Quyết toán thuế tncn với các bước đơn giản

Quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là thủ tục bắt buộc hàng năm nhằm tổng hợp toàn bộ thu nhập chịu thuế trong năm, tính toán chính xác số thuế phải nộp, so sánh với số thuế đã khấu trừ tạm tính để xác định nộp thêm hoặc được hoàn thuế.

>> Tham khảo: Kê khai và nộp thuế TNCN.

Năm 2026 là thời điểm quyết toán cho kỳ tính thuế năm 2025 – kỳ cuối cùng áp dụng Luật Thuế TNCN cũ (sửa đổi từ Luật 04/2007/QH12).

Từ kỳ tính thuế 2026 (quyết toán năm 2027), sẽ áp dụng Luật mới số 109/2025/QH15 với nhiều thay đổi như giảm trừ gia cảnh cao hơn và biểu thuế 5 bậc.

Bài viết này tập trung hướng dẫn quyết toán kỳ 2025, dựa trên quy định hiện hành từ Luật Quản lý thuế 2019, Thông tư 80/2021/TT-BTC và các văn bản liên quan.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử; Báo giá hóa đơn điện tử.

1. Quyết toán thuế TNCN là gì và tại sao phải thực hiện?

Quyết toán thuế TNCN là việc kê khai tổng thu nhập chịu thuế cả năm (từ 01/01 đến 31/12/2025), trừ các khoản miễn thuế và giảm trừ (bảo hiểm bắt buộc, giảm trừ gia cảnh 11 triệu đồng/tháng bản thân + 4,4 triệu đồng/người phụ thuộc), áp biểu thuế lũy tiến 7 bậc để tính thuế chính thức. Sau đó, so sánh với số thuế đã khấu trừ tạm tính hàng tháng/quý.

Mục đích: Đảm bảo tính chính xác, tránh truy thu hoặc hoàn thuế đúng quy định. Nếu nộp thừa, được hoàn hoặc bù trừ; nếu thiếu, phải nộp thêm kèm chậm nộp (0,03%/ngày).

>> Tham khảo: 7 điểm mới đáng chú ý tại Nghị định 320/2025/NĐ-CP về thuế TNDN.

2. Đối tượng phải quyết toán thuế TNCN

Có hai nhóm chính:

• Tổ chức chi trả thu nhập (công ty, doanh nghiệp): Phải quyết toán thay cho tất cả cá nhân nhận thu nhập, không phân biệt có khấu trừ thuế hay không. Đồng thời quyết toán thay cho cá nhân ủy quyền.
• Cá nhân: Phải tự quyết toán nếu thuộc một trong các trường hợp sau (theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP):
  • Thu nhập từ ≥2 nguồn (tiền lương + vãng lai, kinh doanh...).
  • Nghỉ việc giữa năm, chuyển việc mà không ủy quyền nơi mới.
  • Thu nhập từ nước ngoài.
  • Muốn hoàn thuế (nộp thừa).
  • Số thuế nộp thêm >50.000 đồng (không miễn).

Cá nhân chỉ nhận thu nhập từ một nơi, ký hợp đồng lao động ≥3 tháng và đang làm việc cuối năm có thể ủy quyền cho công ty quyết toán thay.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

3. Thời hạn quyết toán thuế TNCN

Theo Luật Quản lý thuế 2019:

• Ủy quyền cho tổ chức chi trả: Chậm nhất 31/3/2026.
• Cá nhân tự quyết toán: Chậm nhất 30/4/2026. Tuy nhiên, 30/4/2026 trùng nghỉ lễ Giỗ Tổ và liền kề 1/5, nên hạn được gia hạn đến ngày làm việc tiếp theo – thường là 2/5/2026 (theo một số nguồn chính thức).

Lưu ý: Nếu chỉ hoàn thuế (nộp thừa), không bị phạt chậm nộp tờ khai. Nhưng nếu nộp thêm thuế mà chậm, phạt 0,03%/ngày.

