Trách nhiệm với dữ liệu hóa đơn điện tử

Từ ngày 01/6/2025, khi Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC chính thức có hiệu lực, vai trò của các “Tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử” (gọi tắt là TCT) không còn là “nhà cung cấp phần mềm” thông thường nữa, mà trở thành một mắt xích pháp lý quan trọng trong chuỗi quản lý thuế quốc gia.

>> Tham khảo: Những điểm mới quan trọng nhất của Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Họ bị đặt dưới sự giám sát trực tiếp của Tổng cục Thuế và chịu trách nhiệm liên đới với cả người bán lẫn cơ quan thuế. Dưới đây là toàn bộ trách nhiệm pháp lý mà các TCT (Thái Sơn, VnVista, v.v.) phải gánh vác – được quy định rõ tại Điều 11 Thông tư 32/2025 và Điều 22, 23 Nghị định 70/2025.

1. Trách nhiệm về hạ tầng kỹ thuật & an toàn thông tin

• Phải sở hữu hoặc thuê ít nhất một trung tâm dữ liệu (Data Center) đạt chuẩn Tier 3 trở lên tại Việt Nam (có chứng nhận Uptime Institute hoặc tương đương).
• Hệ thống phải có dự phòng đa vùng miền (ít nhất 2 vùng Bắc – Nam), thời gian khôi phục dịch vụ (RTO) ≤ 4 giờ, tỷ lệ sẵn sàng ≥ 99,982%/năm.
• Đạt chứng nhận ISO/IEC 27001:2022 và ISO/IEC 27701 (quyền riêng tư) còn hiệu lực.
• Hàng năm phải kiểm toán độc lập bởi đơn vị được Bộ TT&TT cấp phép và nộp báo cáo cho Tổng cục Thuế trước 31/3.
• Vi phạm: Phạt 100–300 triệu đồng + tạm dừng hoạt động 3–12 tháng (Nghị định 125/2020 sửa đổi).

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử; Báo giá hóa đơn điện tử.

2. Trách nhiệm truyền – nhận dữ liệu thời gian thực

• Nhận và truyền 100% hóa đơn điện tử, biên lai thu thuế, phí của khách hàng về Tổng cục Thuế trong vòng tối đa 2 phút kể từ khi khách hàng ký số (trừ trường hợp mất kết nối Internet toàn quốc).
• Khi hệ thống Tổng cục Thuế gián đoạn, TCT phải lưu tạm dữ liệu và truyền bổ sung ngay khi kết nối trở lại, đồng thời gửi thông báo cho khách hàng trong vòng 5 phút.
• Phải duy trì kênh truyền dự phòng (MPLS, VPN riêng hoặc vệ tinh) để đảm bảo không gián đoạn quá 15 phút/lần.
• Phạt nếu chậm truyền: 20–50 triệu đồng/lần đối với dưới 1.000 hóa đơn; trên 1.000 hóa đơn có thể bị thu hồi quyết định công bố.

>> Tham khảo: Hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư 99/2025/TT-BTC.

3. Trách nhiệm lưu trữ dữ liệu 10 năm và truy xuất 24/7

• Lưu trữ toàn bộ dữ liệu gốc (file XML đã ký số + file PDF) ít nhất 10 năm kể từ ngày lập hóa đơn, kể cả khi khách hàng đã chấm dứt hợp đồng.
• Cho phép cơ quan thuế truy xuất trực tiếp (không qua trung gian) mọi lúc, mọi nơi, không được thu phí.
• Khi khách hàng phá sản, giải thể hoặc mất tích, TCT vẫn phải lưu trữ tiếp và bàn giao dữ liệu cho cơ quan thuế khi có yêu cầu.
• Phạt nếu mất dữ liệu: 200–500 triệu đồng + bồi thường toàn bộ thiệt hại cho khách hàng + bị loại khỏi danh sách công bố vĩnh viễn.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

