Xử lý hóa đơn giá trị gia tăng viết sai

1. Cách xử lý hóa đơn giá trị gia tăng viết sai nhưng chưa xé cuống

Cách xử lý hóa đơn giá trị gia tăng viết sai với các lỗi như: sai ngày tháng năm, sai tên công ty, sai địa chỉ, sai mã số thuế, sai tên hàng hóa, sai hóa đơn, sai thuế xuất, sai thành tiền,... nhưng nếu chưa xé cuống hóa đơn thì đều sẽ được xử lý như sau:

• Đầu tiên, bạn chỉ cần gạch chéo các liên hóa đơn là được. Cũng cần lưu ý phải lưu nguyên hóa đơn sai này tại cuống để sau này có thể giải trình dễ dàng với cơ quan thuế.
• Tiếp theo, bạn chỉ cần xuất lại hóa đơn mới là xong.

Một ví dụ minh họa cụ thể như: Vào ngày 18/12/2019, kế toán Công ty Cổ phần Công nghệ Thái Sơn đã xuất hóa đơn cho Công ty A. Nhưng sau đó phát hiện lỗi sai đơn giá dịch vụ nhưng chưa xé cuống. Khi này, cách xử lý chỉ cần Công ty Cổ phần Công nghệ Thái Sơn không xé cuống hóa đơn lập sai và lập hóa đơn mới là xong.

Cách xử lý hóa đơn GTGT viết sai nhưng chưa xé cuống.

Ngoài ra, cũng tương tự như hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử nếu lập sai bất kể tiêu thức nào nhưng chưa xuất hay đã xuất nhưng chưa gửi đi, bạn chỉ cần hủy bỏ số hóa đơn bị sai đó và lập lại mới là xong.

Riêng với những hóa đơn có mã của cơ quan thuế, khi phát hiện sai sót mà chưa gửi cho bên mua thì bên bán cần:

• Thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã lập nhưng có sai sót theo Mẫu số 04 trong Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119 của Chính Phủ.
• Tiếp theo, bên bán lập hóa đơn điện tử mới, ký số hoặc ký điện tử rồi gửi tới cơ quan thuế để được cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập sai để có thể gửi cho người mua.

2. Xử lý hóa đơn GTGT viết sai đã xé cuống

Để có thể xử lý hóa đơn GTGT viết sai nhưng đã xé cuống thì kế toán cần phải chia thành hai trường hợp cụ thể: trường hợp hóa đơn viết sai song chưa giao cho khách hàng và trường hợp đã giao cho khách hàng để có cách xử lý chính xác nhất.

Trường hóa đơn GTGT viết sai, đã xé cuống, chưa giao cho khách hàng

Với bất kể lỗi viết sai hóa đơn GTGT nào, hóa đơn đã xé cuống và chưa giao cho khách hàng thì kế toán doanh nghiệp có thể xử lý như sau:

• Trước tiên, kế toán cần kẹp liên 2 đã xé vào vị trí cũ vừa xé. 
• Tiếp đó, kế toán  gạch chéo các liên của hóa đơn đã viết sai thông tin.
• Cuối cùng, kế toán sẽ xuất lại hóa đơn mới là xong.

Khi xử lý trường hợp này, các kế toán doanh nghiệp cũng cần phải lưu ý là chỉ xử lý hóa đơn thu hồi và xuất hóa đơn mới trong cùng một ngày.

Trường hợp hóa đơn GTGT viết sai, đã xé cuống, đã giao cho khách hàng

Muốn xử lý các hóa đơn GTGT viết sai đã xé cuống và đã giao cho khách hàng thì cần căn cứ từng trường hợp cụ thể hơn để đưa ra cách xử lý phù hợp, đúng pháp luật.

Xử lý hóa đơn GTGT viết sai đã xé cuống

Nếu hóa đơn viết sai chưa kê khai

Theo đó, nếu hóa đơn đã giao cho khách hàng nhưng chưa kê khai thì cách xử lý hóa đơn giá trị gia tăng viết sai như sau:

• Hai bên bán và mua phải lập biên bản thu hồi các liên của hóa đơn đã lập bị sai. Lưu ý rằng biên bản thu hồi này phải có chữ ký, đóng dấu xác nhận của cả 2 bên, cần ghi rõ lý do thu hồi và sử dụng đúng mẫu biên bản thu hồi hóa đơn hiện hành.
• Bên bán gạch chéo các liên và cần phải lưu giữ các số hóa đơn đã lập bị sai.
• Cuối cùng, bên bán xuất lại hóa đơn mới theo đúng quy định pháp lập. Cả hai bên bán mua sẽ dùng hóa đơn mới lập để kê khai thuế.

Nếu hóa đơn viết sai đã kê khai 

Nếu trường hợp hóa đơn GTGT viết sai đã giao cho khách, đã được tiến hành kê khai song sai sót này không ảnh hưởng đến tiêu thức số tiền thì kế toán doanh nghiệp có thể xử lý như sau:

• Hai bên cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai.
• Bên bán cần tiến hành điều chỉnh sai sót trên hóa đơn điều chỉnh. Hóa đơn điều chỉnh này phải ghi rõ: Nội dung chiều chỉnh hóa đơn GTGT số… ký hiệu… Đồng thời cập nhật đúng mẫu hóa đơn điều chỉnh hiện hành.

Còn với những hóa đơn viết sai, đã kê khai và sai sót các tiêu thức liên quan đến số tiền như: sai đơn giá, sai thuế suất, sai tiền thuế, sai tổng tiền,... thì kế toán doanh nghiệp phải xử lý như sau:

• Hai bên bán và mua điều chỉnh hóa đơn viết sai.
• Bên bán phải lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Nội dung hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ tăng/giảm số lượng, giá bán,... hàng hóa/dịch vụ cho hóa đơn số.... ký hiệu… 
• Đặc biệt lưu ý rằng hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm.