Hướng dẫn lập biên lai điện tử

Biên lai điện tử (BLĐT) là một dạng chứng từ điện tử quan trọng trong hệ thống quản lý thuế và thu phí, lệ phí tại Việt Nam.

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP hiệu lực từ 01/06/2025), biên lai điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về việc thu tiền phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hoàn toàn bằng phương tiện điện tử theo quy định pháp luật về giao dịch điện tử.

Biên lai này có giá trị pháp lý tương đương biên lai giấy, dùng để chứng minh việc thu tiền phí, lệ phí, hỗ trợ hạch toán, kê khai thuế và kiểm tra của cơ quan nhà nước.

>> Tham khảo: Lập hóa đơn tổng cuối ngày hoặc cuối tháng có được không?

1. Đối tượng áp dụng biên lai điện tử

Từ năm 2026 (tính đến ngày 02/03/2026), biên lai điện tử được áp dụng bắt buộc hoặc khuyến khích cho các đối tượng sau:

• Tổ chức thu phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước (cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập, tổ chức được ủy quyền thu phí đường bộ, phí cầu đường, phí bảo vệ môi trường...).
• Đơn vị thu thuế, phí, lệ phí cho hộ kinh doanh, cá nhân (ví dụ: biên lai thu thuế sử dụng đất nông nghiệp, phi nông nghiệp; thu phí thi hành án dân sự...).
• Các tổ chức được ủy nhiệm lập biên lai (như nhà thầu thu phí đường bộ theo Công văn 1147/CT-CS ngày 24/02/2026 của Cục Thuế).
• Một số trường hợp đặc thù: tích hợp biên lai thu thuế/phí/lệ phí vào hóa đơn điện tử nếu đơn vị vừa thu phí vừa bán hàng/dịch vụ cho cùng khách hàng (theo khoản 9 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP sửa đổi).

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thông thường không lập biên lai điện tử mà sử dụng hóa đơn điện tử (hoặc biên lai thu tiền nếu thu hộ phí nhỏ lẻ).

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử; Báo giá hóa đơn điện tử.

2. Nguyên tắc lập biên lai điện tử

Theo Điều 31, 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi):

• Lập tại thời điểm thu tiền (thời điểm thu phí/lệ phí thực tế).
• Đảm bảo đầy đủ nội dung bắt buộc, tính toàn vẹn dữ liệu, có thể tra cứu.
• Không bắt buộc chữ ký số trong một số trường hợp (nhưng khuyến khích sử dụng để tăng tính bảo mật).
• Dữ liệu phải truyền hoặc báo cáo cho cơ quan thuế theo quy định.

Nội dung bắt buộc trên biên lai điện tử (khoản 2 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP):

• Tên, địa chỉ, mã số thuế của tổ chức thu (bên lập biên lai).
• Tên, địa chỉ, mã số thuế/số định danh người nộp (nếu có yêu cầu hoặc áp dụng).
• Tên khoản phí, lệ phí; số tiền thu; đơn vị tính (nếu có).
• Thời điểm lập biên lai (ngày, giờ).
• Ký hiệu mẫu biên lai (ví dụ: EBL01T cho năm 2026, với EBL là biên lai điện tử, 01 là ký hiệu mẫu, T là loại do tổ chức đăng ký).
• Số biên lai (số thứ tự tối đa 7 chữ số, liên tục trong năm).
• Tổng tiền thanh toán (bằng số và bằng chữ).
• Các thông tin bổ sung (biển số xe, tên trạm thu phí, hành trình... trong trường hợp thu phí đường bộ).
• Mã tra cứu hoặc mã QR để người nộp tra cứu trên cổng Tổng cục Thuế.

