Quản trị văn phòng - Có bị “ế”?

 - “Lưu trữ học văn phòng và quản trị văn phòng” giờ giống như cô gái đẹp đang kén chồng. Chúng tôi đang không sợ mình bị ế. Mặc dù, chưa thực sự nổi bật, nhưng ngành này cần thiết và đang có mặt ở tất cả đơn vị hành chính tại các cơ quan”. Phó khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng - ĐH Khoa học xã hộI và nhân văn (ĐHQG Hà Nội) Nguyễn Liên Hương ví von.

Xử lý hồ sơ giấy tờ, tài liệu và làm công tác lưu trữ tài liệu là một trong những công việc của người làm công tác văn phòng

Phương Thảo, nhân viên văn phòng Tổng công ty Dầu khí Việt Nam chia sẻ: “Mình thấy ai quan tâm tới ngành này là những người có sự tính toán thực tế. Lương 3triệu/tháng, không nhiều nhưng giúp bạn có một công việc ổn định. Được đấy chứ?”   

“Sếp phải quyết định những việc làm có tính chất chiến lược, còn mình sẽ bao quát ngày làm việc của ông ấy. Bắt đầu từ những điều đơn giản như: sắp xếp lịch làm việc, nhắc nhở các cuộc hẹn, …”. Thảo giải thích thêm: “Trường học không dạy mình làm những việc này như thế nào đâu!” 

Tuấn Thành, cũng tốt nghiệp "ngạch" văn phòng, muốn tự do và  thoải mái nên đã góp sức làm nhân viên Quản trị Văn phòng “cứng” cho mấy ông anh mở Công ty riêng của Văn phòng Đầu tư, xây dựng kiến trúc A+. Từ quản lý giấy tờ, hợp đồng, giao dịch với khách hàng… đến cả tiếp khách… Thành làm cả. 

Chị Thy Hương, nhân viên bộ phận Lưu trữ Quận ủy quận Thanh Xuân bình thản về công việc của mình: “Tôi làm quản lý công văn, chỉ thị cho cơ quan. Để được giao việc thế này, không chỉ cần năng lực mà còn cần cả sự giúp đỡ của thời gian. Đó là chìa khoá mở lòng tin của sếp cho các nhân viên như mình. Thỉnh thoảng, chỉnh lý tài liệu, bảo quản tài liệu, biết rõ các chuẩn của các thể thức văn bản… Và cả soạn thảo văn bản nữa".

Càng ngày, càng có nhiều cơ quan, công ty cần tuyển nhân viên quản trị Văn phòng. Tuy nhiên, không phảI nhà tuyển dụng nào cũng có yêu cầu đơn giản và “dễ tính”. 

Anh Vũ Hữu An – Tổng công ty bảo hiểm Việt Nam - Bảo Việt bật mí chút chút: “Tôi từng có kinh nghiệm tuyển dụng nhân viên được vài năm. Phải công nhận, có một nhân viên quản trị văn phòng cũng khá cần thiết. Nhưng bạn phải làm tốt Tin học văn phòng, ít nhất giao tiếp tốt một ngoại ngữ, ngoạI hình phải…thông minh nữa, rồi qua vòng phỏng vấn, làm thử để khẳng định đựợc mình”. 

Nếu làm ở bộ phận hành chính của một cơ quan hay công ty nào đó, một số công việc cho bạn sẽ làm là quản lý con dấu, quản lý hồ sơ giấy tờ, tài liệu và làm công tác lưu trữ tài liệu; thống kê, phân loại và định kỳ thông báo kịp thời tài liệu, văn bản mới cho lãnh đạo biết để tham khảo, khai thác phục vụ cho công tác kinh doanh; tổ chức lưu trữ, bảo quản và thanh lý các loạI công văn, giấy tờ, tài liệu theo quy định. Hoặc làm công tác quản trị cơ sở vật chất cho cơ quan bằng cách quản lý kho ấn chỉ, vật tư, văn phòng phẩm; thực hiện việc xuất nhập kho đúng chế độ quy định. Phối hợp với phòng kế toán hội sở định kỳ kiểm kê và lập báo cáo tồn kho. Đảm bảo an toàn tài sản trong kho, v.v.... 

