Hướng dẫn ủy quyền quyết toán thuế tncn

Ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là thủ tục quan trọng giúp người lao động tiết kiệm thời gian, chi phí khi thực hiện nghĩa vụ thuế với Nhà nước.

>> Tham khảo: Tổng hợp quy định về miễn-giảm thuế TNCN 2026.

Thay vì tự quyết toán trực tiếp với cơ quan thuế, cá nhân đủ điều kiện có thể ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập (thường là doanh nghiệp, công ty) thực hiện thay.

Trong bối cảnh Luật Thuế TNCN 2025 (số 109/2025/QH15) áp dụng dần từ năm 2026, việc nắm rõ quy định về ủy quyền giúp người nộp thuế và doanh nghiệp tránh sai sót, đảm bảo tuân thủ pháp luật.

1. Cơ sở pháp lý

Quy định về ủy quyền quyết toán thuế TNCN chủ yếu căn cứ tại:

• Khoản 6 Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP (hướng dẫn Luật Quản lý thuế 2019).
• Thông tư 80/2021/TT-BTC (mẫu biểu hồ sơ khai thuế).
• Các công văn hướng dẫn hàng năm của Tổng cục Thuế và Cục Thuế địa phương (ví dụ: Công văn 1296/CT-NVT năm 2026).
• Luật Thuế TNCN 2025 và các nghị định hướng dẫn (áp dụng cho kỳ tính thuế 2026 trở đi, nhưng thủ tục ủy quyền năm 2026 vẫn theo khung cũ với một số điều chỉnh kỹ thuật).

Ủy quyền không phải là bắt buộc. Người lao động có quyền chọn tự quyết toán hoặc ủy quyền nếu đủ điều kiện. Việc ủy quyền giúp giảm tải cho cơ quan thuế và mang lại sự tiện lợi cho cá nhân.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử; Báo giá hóa đơn điện tử.

2. Các trường hợp được ủy quyền quyết toán thuế TNCN

Theo điểm d khoản 6 Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công được ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập khi thuộc một trong các trường hợp sau:

• Trường hợp chính: Ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một nơi và thực tế đang làm việc tại đó vào thời điểm tổ chức trả thu nhập thực hiện quyết toán thuế (kể cả không làm đủ 12 tháng trong năm).
• Trường hợp có thu nhập vãng lai: Ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một nơi, đồng thời có thu nhập vãng lai ở nơi khác bình quân tháng trong năm không quá 10 triệu đồng và đã bị khấu trừ thuế theo tỷ lệ 10% (không yêu cầu quyết toán riêng phần vãng lai).
• Trường hợp điều chuyển, sáp nhập: Người lao động được điều chuyển từ tổ chức cũ sang tổ chức mới do sáp nhập, hợp nhất, chia, tách, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc cùng hệ thống. Lúc này có thể ủy quyền cho tổ chức mới quyết toán thay toàn bộ (bao gồm phần thu nhập từ tổ chức cũ).

Lưu ý quan trọng: Người nước ngoài chấm dứt hợp đồng lao động tại Việt Nam trước thời hạn quyết toán cũng có thể ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập.

>> Tham khảo: Xử lý khi bị tổ chức khai sai, khai khống thu nhập trên hồ sơ quyết toán thuế TNCN.

3. Các trường hợp KHÔNG được ủy quyền (phải tự quyết toán)

Cá nhân phải tự quyết toán trực tiếp với cơ quan thuế nếu:

• Có thu nhập từ hai nơi trở lên (hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại nhiều nơi).
• Thu nhập vãng lai bình quân tháng vượt 10 triệu đồng/nơi và chưa khấu trừ hoặc yêu cầu quyết toán.
• Có thu nhập từ kinh doanh, chuyển nhượng vốn, bất động sản, chứng khoán… (không phải tiền lương tiền công).
• Có khoản thu nhập phải nộp thêm thuế hoặc yêu cầu hoàn thuế mà tổ chức trả thu nhập không khấu trừ đủ.
• Không thuộc các trường hợp ủy quyền nêu trên.

4. Mẫu giấy ủy quyền và cách lập

Mẫu sử dụng là Mẫu số 08/UQ-QTT-TNCN ban hành kèm Phụ lục II Thông tư 80/2021/TT-BTC (vẫn áp dụng năm 2026).

