Hướng dẫn chi tiết kê khai thuế TNCN

Thuế Thu nhập Cá nhân (TNCN) là khoản thuế trực thu mà cá nhân phải nộp cho Nhà nước dựa trên thu nhập chịu thuế sau khi trừ các khoản giảm trừ. Việc kê khai và quyết toán thuế TNCN là nghĩa vụ của cá nhân và tổ chức trả thu nhập, giúp đảm bảo tính chính xác, minh bạch và thực hiện đúng quy định pháp luật.

Bài viết này hướng dẫn toàn diện cách kê khai thuế TNCN, tập trung vào hai nhóm chính:

• Tổ chức, cá nhân trả thu nhập (khấu trừ và quyết toán thay).
• Cá nhân tự kê khai, quyết toán trực tiếp.

Thông tin dựa trên quy định hiện hành năm 2026 (Luật Quản lý thuế, Thông tư 80/2021/TT-BTC được sửa đổi, bổ sung và các hướng dẫn mới nhất từ Tổng cục Thuế).

>> Tham khảo: Cách lập bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đúng quy định.

1. Tổng quan về kê khai thuế TNCN

Kê khai thuế TNCN bao gồm hai hình thức chính:

• Khai tạm tính theo tháng/quý: Áp dụng cho tổ chức trả thu nhập từ tiền lương, tiền công (mẫu 05/KK-TNCN).
• Quyết toán thuế năm: Tổng hợp toàn bộ thu nhập, khấu trừ, giảm trừ trong năm để xác định số thuế phải nộp hoặc hoàn thuế (mẫu 05/QTT-TNCN cho tổ chức; mẫu 02/QTT-TNCN cho cá nhân tự quyết toán).

Đối tượng phải kê khai:

• Tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công (doanh nghiệp, cơ quan nhà nước, hộ kinh doanh…).
• Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công tại nhiều nơi, hoặc có thu nhập khác (kinh doanh, đầu tư, chuyển nhượng…).
• Cá nhân không cư trú có thu nhập phát sinh tại Việt Nam.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử; Báo giá hóa đơn điện tử.

Mức giảm trừ gia cảnh (áp dụng quan trọng cho năm 2025 và 2026):

• Đối với quyết toán năm 2025 (thực hiện năm 2026): Bản thân 11 triệu đồng/tháng (132 triệu/năm); mỗi người phụ thuộc 4,4 triệu đồng/tháng.
• Từ kỳ tính thuế năm 2026 (thu nhập năm 2026, quyết toán năm 2027): Bản thân tăng lên 15,5 triệu đồng/tháng (186 triệu/năm); mỗi người phụ thuộc 6,2 triệu đồng/tháng.

Biểu thuế lũy tiến từng phần vẫn áp dụng như cũ (5% đến 35%).

Thời hạn quan trọng năm 2026 (quyết toán năm 2025):

• Tổ chức trả thu nhập (quyết toán thay cho cá nhân ủy quyền): Chậm nhất ngày 31/3/2026.
• Cá nhân tự quyết toán trực tiếp: Chậm nhất ngày 30/4/2026 (do trùng nghỉ lễ 30/4 – 1/5 và cuối tuần, thực tế thường gia hạn đến ngày làm việc tiếp theo như 02/5 hoặc 04/5/2026 tùy hướng dẫn cụ thể).

>> Tham khảo: Đề xuất về hộ kinh doanh được gộp hóa đơn và giảm nghĩa vụ khi bán hàng online.

2. Kê khai thuế TNCN cho tổ chức trả thu nhập (khấu trừ tại nguồn)

Tổ chức trả thu nhập (công ty) phải khấu trừ thuế TNCN trước khi trả lương cho người lao động và kê khai theo tháng hoặc quý.

Mẫu tờ khai: 05/KK-TNCN – Tờ khai khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (ban hành kèm Thông tư 80/2021/TT-BTC, có sửa đổi).

Cách kê khai trên phần mềm HTKK hoặc eTax:

• Tải và cài đặt phần mềm HTKK (Hỗ trợ kê khai thuế) từ website Tổng cục Thuế (gdt.gov.vn).
• Mở phần mềm → Chọn “Thuế Thu nhập cá nhân” → Chọn mẫu 05/KK-TNCN.
• Nhập thông tin: Kỳ tính thuế (tháng/quý/năm), thông tin tổ chức trả thu nhập, danh sách cá nhân nhận thu nhập (tổng thu nhập, thu nhập chịu thuế, các khoản giảm trừ, thuế khấu trừ…).
• Hệ thống tự tính toán số thuế phải nộp.
• Kiểm tra → Ký số điện tử → Nộp tờ khai qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (thuedientu.gdt.gov.vn hoặc dichvucong.gdt.gov.vn).

Lưu ý:

• Phải kê khai ngay cả khi không phát sinh khấu trừ thuế.
• Đính kèm bảng kê chi tiết nếu có nhiều người lao động.
• Nộp tiền thuế (nếu có) cùng lúc hoặc theo hạn riêng.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

3. Quyết toán thuế TNCN cho tổ chức trả thu nhập

Cuối năm, tổ chức phải tổng hợp và quyết toán toàn bộ số thuế đã khấu trừ.

Mẫu tờ khai: 05/QTT-TNCN – Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân.