Học thế nào? 

Thực tế, nhiều người tốt nghiệp ĐH, CĐ sau thời gian "lóng ngóng", đều có thể tiếp nhận công việc văn phòng. Những trường khối xã hội, ngoại ngữ còn có các khóa học dành cho SV sắp tốt nghiệp, bồi dưỡng kỹ năng văn phòng để trang bị cho SV của mình thêm hành trang cho "nghề mới". 

Trong những năm gần đây, một số ngành học như: Quản trị kinh doanh, Quản lí xã hội, PR…đang "lên ngôi". Ở Việt Nam, quá trình chuẩn hoá hệ thống cán bộ cải cách hành chính và tìm kiếm nhân lực quản trị cho các cơ quan, doanh nghiệp đã khiến cho ngành Quản trị văn phòng trở thành mối quan tâm thực tế của nhiều người. 

Các trường học cũng đã biến mình thích ứng.Tại trường ĐHDL Phương Đông, ngành Quản trị văn phòng tách riêng trong hệ thống của khoa Quản trị kinh doanh. Công lập thì có hẳn khoa của trường ĐH Khoa học Xã hội và Nhân văn (ĐHQG Hà Nội). 

Trường trung cấp văn thư lưu trữ nay "nâng tầm" CĐ, trở thành điểm ngắm đắt giá của không ít thí sinh thi khối C.Tại trường ĐHKHXH&NV, 2.700 thí sinh dự thi chỉ lấy 80, còn trường ĐHDL Phương Đông không lấy thí sinh ngoài nguyện vọng 1. Tỉ lệ mức điểm chuẩn của 3 khối A,C,D dao động từ 16-18 điểm.  

Thanh Dung - K48 Lưu trữ học và quản trị văn phòng cho hay. "“Bọn mình học Quản trị văn phòng chỉ có 4 đơn vị học trình, đa phần học công tác lưu trữ. Học thì học nhưng cũng chẳng rõ ra làm ở đâu”. 

“Kiến thức trong trường không đủ để SV có thể bắt tay vào công việc ngay khi ra trường. Nghề này đòi hỏi bạn phải xây dựng lòng tin. Lòng tin rất quan trọng không những với đồng nghiệp, mà còn với sếp, phải có tư duy quản lý khoa học. Điều đó chẳng ai có thể dạy bạn, chỉ có thời gian để bạn tích luỹ kinh nghiệm”, Phương Thảo cho hay. 

Theo cô Liên Hương, PhóChủ nhiệm khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng - ĐH Khoa học xã hội và nhân văn Hà Nội thì: “Nhiều người nghĩ công việc đó hoàn toàn “nghiêm túc” quá so với lứa tuổi. Những công văn, giấy tờ quan trọng… người ta dè dặt khi giao cho một người chưa kinh nghiệm. Chính vì vậy, trường phảI đứng ra trung gian, làm “công tác bảo đảm”. Dẫu vậy, những công việc phức tạp, SV vẫn thường chỉ được “kiến tập”. 

“Trong trường mình chưa biết nhiều về công việc văn phòng. Đi làm, phải bắt đầu từ những công việc của người tạp vụ như: rửa chén, pha trà, phảI một thờI gian mới khẳng định được năng lực, sự giao tiếp mình đã được giao đúng nhiệm vụ của một nhân viên quản trị văn phòng. Hiện tạI, mình đang làm công tác quản lí hồ sơ, thư ký giám đốc của Công ty vật tư Công nghiệp quốc phòng của Bộ Quốc phòng. Nhưng mình đã phải học hỏi rất nhiều - những kiến thức ở trường chưa bao giờ dạy”, Hồng Ngọc chia sẻ. 

Giảng viên Ngô Chinh Đức, ĐHDL Phương Đông cho biết: "Có những việc máy móc làm được nhưng để thay thế một cái đầu linh hoạt của một nhân viên quản trị văn phòng thì không thể. Tôi tin chắc rằng, nghề này khó bị bão hòa".