Trường hợp nào được hủy hóa đơn?

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, người nộp thuế thực hiện hủy hóa đơn trong các trường hợp sau:

Trường hợp 1: Sau khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, kể từ thời điểm được cơ quan thuế chấp nhận Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử cũ (theo những văn bản pháp luật đã hết hiệu lực) và thực hiện hủy hóa đơn đúng quy định.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

Trường hợp 2: Người nộp thuế đã xuất hóa đơn và gửi cơ quan thuế nhưng phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót thì áp dụng hủy hóa đơn như sau: Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, nếu chưa gửi hóa đơn cho người mua thì khi phát hiện sai sót, người bán hủy hóa đơn đã xuất trên phần mềm hóa đơn điện tử sau đó sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐ ĐT Phụ lục IA, Nghị định 123/2020/NĐ-CP để thông báo cho cơ quan thuế.

Kế tiếp, người bán lập hóa đơn điện tử mới, ký số và gửi cơ quan thuế. Cơ quan thuế để cấp mã và gửi cho người mua. Đối với những hóa đơn đã gửi lên cơ quan thuế, cơ quan thuế sẽ tự hủy trên hệ thống sau khi nhận được thông báo của người nộp thuế.

Theo quy định nêu trên thì hóa đơn điện tử đã kê khai mới phát hiện ra sai sót thì cần lập hóa đơn điều chỉnh. Theo Điểm b, Khoản 2, Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

“b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

b1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.”

Trường hợp này được hướng dẫn cụ thể tại Khoản 2, Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã được cơ quan thuế cấp mã và gửi cho người mua rồi mới phát hiện ra sai sót thì căn cứ vào từng tình huống cụ thể để xử lý.

Tình huống 1: Sai sót tên, địa chỉ người mua, không sai mã số thuế và các nội dung khác.

Người bán không cần lập lại hóa đơn mà thực hiện:

Bước 1: Thông báo cho người mua về việc hóa đơn điện tử sai sót.
Bước 2: Thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT, Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Tình huống 2: Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế sai mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc ghi sai quy cách, chất lượng hàng hóa trên hóa đơn

Người bán lựa chọn một trong hai cách:

Cách 1: Người bán lập hóa đơn điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập bị sai sót:

Bước 1: Hai bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót.
Bước 2: Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót.
Hóa đơn điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót cần có dòng chữ sau:

“Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”.

>> Tham khảo: Hóa đơn đầu ra được kê khai trong mấy tháng?

Cách 2: Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử sai sót.

Bước 1: Hai bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót.
Bước 2: Người bán lập hóa đơn điện tử thay thế.
Hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót cần có dòng chữ sau:

“Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”.

Kết luận
Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/