Bước 1: Đăng nhập phần mềm hóa đơn điện tử
Thực tế, không cần phải tiến hành chuyển đổi, người dùng vẫn hoàn toàn có thể lấy được hóa đơn điện tử định dạng PDF ngay sau khi xuất hóa đơn điện tử. Việc này được thực hiện rất đơn giản và nhanh chóng.
Cụ thể cách xuất hóa đơn điện tử định dạng PDF được tiến hành như sau:
Để có thể xuất hóa đơn điện tử định dạng PDF, bước đầu tiên bạn cần đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp mình đang sử dụng.
Hiện nay, hầu hết các phần mềm hóa đơn điện tử khi đăng nhập đều yêu cầu người dùng nhập 3 thông tin cơ bản: Mã số thuế doanh nghiệp, tên đăng nhập và mật khẩu. Trong đó, tên đăng nhập và mật khẩu sẽ do nhà cung cấp phần mềm cung cấp.
Hiện nay, hầu hết các phần mềm hóa đơn điện tử khi đăng nhập đều yêu cầu người dùng nhập 3 thông tin cơ bản: Mã số thuế doanh nghiệp, tên đăng nhập và mật khẩu. Trong đó, tên đăng nhập và mật khẩu sẽ do nhà cung cấp phần mềm cung cấp.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Bước 2: Đăng ký phát hành hóa đơn điện tử
Bước này chỉ áp dụng đối với các doanh nghiệp lần đầu tiên phát hành hóa đơn điện tử.
Trường hợp doanh nghiệp bạn đã thực hiện phù hợp với doanh nghiệp lần đầu tiên phát hành hóa đơn điện tử, đối với các doanh nghiệp đã phát hành có thể bỏ qua, thực hiện luôn bước 3.
Bước 3: Xuất hóa đơn
Sau khi đã đăng nhập thành công vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử doanh nghiệp đang sử dụng, bạn chọn chức năng lập hóa đơn mà mình muốn.
Chẳng hạn như với phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, tại giao diện trang chủ, bạn chọn chức năng “Hóa đơn”, chọn tiếp loại hóa đơn mà mình cần lập: Lập hóa đơn giá trị gia tăng, lập hóa đơn bán hàng,…
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.
Tiếp đó, hệ thống sẽ chuyển sang giao diện thông tin trên hóa đơn. Tại đây, bạn cần điền đầy đủ các thông tin cần thiết để tạo lập hóa đơn như: Mã hàng, tên hàng hóa & dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, %VAT, Thuế VAT,…
Sau khi hoàn tất các thông tin hóa đơn, bạn nhấn chọn ô “Ghi”.
Tiếp đó người dùng nhấn “Xuất hóa đơn”, tiến hành triển khai ký số để hoàn tất các bước xuất hóa đơn.
Nhấn ô “Xuất hóa đơn” rồi ký số để hoàn tất quy trình.
Tại hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, người dùng có thể dễ dàng tải hóa đơn điện tử đã xuất ở định dạng PDF hoặc XML về máy tính, bằng cách:
+ Chọn chức năng “Quản lý” trên giao diện chính;
+ Chọn “Danh sách hóa đơn xem nhanh”;
+ Chọn hóa đơn cần lấy file PDF;
+ Nhấn ô “Tải hóa đơn” rồi chọn tải ở định dạng PDF.
Bên cạnh đó, người dùng còn có thể nhấn “In chuyển đổi”, kết nối với máy in để chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy nếu cần.
Kết luận
Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
-
Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
-
Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
-
Tel: 024.37545222
-
Fax: 024.37545223
-
Website: https://einvoice.vn/