Hướng dẫn kê khai online trên Cổng Dịch vụ công:

• Truy cập dichvucong.gdt.gov.vn hoặc thuedientu.gdt.gov.vn.
• Đăng nhập bằng tài khoản thuế điện tử hoặc VNeID (định danh điện tử).
• Chọn “Kê khai thuế” → “Thuế Thu nhập cá nhân” → Chọn mẫu 05/QTT-TNCN.
• Hệ thống thường gợi ý dữ liệu từ các tờ khai tạm tính trong năm. Kiểm tra, bổ sung thông tin người phụ thuộc, các khoản thu nhập khác nếu có.
• Đính kèm phụ lục (bảng kê chi tiết cá nhân, chứng từ khấu trừ…).
• Ký số và nộp hồ sơ. Nhận biên nhận điện tử.

Tổ chức phải gửi giấy xác nhận khấu trừ thuế (mẫu 16/TH-TNCN hoặc tương đương) cho từng cá nhân để họ quyết toán nếu cần.

>> Tham khảo: Khái niệm và quy định về phiếu thu điện tử.

4. Cá nhân tự kê khai và quyết toán thuế TNCN

Cá nhân phải tự quyết toán trong các trường hợp:

• Có thu nhập từ 2 nơi trở lên trong năm.
• Có thu nhập từ kinh doanh, đầu tư, chuyển nhượng bất động sản…
• Muốn hoàn thuế (thuế khấu trừ thừa).
• Không ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập.

Mẫu tờ khai chính: 02/QTT-TNCN – Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân (dành cho cá nhân).

Cách tự quyết toán online dễ nhất năm 2026 – Trên ứng dụng eTax Mobile (rất tiện lợi, khuyến khích sử dụng):

• Tải ứng dụng: Tìm “eTax Mobile” trên App Store (iOS) hoặc Google Play (Android). Đây là ứng dụng chính thức của Tổng cục Thuế.
• Đăng nhập: Sử dụng tài khoản VNeID (định danh điện tử) hoặc mã số thuế + mật khẩu. Xác nhận chia sẻ thông tin.
• Chọn chức năng: Tại màn hình chính → Chọn “Hỗ trợ quyết toán thuế TNCN” → “Hỗ trợ lập tờ khai quyết toán”.
• Chọn năm: Chọn năm quyết toán (ví dụ: năm 2025) → Nhấn “Tra cứu”. Hệ thống tự động lấy dữ liệu từ các tổ chức trả thu nhập đã kê khai.
• Tạo tờ khai: Nhấn “Tạo tờ khai 02/QTT-TNCN gợi ý”. Hệ thống điền sẵn thông tin thu nhập, khấu trừ.
• Bổ sung thông tin:
  • Kiểm tra và khai thêm thu nhập từ các nguồn khác (nếu có).
  • Khai người phụ thuộc (đính kèm giấy tờ chứng minh nếu cần).
  • Các khoản giảm trừ khác (bảo hiểm, từ thiện…).
• Kiểm tra và nộp: Xem lại toàn bộ → Ký điện tử → Nộp hồ sơ. Hệ thống xác nhận và gửi biên nhận.

>> Tham khảo: Thời điểm xuất hóa đơn điện tử.

Cách khác: Trên website dichvucong.gdt.gov.vn hoặc thuedientu.gdt.gov.vn, thực hiện tương tự qua trình duyệt máy tính.

Hồ sơ cần chuẩn bị:

• Tờ khai 02/QTT-TNCN.
• Phụ lục 02-1/BK-QTT-TNCN (bảng kê người phụ thuộc).
• Chứng từ khấu trừ thuế (bản sao hoặc dữ liệu điện tử).
• Giấy tờ chứng minh giảm trừ (nếu yêu cầu).

Nơi nộp: Qua cổng điện tử (không cần đến trực tiếp cơ quan thuế trừ trường hợp đặc biệt).

5. Lưu ý quan trọng khi kê khai thuế TNCN

• Thu nhập chịu thuế và miễn thuế: Chỉ tính trên thu nhập chịu thuế sau khi trừ giảm trừ gia cảnh, đóng góp bảo hiểm bắt buộc, từ thiện… Một số khoản như trợ cấp thôi việc, thưởng sáng kiến có thể được miễn.
• Hoàn thuế: Nếu số thuế đã nộp (khấu trừ) lớn hơn số phải nộp, hệ thống sẽ hỗ trợ hoàn thuế tự động hoặc theo hồ sơ. Cá nhân có thể nhận tiền hoàn qua tài khoản ngân hàng.
• Phạt chậm nộp: Nếu nộp chậm tờ khai hoặc tiền thuế sẽ bị phạt từ 0,03%/ngày.
• Cập nhật thông tin: Luôn kiểm tra thông tin cá nhân (CMND/CCCD, số điện thoại, email) chính xác để nhận thông báo.
• Trường hợp đặc biệt: Cá nhân có thu nhập từ chuyển nhượng bất động sản, chứng khoán… phải kê khai riêng theo quy định.
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh: Từ năm 2026 có hướng dẫn kê khai riêng theo Nghị định mới, thường theo phương pháp khoán hoặc kê khai trực tiếp.

>> Tham khảo: Hóa đơn VAT.

Kết luận

Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15, phố Đặng Thùy Trâm, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/