Bản in của bài viết

Việc báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế là hoạt động bắt buộc hàng quý nhằm đảm bảo tính minh bạch và thuận lợi cho công tác quản lý của cơ quan thuế đối với doanh nghiệp. Bài viết sau sẽ trình bày các bước cực kì đơn giản để bạn có thể lập báo cáo gửi cơ quan thuế chính xác nhất và nhanh chóng nhất.

1. Khi nào bạn cần phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp cần phải nộp hai loại báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo từng tháng và theo từng quý và thời hạn đối với từng loại báo cáo cũng có điểm khác biệt.

1.1. Đối với báo cáo theo theo tháng

Các tổ chức và doanh nghiệp cần phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử chậm nhất vào ngày 20 của tháng sau theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC.

1.2. Đối với báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý

Thời hạn mà doanh nghiệp và các tổ chức cần tuân thủ khi nộp báo cáo theo quý gồm:

• Với Quý I: Doanh nghiệp và tổ chức nộp báo cáo chậm nhất là vào ngày 30/4
• Với Quý II: Doanh nghiệp và tổ chức nộp báo cáo chậm nhất là vào ngày 30/7
• Với Quý III: Doanh nghiệp và tổ chức nộp báo cáo chậm nhất là vào ngày 30/10
• Với Quý IV: Doanh nghiệp và tổ chức nộp báo cáo chậm nhất là vào ngày 30/1 của năm sau.

2. Làm theo 5 bước để lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử

Có 5 bước vô cùng đơn giản mà các doanh nghiệp và tổ chức có thể làm theo để nộp báo cáo một cách đơn giản và nhanh chóng nhất. Chúng ta hãy cùng điểm qua các bước này.

Bước 1: Hãy đăng nhập phần mềm Hỗ Trợ Kê Khai Thuế

Đăng nhập phần mềm HTKK của Tổng cục thuế

Trường hợp nếu bạn chưa có phần mềm HTKK thì có thể tải trên mạng về.

Bước 2: Mở giao diện “Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26/AC)”

Nhấn vào mục “Hóa đơn”, chọn “Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26/AC)”.

Chọn mục “Hóa đơn” để có thể lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Tiếp đó, bạn chọn “Kỳ báo cáo” theo tháng hay theo quý mà mình muốn rồi nhấn “Đồng ý” là màn hình sẽ hiển thị giao diện “Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26/AC)”.

Giao diện Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26/AC)

Bước 3: Nhập số liệu vào các cột thật chính xác

Bạn cần điền thông tin vào bảng để hoàn thành báo cáo. Cụ thể:

• Cột 1: Cột số thứ tự. Nếu bạn muốn thêm dòng có thể nhấn F5 hoặc xóa bỏ thì nhấn F6.
• Cột mã loại hóa đơn: Chính là mã của loại hóa đơn mà bạn muốn báo cáo.

Hình minh họa thông tin cần điền từ Cột 1 – Cột 9

• Cột 2: Tên hóa đơn. Phần này thì hệ thống sẽ tự động hóa chứ bạn không cần điền.
• Cột 3: Ký hiệu mẫu hóa đơn. Bạn nhập theo mục “Mẫu số (from)” trên hóa đơn của doanh nghiệp.
• Cột 4: Ký hiệu hóa đơn. Bạn nhập theo mục “Ký hiệu (Serial No)” trên hóa đơn của doanh nghiệp.
• Cột 5: Tổng số. Phần này máy tính cũng tự động hóa, bạn không cần phải điền.
• Cột 6, 7: Từ số – Đến số của “Số tồn đầu kỳ”. Nếu là lần đầu tiên thì bạn nhập số tồn đầu kỳ của kỳ đầu, còn từ kỳ thứ 2 trở đi thì hệ thống sẽ tự động chuyển số tồn cuối kỳ trước lên và bạn vẫn có thể chỉnh sửa nếu số liệu có sai sót.
• Cột 8,9: Từ số – Đến số của “Số mua/ phát hành trong kỳ” được nhập theo dạng số. Trường hợp trong kỳ bạn không đặt in và thông báo phát hành thì mục này bỏ qua, không cần điền.
• Cột 10, 11, 12: Hệ thống sẽ tự động hóa, bạn không cần điền.

