Phân loại hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là hóa đơn được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, do tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán và thuế. Theo Luật Quản lý thuế 2025 và các văn bản hướng dẫn, hóa đơn điện tử đã trở thành hình thức bắt buộc trong hầu hết các giao dịch, góp phần minh bạch hóa, giảm thủ tục hành chính và hỗ trợ kê khai thuế tự động.

Dưới đây là cách phân loại hóa đơn điện tử theo quy định hiện hành, chủ yếu dựa trên Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP hiệu lực từ 01/6/2025), Thông tư 32/2025/TT-BTC và Nghị định 68/2026/NĐ-CP (quy định về thuế và HĐĐT cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh – HKD, CNKD).

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

1. Phân loại theo phương thức cấp mã của cơ quan thuế

Theo khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), HĐĐT được phân thành 3 loại chính:

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế Đây là loại hóa đơn phổ biến nhất. Cơ quan thuế cấp mã (một dãy số giao dịch duy nhất + chuỗi ký tự mã hóa) trước khi người bán gửi cho người mua. Áp dụng cho: Hầu hết HKD, CNKD có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên; các giao dịch bán lẻ, giao dịch có rủi ro cao về thuế. Ký hiệu: Thường bắt đầu bằng chữ C (ví dụ: C25TAA…). Ưu điểm: Đảm bảo tính xác thực cao, dễ kiểm soát của cơ quan thuế.
• Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế Người bán tự lập, ký số điện tử và gửi trực tiếp cho người mua mà không cần cơ quan thuế cấp mã trước. Dữ liệu vẫn được truyền đến cơ quan thuế (theo bảng tổng hợp hoặc thời gian thực). Áp dụng cho: Doanh nghiệp lớn, tổ chức kinh tế có hạ tầng công nghệ tốt, ít rủi ro thuế (điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, tài chính ngân hàng, siêu thị lớn…). Ký hiệu: Thường bắt đầu bằng chữ K (ví dụ: K25TAA…).
• Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền (HĐĐT từ MTT) Loại hóa đơn đặc thù, được lập trực tiếp từ hệ thống máy tính tiền (POS – Point of Sale) hoặc thiết bị tính tiền, sau đó truyền dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế. Có thể có mã của cơ quan thuế hoặc chỉ có dữ liệu điện tử để người mua truy xuất, kê khai. Không bắt buộc phải có chữ ký số của người bán trên từng hóa đơn (giúp xuất nhanh). Áp dụng cho: Bán lẻ trực tiếp cho người tiêu dùng tại siêu thị, nhà hàng, quán ăn, khách sạn, vận tải hành khách, vui chơi giải trí… Đặc biệt bắt buộc với HKD, CNKD có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên nếu sử dụng máy tính tiền. Ký hiệu: Thường chứa chữ M (ví dụ: CM25…).

2. Phân loại theo nội dung và mục đích sử dụng

• Hóa đơn giá trị gia tăng (HĐ GTGT): Dùng cho tổ chức, cá nhân khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Phản ánh đầy đủ thuế GTGT đầu ra, cho phép người mua khấu trừ thuế đầu vào.
• Hóa đơn bán hàng: Dùng cho tổ chức, cá nhân khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc các trường hợp không phải kê khai khấu trừ (ví dụ: bán hàng cho người tiêu dùng cuối).
• Hóa đơn khác: Bao gồm hóa đơn bán tài sản công, bán hàng dự trữ quốc gia, tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử…
• Hóa đơn thương mại điện tử: Bổ sung mới theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, áp dụng cho xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài khi đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế.
• Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, biên bản điều chỉnh, hóa đơn điều chỉnh/thay thế (dùng khi xử lý sai sót).

3. Phân loại theo đối tượng áp dụng

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế: Sử dụng HĐĐT (có mã hoặc không có mã) trong hầu hết giao dịch. Một số lĩnh vực được dùng loại không có mã nếu có hạ tầng truyền dữ liệu tốt.
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh (theo Nghị định 68/2026/NĐ-CP):
  • Doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên: Bắt buộc sử dụng HĐĐT có mã hoặc khởi tạo từ máy tính tiền (phải đăng ký trong 30 ngày kể từ khi lũy kế đạt ngưỡng).
  • Doanh thu trên 500 triệu đến dưới 1 tỷ đồng/năm: Không bắt buộc, nhưng có thể sử dụng tự nguyện.
  • Doanh thu dưới 500 triệu đồng/năm: Không chịu thuế GTGT và thường không bắt buộc sử dụng HĐĐT.

4. Ký hiệu hóa đơn điện tử

Ký hiệu gồm 6 ký tự:

• Chữ cái đầu: C (có mã) hoặc K (không có mã).
• Chữ cái tiếp theo: T (GTGT), D (bán hàng), M (từ máy tính tiền), v.v.
• Số chỉ năm lập hóa đơn (ví dụ: 26 cho năm 2026).
• Các ký tự còn lại thể hiện loại hình cụ thể.

5. Lưu ý quan trọng khi sử dụng các loại hóa đơn

• Tất cả HĐĐT phải đảm bảo nội dung bắt buộc (tên, địa chỉ, MST người bán/mua, tên hàng hóa, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tổng tiền thanh toán, thời điểm lập, chữ ký số…).
• Xử lý sai sót: Chỉ được điều chỉnh hoặc thay thế (không hủy hóa đơn), cần biên bản thỏa thuận giữa hai bên (trừ một số trường hợp đặc biệt).
• HKD, CNKD đạt ngưỡng 1 tỷ đồng phải đăng ký qua Cổng hoadondientu.gdt.gov.vn hoặc nhà cung cấp dịch vụ được công nhận.
• Vi phạm quy định về loại hóa đơn và sử dụng có thể bị xử phạt hành chính theo Nghị định về vi phạm thuế.

Doanh nghiệp và HKD cần theo dõi doanh thu thường xuyên để chọn loại HĐĐT phù hợp. Khi đạt ngưỡng bắt buộc, nên chuẩn bị sớm hạ tầng (phần mềm, chữ ký số, máy tính tiền kết nối).

>> Tham khảo: Quy trình xuất hóa đơn VAT.

Liên hệ Chi cục Thuế quận/huyện (tại Hà Nội hoặc địa phương) để được hướng dẫn cụ thể theo ngành nghề và quy mô. Theo dõi website chính thức gdt.gov.vn hoặc mof.gov.vn để cập nhật các văn bản mới nhất, vì Dự thảo Nghị định chi tiết về HĐĐT, chứng từ điện tử đang được hoàn thiện năm 2026.

Việc nắm rõ phân loại hóa đơn điện tử giúp tuân thủ pháp luật, tránh rủi ro và tối ưu hóa quy trình kinh doanh trong môi trường số hóa hiện nay.

Kết luận

Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15, phố Đặng Thùy Trâm, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/