Thông thường, một bộ hồ sơ dùng để thông báo phát hành hóa đơn điện tử phải bao gồm đầy đủ những yêu cầu sau:
- Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử ( Theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC).
>> Tham khảo: Doanh nghiệp có thể tra cứu báo cáo tài chính ở đâu?
- Thông báo phát hành hoá đơn điện tử (Theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC).
- Hoá đơn mẫu được lấy từ nhà cung cấp hóa đơn điện tử doanh nghiệp bạn sử dụng, chẳng hạn như E-invoice.
Lưu ý rằng, cách nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử chỉ có thể tiến hành thuận lợi khi doanh nghiệp đã có chữ ký số để tiến hành ký điện tử.
Doanh nghiệp thực hiện nộp hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo các bước như sau:
Bước 1. Chuẩn bị hồ sơ làm thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:
– Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử (Theo Mẫu số 1, Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC).
– Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (Theo Mẫu số 2, Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC).
– Hóa đơn mẫu (Do nhà phân phối giải pháp cung cấp).
Lưu ý:
- Quyết định sử dụng hóa đơn và hóa đơn mẫu phải là bản Scan và được đưa chung vào 01 bản dưới định dạng word (.doc).
>> Tham khảo: Xuất lùi ngày hóa đơn điện tử có được không?
- Cần có thêm một bản Thông báo phát hành định dạng “XML”
- Chữ ký số để ký điện tử (Token).
Để tạo Thông báo phát hành hóa đơn điện tử định dạng XML, doanh nghiệp cần đăng nhập vào phần mềm HTKK và thực hiện các bước sau:
Nhập các thông tin bắt buộc vào Thông báo phát hành
- Chọn “Kết xuất XML”.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
- Điền các thông tin theo mẫu hóa đơn điện tử”.
Bước 2. Nộp File thông báo phát hành hóa đơn điện tử định dạng XML.
Doanh nghiệp truy cập vào địa chỉ nhantokhai.gdt.gov.vn bằng trình duyệt Internet Explorer. Sau đó, đăng nhập vào hệ thống bằng mã số thuế đơn vị. Tích chọn mục “Tài khoản”. Chọn “Đăng ký thêm tờ khai”.
Đăng ký thêm tờ khai
Chọn “Thông báo phát hành hóa đơn” rồi nhấn “Tiếp tục”.
Sau khi đã đăng ký xong, doanh nghiệp nộp Thông báo phát hành hóa đơn điện tử bằng cách chọn mục Tờ khai/Tải lên và chọn File thông báo định dạng XML.
>> Tham khảo: Hạn nộp quyết toán thuế tncn là khi nào?
Bước 3: Nộp quyết định sử dụng hóa đơn điện tử, thông báo phát hành hóa đơn điện tử và hóa đơn mẫu bản Word.
Sau khi đã tải lên Thông báo phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp thực hiện “Tra cứu” tờ khai thông báo phát hành hóa đơn.
Chọn File Word (File gộp cả bản Scan quyết định sử dụng hóa đơn điện tử, Thông báo phát hành hóa đơn điện tử và Hóa đơn mẫu) đính kèm và ký nộp.
Doanh nghiệp thực hiện tra cứu tờ khai thông báo phát hành hóa đơn sau đó tích chọn mục “Gửi phụ lục” để đính kèm File Word và cắm chữ ký số để gửi tờ khai.
Bước 4: Kiểm tra thông tin phát hành hóa đơn.
Sau 02 ngày kể từ ngày đăng ký phát hành hóa đơn điện tử doanh nghiệp phải thực hiện kiểm tra tình trạng phát hành.
Truy cập trang tracuuhoadon.gdt.gov.vn, nếu hiện đầy đủ thông tin hóa đơn nghĩa là doanh nghiệp đã được phép sử dụng hóa đơn đó.
>> Tham khảo: Tra cứu báo cáo tài chính, Nguyên tắc lập bảng cân đối kế toán.
Nếu không hiện đầy đủ các thông tin trên hóa đơn thì doanh nghiệp phải in bản cứng để nộp trực tiếp với Cơ quan Thuế.
Nếu không có thay đổi về nội dung và hình thức phát hành thì kể từ lần thứ 2 trở đi, doanh nghiệp không cần phải gửi kèm hóa đơn mẫu mà chỉ cần làm Thông báo phát hành hóa đơn.
Cần lưu ý, doanh nghiệp không được phép sử dụng hóa đơn trước khi hoàn tất Thông báo phát hành hóa đơn để tránh bị xử phạt hành chính.
>> Tham khảo: Bảng kê hóa đơn bán hàng.
Trường hợp các doanh nghiệp mới thành lập hoặc đã thành lập một thời gian nhưng chưa phát hành hóa đơn thì Chi cục Thuế sẽ tiến hành kiểm tra tình trạng doanh nghiệp.
Đối với doanh nghiệp đã từng sử dụng hóa đơn giấy hoặc tự in sẽ không cần qua bước này.
Kết luận
Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
VnVista I-Shine
© http://vnvista.com