Jun 29 2022, 10:25 AM Bởi: Leoaslan

Để tránh tình trạng hiểu sai bản chất hay sử dụng sai quy định pháp luật, người dùng khi sử dụng bản thể hiện hóa đơn điện tử cần lưu ý một số điểm sau:

1. Hóa đơn điện tử gốc phải đảm bảo tính hợp pháp

Bản thể hiện của hóa đơn điện tử cần có hóa đơn điện tử gốc hợp pháp. Đồng thời phải tuân thủ theo quy định của Nghị định Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

Hóa đơn điện tử đầu vào là một hình thái của hóa đơn đầu vào theo quy định của Tổng cục Thuế ban hành. Theo quy định tại Nghị định 123/2020, từ 01/07/2022, toàn bộ các doanh nghiệp phải chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử.

Theo chủ trương áp dụng hóa đơn điện tử trên toàn quốc theo 2 giai đoạn, nhiều tỉnh thành đã gần như hoàn thành kế hoạch. Điều đó có nghĩa là sắp tới các loại hóa đơn, kể cả hóa đơn đầu vào đều sẽ được chuyển đổi sang hóa đơn điện tử.

Theo Luật Kế toán và Luật giao dịch điện tử, doanh nghiệp cần lưu trữ hóa đơn điện tử trong 10 năm, tương tự như khi sử dụng và lưu trữ hóa đơn giấy.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

2. Phản ánh toàn vẹn, đầy đủ hình thức, nội dung của hóa đơn điện tử gốc

Bản thể hiện hóa đơn điện tử phải phản ánh toàn vẹn về nội dung, hình thức của hóa đơn điện tử gốc theo quy định. Tất cả các thông tin trên bản thể hiện của hóa đơn điện tử trùng khớp với hóa đơn điện tử gốc.

Theo Điều 11, Nghị định 119/2018/NĐ-CP, khi lưu trữ hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần lưu ý các nguyên tắc dưới đây:

Hóa đơn điện tử phải được bảo quản, quản lý, lưu trữ bằng phương tiện điện tử.
Doanh nghiệp được tự lựa chọn, áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp với đặc thù riêng và khả năng công nghệ nhưng phải đảm bảo tối thiểu 3 yêu cầu:
Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn và đầy đủ thông tin: Thông tin tuyệt đối không bị thay đổi, sai lệch trong suốt quá trình thực hiện bảo quản, lưu trữ.
Lưu trữ hóa đơn điện tử theo đúng và đủ thời gian quy định theo pháp luật về kế toán.
Hóa đơn điện tử lưu trữ phải in được ra bản giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.
Hóa đơn điện tử hết thời hạn lưu trữ có thể tiêu hủy nếu không có quy định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

3. Không có hiệu lực giao dịch, chỉ có giá trị lưu trữ

Bản thể hiện của hóa đơn điện tử chỉ có giá trị lưu trữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán và giao dịch điện tử. Vì vậy, doanh nghiệp cần lưu ý, bản thể hiện của hóa đơn điện tử không có hiệu lực để giao dịch thanh toán. Ngoại trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với hệ thống của cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định 119/2019/NĐ-CP.

Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC, điều kiện để lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào:

Đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử. Tính toàn vẹn là thông tin trên hóa đơn điện tử còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.
Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết. Tuân thủ theo các quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ: Nội dung này được quy định theo Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn quy định về Hóa đơn theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP.

>> Tham khảo: Hướng dẫn tra cứu thông tin nộp thuế TNCN.

Kết luận

Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
Tel: 024.37545222
Fax: 024.37545223
Website: https://einvoice.vn/