Chứng từ khấu trừ thuế tncn

Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là tài liệu quan trọng trong hệ thống quản lý thuế tại Việt Nam, đóng vai trò xác nhận số thuế TNCN đã được tổ chức, cá nhân trả thu nhập khấu trừ và nộp thay cho người có thu nhập.

Đây là căn cứ để cá nhân kê khai, quyết toán thuế, hoàn thuế nộp thừa hoặc xử lý các nghĩa vụ thuế khác. Với sự phát triển của chuyển đổi số, chứng từ khấu trừ thuế TNCN đã chuyển hoàn toàn sang hình thức điện tử theo quy định mới nhất.

Hiện hành (tính đến tháng 2/2026), chứng từ khấu trừ thuế TNCN được quy định chủ yếu tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP ngày 20/3/2025, hiệu lực từ 01/6/2025), Thông tư 32/2025/TT-BTC ngày 31/5/2025, và các quy định liên quan từ Luật Thuế TNCN 2007 (sửa đổi) cùng Luật Thuế TNCN 2025 (số 109/2025/QH15, áp dụng một phần từ 2026).

>> Tham khảo: Miễn thuế TNCN áp dụng với các khoản thu nhập nào?

1. Khái niệm và vai trò của chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là văn bản (điện tử) ghi nhận thông tin về khoản thu nhập chịu thuế, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, các khoản giảm trừ (nếu áp dụng), số thuế đã khấu trừ và nộp vào ngân sách nhà nước.

Vai trò chính:

• Xác nhận nghĩa vụ thuế đã được thực hiện (khấu trừ tại nguồn).
• Là chứng từ bắt buộc khi cá nhân tự quyết toán thuế TNCN (nếu không ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập).
• Căn cứ để cơ quan thuế xử lý hoàn thuế, bù trừ hoặc kiểm tra.
• Hỗ trợ cá nhân chứng minh thu nhập hợp pháp khi vay vốn, làm thủ tục hành chính.

Từ 01/6/2025, toàn bộ chứng từ phải là điện tử, theo định dạng chuẩn dữ liệu của Tổng cục Thuế, không còn sử dụng mẫu giấy cũ.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử; Báo giá hóa đơn điện tử.

2. Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN hiện hành

Mẫu hiện hành là Mẫu số 03/TNCN (ban hành kèm Phụ lục III Nghị định 123/2020/NĐ-CP, sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP). Mẫu này áp dụng thống nhất từ 01/6/2025, với ký hiệu mẫu gồm 07 ký tự: 03/TNCN.

Nội dung chính trên chứng từ bao gồm:

• Thông tin tổ chức/cá nhân trả thu nhập (tên, mã số thuế, địa chỉ).
• Thông tin người có thu nhập (họ tên, mã số thuế cá nhân, CMND/CCCD, địa chỉ).
• Kỳ tính thuế (tháng/năm).
• Loại thu nhập (tiền lương, tiền công, thù lao, kinh doanh...).
• Tổng thu nhập chịu thuế.
• Các khoản giảm trừ (bảo hiểm bắt buộc, giảm trừ gia cảnh nếu áp dụng theo trường hợp).
• Số thuế đã khấu trừ (theo biểu lũy tiến hoặc 10%).
• Thời điểm lập và ký điện tử.

Đối với năm 2026 (kỳ tính thuế 2025), chứng từ vẫn dùng mẫu 03/TNCN cũ (vì Luật 2025 chỉ thay đổi biểu thuế và giảm trừ từ kỳ 2026). Từ kỳ 2026, mẫu có thể được điều chỉnh nhẹ theo hướng dẫn mới.

>> Tham khảo: Hộ kinh doanh doanh thu trên 500 triệu đồng phải lập 4 sổ kế toán bắt buộc.

3. Quy định về lập, cấp và sử dụng chứng từ

Thời điểm lập: Tại thời điểm khấu trừ thuế (khi trả thu nhập).

Thời điểm cấp:

• Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên: Chỉ cấp một lần duy nhất trong năm (thường cuối năm hoặc khi cá nhân yêu cầu, nếu không ủy quyền quyết toán).
• Đối với thu nhập vãng lai, hợp đồng dưới 3 tháng, hoặc thu nhập khác (trúng thưởng, bản quyền...): Cấp mỗi lần khấu trừ (thường khấu trừ 10% nếu vượt ngưỡng).
• Nếu cá nhân ủy quyền quyết toán cho tổ chức trả thu nhập → Không cấp chứng từ (tổ chức quyết toán thay).

Hình thức: 100% điện tử từ 01/6/2025. Tổ chức trả thu nhập lập trên hệ thống hóa đơn điện tử (HĐĐT), ký số và gửi cho cá nhân qua email, cổng thông tin điện tử hoặc ứng dụng eTax.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

Trường hợp đặc biệt:

• Nếu tổ chức chấm dứt hoạt động: Cơ quan thuế sử dụng dữ liệu ngành thuế để xử lý, không bắt buộc chứng từ.
• Cá nhân sử dụng bản thể hiện (in từ file điện tử gốc) khi nộp hồ sơ quyết toán.

Đăng ký sử dụng: Tổ chức trả thu nhập đăng ký qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (theo Điều 34 Nghị định 123/2020/NĐ-CP sửa đổi).

4. Các trường hợp khấu trừ và liên quan đến chứng từ

• Thu nhập từ tiền lương, tiền công (hợp đồng ≥ 3 tháng): Khấu trừ theo biểu lũy tiến từng phần (7 bậc cũ năm 2025, 5 bậc mới từ 2026).
• Thu nhập vãng lai, trúng thưởng >10 triệu/lần: Khấu trừ 10% trước khi trả.
• Thu nhập từ chuyển nhượng chứng khoán, vốn, bất động sản: Khấu trừ theo tỷ lệ quy định.
• Không khấu trừ nếu thu nhập dưới ngưỡng hoặc được miễn (kiều hối, trợ cấp...).

5. Lưu ý quan trọng khi sử dụng chứng từ năm 2026

• Cá nhân tự quyết toán (nộp thừa → hoàn thuế): Phải nộp bản sao chứng từ (hoặc bản thể hiện điện tử) kèm tờ khai 02/QTT-TNCN.
• Hệ thống eTax tự động lấy dữ liệu chứng từ điện tử từ tổ chức trả thu nhập → Giảm thủ tục cho cá nhân.
• Doanh nghiệp phải ngừng sử dụng mẫu cũ từ 01/6/2025, chuyển sang mẫu mới theo Nghị định 70.
• Lưu trữ: Cá nhân lưu file điện tử ít nhất 10 năm để kiểm tra sau.
• Phạt vi phạm: Không lập/cấp chứng từ có thể bị phạt từ 4-20 triệu đồng (theo Luật Quản lý thuế).

Kết luận

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo mẫu 03/TNCN là công cụ minh bạch, tiện lợi trong quản lý thuế, đặc biệt khi kết hợp với hệ thống dữ liệu tập trung của Tổng cục Thuế.

Mọi thắc mắc hoặc muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15, phố Đặng Thùy Trâm, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/