Hóa đơn tổng cuối ngày hoặc cuối tháng

1. Cơ sở pháp lý

Quy định về hóa đơn tổng cuối ngày/tháng được bổ sung và hoàn thiện trong:

• Dự thảo Nghị định thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP (đang trong giai đoạn lấy ý kiến và hoàn thiện năm 2026).
• Thông tư 32/2025/TT-BTC ngày 31/5/2025.
• Nghị định 117/2025/NĐ-CP về quản lý thuế đối với hoạt động thương mại điện tử.
• Luật Quản lý thuế 2025.

Theo dự thảo, cơ quan thuế cho phép một số đối tượng được lập hóa đơn tổng hợp cuối ngày hoặc cuối tháng nhằm giảm số lượng hóa đơn phải truyền dữ liệu, đồng thời vẫn đảm bảo tính minh bạch và khả năng tra cứu.

>> Tham khảo: Quy định mới nhất về lưu trữ hóa đơn điện tử 2026.

2. Đối tượng được áp dụng

Hiện nay, hóa đơn tổng cuối ngày/tháng được áp dụng chủ yếu cho các trường hợp sau:

• Sàn thương mại điện tử (Shopee, Lazada, Tiki, TikTok Shop…): Tổng hợp hóa đơn cho người bán có doanh thu nhỏ lẻ.
• Cửa hàng bán lẻ, siêu thị mini, nhà hàng, quán ăn: Các giao dịch thanh toán nhanh, giá trị nhỏ.
• Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ thường xuyên (vận tải, viễn thông, điện nước, xăng dầu).
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc diện bắt buộc sử dụng HĐĐT (doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên) nhưng có nhiều giao dịch nhỏ.
• Các trường hợp khác theo quyết định của Tổng cục Thuế.

Lưu ý: Không phải tất cả doanh nghiệp đều được áp dụng. Phải đăng ký và được cơ quan thuế chấp thuận trước khi sử dụng hình thức này.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử; Tra cứu hóa đơn điện tử.

3. Điều kiện để lập hóa đơn tổng

Để được lập hóa đơn tổng cuối ngày/tháng, cần đáp ứng các điều kiện sau:

• Giao dịch phải là các khoản bán hàng hóa, dịch vụ giá trị nhỏ, phát sinh thường xuyên.
• Phải có bảng kê chi tiết kèm theo (danh sách các giao dịch được tổng hợp).
• Hóa đơn tổng phải được lập chậm nhất vào cuối ngày (đối với hóa đơn tổng ngày) hoặc cuối tháng (đối với hóa đơn tổng tháng).
• Dữ liệu phải được truyền cho cơ quan thuế đúng hạn.
• Phải đảm bảo người mua vẫn tra cứu được thông tin giao dịch của mình (qua mã QR hoặc cổng thông tin).

4. Nội dung bắt buộc trên hóa đơn tổng

Hóa đơn tổng phải đảm bảo đầy đủ các tiêu thức theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, bao gồm:

• Tên hóa đơn, ký hiệu, số hóa đơn.
• Thông tin người bán và người mua (đối với hóa đơn tổng tháng có thể ghi “Người mua đa dạng” hoặc “Các khách hàng”).
• Tổng hợp giá trị hàng hóa, dịch vụ, thuế GTGT, tổng thanh toán.
• Phải đính kèm Bảng kê chi tiết (Mẫu quy định) liệt kê từng giao dịch (ngày, số lượng, thành tiền…).
• Chữ ký số của người bán và mã của cơ quan thuế (nếu áp dụng).

5. Quy trình lập hóa đơn tổng cuối ngày/tháng

Bước 1: Đăng ký áp dụng hình thức lập hóa đơn tổng với cơ quan thuế qua phần mềm HĐĐT.

Bước 2: Trong ngày/tháng, hệ thống tự động ghi nhận tất cả giao dịch (thường qua máy tính tiền hoặc nền tảng TMĐT).

Bước 3: Cuối ngày (hoặc cuối tháng), kế toán hoặc hệ thống tự động tổng hợp dữ liệu và lập hóa đơn tổng.

Bước 4: Ký số điện tử, gửi yêu cầu cấp mã (nếu có) và truyền dữ liệu cho cơ quan thuế.

Bước 5: Gửi hóa đơn tổng kèm bảng kê cho người mua (nếu người mua yêu cầu) qua email hoặc cổng thông tin.

6. Lợi ích của hóa đơn tổng

• Giảm đáng kể số lượng hóa đơn phải lập và truyền (từ hàng nghìn xuống chỉ vài chục hóa đơn/tháng).
• Giảm tải cho hệ thống của Tổng cục Thuế.
• Tiết kiệm thời gian, chi phí cho doanh nghiệp và hộ kinh doanh.
• Tăng tốc độ thanh toán và trải nghiệm khách hàng trong bán lẻ, TMĐT.
• Dễ dàng quản lý, thống kê doanh thu.

7. Lưu ý quan trọng khi áp dụng

• Phải lưu trữ đầy đủ hóa đơn tổng và bảng kê chi tiết ít nhất 10 năm.
• Khi có sai sót phải lập hóa đơn điều chỉnh riêng cho hóa đơn tổng.
• Hộ kinh doanh chỉ được áp dụng khi thuộc diện bắt buộc sử dụng HĐĐT.
• Doanh nghiệp phải có hệ thống công nghệ đủ mạnh để tổng hợp và truyền dữ liệu chính xác.
• Cơ quan thuế có quyền kiểm tra bảng kê chi tiết bất kỳ lúc nào.

Kết luận

Hóa đơn tổng cuối ngày/tháng là một trong những điểm mới tiến bộ nhất trong cải cách quản lý hóa đơn điện tử năm 2026. Quy định này thể hiện sự linh hoạt của Nhà nước trong việc hỗ trợ doanh nghiệp, đặc biệt là các nền tảng thương mại điện tử và hộ kinh doanh có quy mô lớn nhưng giao dịch nhỏ lẻ.

 Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15, phố Đặng Thùy Trâm, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/