xuất hóa đơn điện tử

Trước khi xuất hóa đơn điện tử, doanh nghiệp chỉ cần khởi tạo hóa đơn điện tử bằng cách lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Sau đó, doanh nghiệp kí số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu (theo đúng định dạng gửi cho người mua) đến cơ quan thuế là đã có thể phát hành hóa đơn điện tử.

3. Gợi ý phần mềm hóa đơn điện tử

Rất nhiều ý kiến của độc giả đã gửi về hoadondientu.edu.vn trong thời gian gần đây. Đội ngũ biên tập bài viết rất cảm ơn những câu hỏi của quý độc giả. Một chủ đề được hỏi nhiều nhất là về phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice do Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn phát triển và cung cấp. Có thể nói, đây là một trong những đơn vị tiên phong trong lĩnh vực hóa đơn điện tử tại Việt Nam với một lịch sử phát triển đáng ngưỡng mộ. Nếu bạn đã trải nghiệm sản phẩm của Thái Sơn chắc hẳn bạn đã hình dung ra chất lượng sản phẩm và những dịch vụ hỗ trợ tuyệt vời của đội ngũ Thái Sơn. Có lẽ, chúng ta sẽ không bàn thêm ở điểm này nữa. Ở đây, chúng ta hãy cùng điểm qua một số tính năng nổi bật nhất khiến phần mềm này trở nên phổ biến trong cộng đồng doanh nghiệp trong nước cũng như khối FDI đến vậy.

3.1. Tính năng cơ bản

Sáu tính năng cơ bản của phần mềm Einvoice gồm có:

• Tạo lập – Phát hành – Điều chỉnh – Thay thế – Xóa bỏ hóa đơn
• Gửi hóa đơn cho khách hàng qua phương tiện điện tử: Email, SMS.
• Lập & xuất các báo cáo với những trường thông tin có liên quan
• Thiết kế mẫu hóa đơn theo yêu cầu hoặc lựa chọn từ thư viện mẫu có sẵn
• Quản lý tài khoản truy cập và phân quyền cho từng nhân viên
• Tự động cập nhật phiên bản mới khi có thay đổi về nghiệp vụ

3.2. Tính năng nâng cao

Những tính năng nâng cao đã làm nên sự khác biệt và tên tuổi cho phần mềm Einvoice của Thái Sơn gồm có:

• Đa dạng hình thức tích hợp hóa đơn điện tử với những phần mềm quản lý có sẵn

Kết luận