Các phần khác

[Tacaza]

41 – Lời khuyên thứ bốn mốt: Lặp đi lặp lại

Nếu các cách khác không hiệu quả, hãy thử phương pháp lặp đi lặp lại. Nếu bạn đưa ra thông điệp của mình theo nhiều cách khác nhau, mọi người rồi sẽ phải lắng nghe. Nếu bạn nghe một cái gì đó thường xuyên, nó sẽ trở thành một phần trong không khí xung quanh bạn. Lặp đi lặp lại chính là cốt lõi của quảng cáo.

[Tacaza]

Về các cuộc họp, hội nghị

42 – Lời khuyên thứ bốn hai: Có nên tổ chức hội họp không? Hãy xem xét kỹ

Đã bao nhiêu lần bạn nhận lời mời tới một bữa ăn trưa để bàn chuyện công việc, rồi để nhận ra rằng bạn phải dành tới một tiếng rưỡi cho những việc mà lẽ ra chỉ cần nói trong một cuộc điện thoại 5 hay mười phút? Nếu chức vụ của bạn càng cao, bạn sẽ càng bận. Các cuộc hội họp mà bạn tham dự phải quan trọng. Về phía bạn, nếu bạn hay tổ chức những cuộc họp không có nhiều tầm quan trọng, những người bận rộn nhất – cũng là những người quan trọng nhất, sẽ không tới tham dự.
Và nếu bạn được mời tới dự một cuộc họp vô bổ, hãy thoái thác bằng những câu hỏi sau: “Việc tham dự có phải là bắt buộc không?”, “Tôi bận quá. Liệu sự có mặt của tôi có thực sự quan trọng không?”, “Tôi có thể cử đại diện tới được không?”… Họ sẽ hiểu rằng bạn mong đợi một cuộc họp thật sự có ý nghĩa.

[Tacaza]

43 – Lời khuyên thứ bốn ba: Chỉ triệu tập một cuộc họp khi có lý do chính đáng.

Nếu bạn tổ chức một cuộc họp, hãy biến nó thành một sự kiện quan trọng, và chuẩn bị thật kỹ càng. Vị trí của bạn trong công ty càng cao, những người khác sẽ càng chờ đợi vào sự hiện diện của bạn – với vai trò người tổ chức hay tham dự hội nghị. Do đó, hãy nghiêm túc và thận trọng.
Đừng tổ chức hội họp nếu không có vấn đề gì đặc biệt để thảo luận, nếu bạn không cần sự tham gia của người khác, nếu bạn đã tự đưa ra quyết định về những việc cần làm, hay nếu việc mọi người tham gia sẽ chỉ càng làm kế hoạc của bạn phức tạp thêm.
Hãy tổ chức một cuộc họp nếu bạn cần trình bày những thông tin đến nhiều người một cách nhanh chóng và bạn không muốn viết những thông tin này ra, nếu bạn muốn ý kiến của mọi người đối với kế hoạch của bạn, hay nếu bạn muốn động viên, truyền nhiệt huyết cho mọi người về ý tưởng của bạn.
Vậy đâu là những lý do không chính đáng để tổ chức hội họp: Khi mà hội họp như là một thứ thay thế cho công việc; khi mà các kết quả của cuộc họp đã được biết trước & đã được lên kế hoạch sẵn; khi mà hội họp chỉ như một hình thức để chứng tỏ quyền lực của bạn khiến mọi người phải tham dự. Hãy tự kiểm tra lại thật kỹ những lý do của cuộc họp trước khi tổ chức.

[Tacaza]

44 – Lời khuyên thứ bốn bốn: Hãy lập chương trình nghị sự

Một số người cho rằng chương trình nghị sự sẽ làm cho một cuộc họp trở nên máy móc, gò bó theo khuôn mẫu, hay không khí cuộc họp sẽ trở nên quá trang trọng, nghi thức. Hoàn toàn vô lý! Nghĩ vậy thì cũng giống như nói rằng việc bạn chuẩn bị cho một chuyến đi nghỉ mát, sắp xếp quần áo mang theo, đặt trước khách sạn, phương tiện di chuyển, sắp đặt trước lịch đi chơi… sẽ làm cho bạn không thể nghỉ ngơi một cách tự do, thoải mái. Do đó, nếu bạn đang tổ chức một cuộc họp, hãy lên một chương trình nghị sự. Hãy cho mọi người biết trước về các chủ đề sẽ thảo luận, các phần của buổi họp – các chủ đề nào sẽ chỉ để thảo luận, các phần nào chỉ để cung cấp thông tin, chỉ để thu thập dữ liệu, chỉ để bỏ phiếu, chỉ để đưa ra quyết định… Cho dù bạn có thực hiện đúng như chương trình cuộc họp hay có vài phút đi chệch ra khỏi chương trình, việc lên một chương trình nghị sự ít nhất sẽ làm cho mọi người thảnh thơi đôi chút vì biết cuộc họp đang đi tới đâu.