>> Tham khảo: Mức thu nhập tính thuế TNCN được xác định thế nào?

4. Hồ sơ quyết toán thuế TNCN

• Đối với tổ chức: Tờ khai 05/QTT-TNCN, phụ lục 05-1/BK-QTT-TNCN (cá nhân thuế suất toàn phần), 05-2/BK-QTT-TNCN (người phụ thuộc), 05-3/BK-QTT-TNCN.
• Đối với cá nhân tự quyết toán: Tờ khai 02/QTT-TNCN, phụ lục 02-1/BK-QTT-TNCN (người phụ thuộc), chứng từ khấu trừ thuế từ các nguồn chi trả, giấy ủy quyền (nếu có).

Chuẩn bị thêm: Chứng từ đóng góp từ thiện, bảo hiểm tự nguyện để giảm trừ.

>> Tham khảo: Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử.

5. Hướng dẫn quyết toán trực tuyến

Hầu hết thực hiện qua hệ thống eTax của Tổng cục Thuế (thuedientu.gdt.gov.vn hoặc app eTax Mobile).

• Cho cá nhân:
  1. Đăng nhập bằng MST cá nhân hoặc VNeID mức 2.
  2. Chọn "Quyết toán thuế TNCN" → Hệ thống tự tổng hợp dữ liệu từ các nguồn chi trả (sau 31/3/2026 dữ liệu đầy đủ).
  3. Kiểm tra tờ khai gợi ý 02/QTT-TNCN: Thu nhập, khấu trừ, giảm trừ.
  4. Bổ sung thu nhập khác, người phụ thuộc, lý do chênh lệch.
  5. Ký điện tử và nộp.
  6. Nếu hoàn thuế: Đăng ký tài khoản ngân hàng để nhận tự động (xử lý 3-10 ngày).
• Cho tổ chức: Sử dụng tài khoản doanh nghiệp, nộp tờ khai 05/QTT-TNCN trước 31/3/2026.

6. Ví dụ minh họa quyết toán

Anh B, thu nhập lương gross 25 triệu/tháng (sau trừ BH 10,5%: còn 22,375 triệu), không người phụ thuộc, chỉ một nguồn thu nhập.

• Giảm trừ gia cảnh: 11 triệu/tháng.
• Thu nhập tính thuế/tháng: 22,375 - 11 = 11,375 triệu.
• Thuế tạm tính hàng tháng: Áp biểu lũy tiến cũ.
• Cuối năm quyết toán: Tổng hợp cả năm, nếu khấu trừ thừa → hoàn thuế.

Nếu có thu nhập vãng lai 50 triệu (khấu trừ 10%: 5 triệu), phải tự quyết toán để tính lũy tiến toàn bộ.

>> Tham khảo: Thời điểm xuất hóa đơn điện tử.

7. Lưu ý quan trọng và thay đổi sắp tới

• Đăng ký người phụ thuộc trước để hưởng giảm trừ.
• Giữ chứng từ khấu trừ (điện tử hoặc giấy).
• Phạt chậm nộp tờ khai: 2-5 triệu đồng (tùy mức độ).
• Từ kỳ 2026: Giảm trừ tăng (15,5 triệu bản thân + 6,2 triệu/người phụ thuộc), biểu thuế 5 bậc → nhiều người giảm thuế đáng kể khi quyết toán năm 2027.
• Tra cứu nghĩa vụ thuế trên eTax hoặc hotline 1800-1523.

Quyết toán thuế TNCN không chỉ là nghĩa vụ mà còn cơ hội nhận hoàn thuế. Với hệ thống trực tuyến hiện đại, thủ tục ngày càng đơn giản.

>> Tham khảo: Hóa đơn VAT.

Hãy thực hiện đúng hạn để tránh rắc rối. Để cập nhật chính xác nhất, truy cập website Tổng cục Thuế (gdt.gov.vn) hoặc cơ quan thuế địa phương.

Kết luận

Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15, phố Đặng Thùy Trâm, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/