Hình minh họa thông tin cần điền từ Cột 10 – Cột 19

• Cột 13: Số lượng đã sử dụng. Bạn nhập số lượng hóa đơn đã sử dụng. Lưu ý rằng, số lượng này không bao gồm các hóa đơn đã xóa bỏ, mất hay hủy và phải nhỏ hơn Cột 5.
• Cột 14, 16, 18: Hệ thống sẽ tự động hóa, bạn không cần điền.
• Cột 15, 17, 19: Bạn nhập mã số của các hóa đơn xóa bỏ, mất, hủy và lưu ý không được trùng nhau. Nếu các hóa đơn bị xóa bỏ, mất hủy không liên tiếp thì bạn phải thêm dấu chấm phẩy ( ngăn cách giữa các số. Còn trường hợp các mã hóa đơn này liên tiếp nhau thì kê khai dướng dạng khoảng (ví dụ: 0000006-0000009) và sử dụng ngăn cách bởi dấu gạch ngang (-).
• Cột 20, 21, 22: Hệ thống sẽ tự động hóa, bạn không cần điền.

Cột 20, 21, 22 hệ thống sẽ tự động điền thông tin

Ngoài ra, bạn cần điền một số mục khác để hoàn thành báo cao:

• Người lập biểu: Bạn không cần nhập mục này.
• Người đại diện theo pháp luật: Nhập tên giám đốc.
• Ngày lập báo cáo: Luôn mặc định là ngày hiện tại. Bạn được phép sửa nếu điền sai nhưng vẫn phải đúng là ngày bạn lập báo cáo.

Bước 4:  Đừng quên lưu báo cáo của bạn

Sau khi đã làm xong báo cáo, bạn nhấn nút “Ghi” để lưu lại.

Trường hợp trong bản báo cáo có bất kỳ sai sót nào, hệ thống sẽ tự động báo lại cho bạn ngay lúc đó.

Bước 5. Kết xuất XML

Sau khi đã hoàn tất, bạn nhấn “Kết xuất XML” rồi nộp qua mạng cho cơ quan thuế.

3. Những lưu ý trong quá trình lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử

Một số trường hợp mà doanh nghiệp cần lưu ý trong quá trình lập báo cáo gồm có:

3.1. Không sử dụng hóa đơn trong quý

Trường hợp trong quý đó các doanh nghiệp không sử dụng tới hóa đơn thì vẫn phải lập báo cáo và ghi số lượng hóa đơn sử dụng bằng 0.

3.2. Doanh nghiệp có 2 loại hóa đơn

Trường hợp doanh nghiệp trong 1 kỳ báo cáo có 2 loại hóa đơn (hóa đơn tự đặt, tự in và hóa đơn mua của cơ quan thuế) thì phải tiến hành báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn trong cùng một báo cáo.

3.3. Với các hóa đơn thu cước

Các hóa đơn thu cước dịch vụ viễn thông, hóa đơn tiền điện, hóa đơn tiền nước, hóa đơn thu phí dịch vụ của các ngân hàng, vé vận tải hành khách của các đơn vị vận tải, các loại tem, vé, thẻ và một số trường hợp khác theo quy định sẽ báo cáo theo số lượng (tổng số) hóa đơn.

Đặc biệt, các cơ sở kinh doanh phải hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của số lượng hóa đơn còn tồn đầu kỳ, tổng số đã sử dụng, tổng số xoá bỏ, mất, hủy và phải đảm bảo cung cấp được số liệu hóa đơn chi tiết (từ số…đến số) khi cơ quan thuế yêu cầu.

Kết luận

Bài viết trên đây đã trình bày rất chi tiết các bước để lập báo cáo gửi cơ quan thuế. Hi vọng những thông tin trên đây sẽ hữu ích đối với cộng đồng doanh nghiệp.