Nội dung chính cần ghi:

• Họ tên, mã số thuế cá nhân.
• Năm quyết toán (ví dụ: năm 2025).
• Chọn một trong các ô tương ứng với trường hợp ủy quyền.
• Tên tổ chức được ủy quyền (tên công ty, mã số thuế).
• Cam kết chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin.
• Chữ ký và ngày tháng.

Nếu nhiều người lao động ủy quyền cùng một đơn vị, có thể lập danh sách kèm theo. Giấy ủy quyền thường được lập trước ngày 31/3/2026 (đối với quyết toán năm 2025).

>> Tham khảo: Mức giảm trừ gia cảnh tăng mạnh theo Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15.

5. Thời hạn ủy quyền và nộp hồ sơ

• Thời hạn ủy quyền: Chậm nhất ngày 31/3/2026 cho quyết toán năm 2025 (có thể gia hạn nếu trùng nghỉ lễ).
• Tổ chức trả thu nhập tổng hợp danh sách ủy quyền, lập hồ sơ quyết toán và nộp cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước ngày 31/3/2026 (hoặc ngày làm việc tiếp theo nếu trùng nghỉ).
• Cá nhân tự quyết toán: Chậm nhất ngày 30/4/2026 (có thể gia hạn).

6. Trách nhiệm của các bên

Người lao động:

• Cung cấp thông tin chính xác, chứng từ khấu trừ từ các nơi cũ (nếu có).
• Ký giấy ủy quyền đúng quy định.
• Chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin kê khai.

Tổ chức trả thu nhập:

• Thu thập giấy ủy quyền.
• Khấu trừ, tổng hợp thu nhập, tính giảm trừ gia cảnh, số thuế phải nộp/thừa.
• Nộp hồ sơ quyết toán thay và cấp chứng từ cho người lao động.
• Lưu trữ hồ sơ ít nhất 10 năm.

Cơ quan thuế: Kiểm tra, thanh tra nếu cần và xử lý hoàn thuế (nếu thừa) hoặc truy thu (nếu thiếu).

>> Tham khảo: Hóa đơn VAT.

7. Lợi ích và rủi ro

Lợi ích:

• Tiết kiệm thời gian: Không phải trực tiếp nộp hồ sơ, tra cứu trên hệ thống thuế điện tử.
• Giảm sai sót: Doanh nghiệp chuyên trách kê khai.
• Thuận tiện hoàn thuế nhanh hơn trong nhiều trường hợp.
• Giảm tải cho cơ quan thuế.

Rủi ro nếu sai sót:

• Truy thu thuế + phạt chậm nộp (0,03%/ngày).
• Phạt hành chính nếu khai sai.
• Doanh nghiệp có thể bị xử phạt nếu không thực hiện đúng trách nhiệm khi được ủy quyền.

8. Thực tiễn áp dụng năm 2026 và khuyến nghị

Với mức giảm trừ gia cảnh mới (15,5 triệu đồng/tháng cho bản thân, 6,2 triệu cho người phụ thuộc) áp dụng từ kỳ 2026, nhiều người lao động có thể không phải nộp thêm thuế hoặc được hoàn. Doanh nghiệp cần cập nhật phần mềm tính lương, tập huấn cho kế toán và người lao động về thủ tục ủy quyền sớm (từ tháng 1-3/2026).

Khuyến nghị:

• Người lao động kiểm tra hợp đồng lao động và thu nhập vãng lai trước khi ký ủy quyền.
• Doanh nghiệp xây dựng quy trình thu thập giấy ủy quyền điện tử (nếu hệ thống hỗ trợ) để tiết kiệm giấy tờ.
• Sử dụng dịch vụ thuế điện tử của Tổng cục Thuế (etax.gdt.gov.vn) để tra cứu kết quả.
• Khi thay đổi công việc giữa năm, lưu giữ chứng từ khấu trừ từ công ty cũ để cung cấp cho công ty mới.

Kết luận

Ủy quyền quyết toán thuế TNCN là quyền lợi hợp pháp giúp cá nhân và doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ thuế một cách hiệu quả, minh bạch.

Trong bối cảnh cải cách thuế mạnh mẽ năm 2026 với mức giảm trừ gia cảnh tăng và biểu thuế mới, việc nắm vững quy định ủy quyền càng trở nên quan trọng.

Mỗi người lao động nên chủ động tìm hiểu, phối hợp chặt chẽ với bộ phận nhân sự/kế toán của đơn vị để tận dụng tối đa quyền lợi và tránh rủi ro không đáng có.

Mọi thắc mắc hoặc muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15, phố Đặng Thùy Trâm, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/