4. Trách nhiệm công khai thông tin & bảng giá

• Phải đăng tải công khai trên website riêng và trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế:
  • Bảng giá chi tiết từng gói dịch vụ (đặc biệt gói dành cho hộ kinh doanh).
  • Danh sách tính năng, dung lượng lưu trữ, thời gian hỗ trợ.
  • Cam kết mức độ dịch vụ (SLA) tối thiểu 99,98%.
• Cấm thu các loại phí ẩn (phí khởi tạo, phí kết nối, phí truyền dữ liệu) với hộ kinh doanh trong 24 tháng đầu (01/01/2026 – 31/12/2027).
• Cập nhật bảng giá mới phải thông báo trước 30 ngày và được Tổng cục Thuế duyệt.

>> Tham khảo: Tổng hợp biểu mẫu mới về hóa đơn, chứng từ điện tử tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

5. Trách nhiệm hỗ trợ hộ kinh doanh & doanh nghiệp siêu nhỏ

• Cung cấp ít nhất 01 gói dịch vụ miễn phí truyền – nhận dữ liệu trong 24 tháng đầu cho hộ kinh doanh doanh thu dưới 1 tỷ đồng/năm.
• Hỗ trợ tích hợp miễn phí với ít nhất 10 thương hiệu máy tính tiền phổ biến (KiotViet, Haravan, Topcash, Casio, Sunmi, v.v.).
• Cung cấp tài liệu hướng dẫn bằng tiếng Việt + hotline hỗ trợ 24/7.

6. Trách nhiệm báo cáo & phối hợp kiểm tra

• Hàng quý nộp báo cáo tình hình hoạt động (số lượng khách hàng, số lượng hóa đơn truyền, tỷ lệ lỗi, sự cố…) trước ngày 20 của tháng đầu quý sau.
• Khi có thanh tra, kiểm tra thuế, phải cung cấp toàn bộ log hệ thống, nhật ký truy cập trong vòng 24 giờ.
• Phải có bộ phận nội bộ kiểm soát chất lượng độc lập và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu cố tình làm sai lệch dữ liệu.

>> Tham khảo: Thời điểm xuất hóa đơn điện tử: Hướng dẫn mới nhất theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

7. Trách nhiệm bảo mật & bảo vệ dữ liệu cá nhân

• Áp dụng mã hóa đầu cuối AES-256 cho toàn bộ dữ liệu truyền và lưu trữ.
• Không được sử dụng dữ liệu hóa đơn của khách hàng cho mục đích thương mại (quảng cáo, bán dữ liệu…).
• Khi có yêu cầu của khách hàng, phải xóa toàn bộ dữ liệu trong vòng 30 ngày sau khi hết thời hạn lưu trữ 10 năm.
• Vi phạm Luật An toàn thông tin mạng hoặc Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân (sắp ban hành): phạt đến 5% doanh thu năm trước + bị thu hồi quyết định công bố.

8. Trách nhiệm liên đới khi khách hàng vi phạm

• Nếu khách hàng bị phạt do lỗi kỹ thuật từ phía TCT (hệ thống lỗi, chậm truyền, mất dữ liệu…), TCT phải bồi thường 100% tiền phạt + chi phí phát sinh.
• Nếu TCT cố ý cấu kết với khách hàng để làm giả, làm sai lệch dữ liệu hóa đơn → bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo Điều 203 Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi).

>> Tham khảo: Hóa đơn VAT; Biên bản điều chỉnh hóa đơn.

Tính đến 28/11/2025:

• Chỉ khoảng 15/73 tổ chức hiện tại đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn Tier 3 + ISO 27001 (VNPT, Viettel, VnVista, MISA, CMC, BKAV… là những cái tên lớn nhất).
• Nhiều nhà cung cấp nhỏ đang phải gấp rút liên minh hoặc sáp nhập để đủ tiềm lực đầu tư hạ tầng hàng trăm tỷ đồng.
• Chi phí vận hành trung bình của một TCT lớn tăng thêm 35–45% so với năm 2024.

Kết luận

Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/