3. Hướng dẫn chi tiết quy trình lập biên lai điện tử

Bước 1: Đăng ký sử dụng biên lai điện tử

• Truy cập Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế: hoadondientu.gdt.gov.vn.
• Điền Tờ khai đăng ký sử dụng biên lai điện tử (theo Mẫu 01/ĐK-BLĐT hoặc tương đương tại Phụ lục Nghị định 123).
• Gửi kèm thông tin: mẫu biên lai dự kiến, phần mềm sử dụng (nếu tự phát triển hoặc qua nhà cung cấp như MISA, VNPT, Viettel, Fast...).
• Cơ quan thuế xử lý trong 1 ngày làm việc, gửi Thông báo chấp nhận (Mẫu 01/TB-ĐKĐT).
• Nếu ủy nhiệm lập biên lai (ví dụ: ủy nhiệm cho nhà thầu thu phí đường bộ), phải có văn bản ủy nhiệm rõ bên nhận, mục đích, thời hạn; thông báo cơ quan thuế khi đăng ký.

Bước 2: Chuẩn bị hệ thống

• Sử dụng phần mềm đạt chuẩn định dạng dữ liệu (theo Quyết định của Tổng cục Thuế).
• Đảm bảo kết nối internet ổn định để truyền dữ liệu (nếu yêu cầu).
• Đối với biên lai in sẵn mệnh giá: khởi tạo mẫu trên phần mềm (theo hướng dẫn của nhà cung cấp như Einvoice Thái Sơn).

Bước 3: Lập biên lai điện tử

• Khi thu tiền: nhập thông tin giao dịch vào phần mềm.
• Hệ thống tự động khởi tạo biên lai với đầy đủ nội dung.
• Ký điện tử (nếu áp dụng) hoặc hệ thống tự ký.
• Gửi biên lai cho người nộp: qua email, SMS, mã QR hiển thị trên thiết bị, hoặc in giấy nếu yêu cầu (biên lai điện tử vẫn in được nhưng giá trị pháp lý từ dữ liệu gốc).
• Truyền dữ liệu đến cơ quan thuế: tự động hoặc báo cáo định kỳ (cuối ngày/tháng tùy quy định).

Bước 4: Xử lý sai sót và lưu trữ

• Nếu lập sai: lập biên lai điều chỉnh/thay thế theo quy định tại khoản 22 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (tương tự hóa đơn điện tử).
• Lưu trữ điện tử ít nhất 10 năm, đảm bảo tra cứu được.
• Báo cáo tình hình sử dụng biên lai theo mẫu BC26/BLĐT hoặc tương đương.

4. Lợi ích và lưu ý khi sử dụng

Lợi ích:

• Tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ; giảm thủ tục hành chính.
• Minh bạch, dễ tra cứu (qua cổng hoadondientu.gdt.gov.vn bằng mã tra cứu).
• Tích hợp dễ dàng với hệ thống kế toán, giảm thất thu phí/lệ phí.
• Hỗ trợ chuyển đổi số, đặc biệt trong thu phí đường bộ (theo Công văn 1147/CT-CS 2026).

Lưu ý năm 2026:

• Ký hiệu biên lai: EBL + 01 (hoặc khác) + T (ví dụ EBL01T26 cho năm 2026).
• Số biên lai bắt đầu từ 0000001, liên tục.
• Mức phạt vi phạm (lập sai thời điểm, không lập...) theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP (tăng mạnh từ 2026).
• Đối với thu phí đường bộ: lập tại thời điểm thu, có thể bổ sung thông tin xe; ủy nhiệm phải thông báo thuế.
• Theo dõi cập nhật từ Tổng cục Thuế, vì có thể có hướng dẫn mới về tích hợp biên lai vào hóa đơn.

Kết luận

Lập biên lai điện tử là bước tiến quan trọng trong chuyển đổi số quản lý thu ngân sách nhà nước tại Việt Nam.

Từ quy định bắt buộc từ 01/06/2025 và các hướng dẫn cụ thể năm 2026 (như Công văn 1147/CT-CS), tổ chức thu phí/lệ phí cần chủ động đăng ký, sử dụng phần mềm chuẩn để tránh vi phạm.

Việc này không chỉ giúp tuân thủ pháp luật mà còn nâng cao hiệu quả quản lý, minh bạch và tiện lợi cho người nộp.

Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15, phố Đặng Thùy Trâm, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/