Đem cả văn phòng làm việc vào ổ đĩa USB flash

Mọi công việc đều thuận tiện, trôi chảy khi bạn làm việc trên chiếc máy tính quen thuộc của mình vì nó đã có những ứng dụng cần thiết. Nhưng nếu bạn phải đi công tác xa và sẽ làm việc trên một chiếc máy lạ thì đâu có gì bảo đảm máy ấy có những chương trình bạn cần? Và nếu có thì hẳn là nó đã được thiết lập sẵn các tùy chọn không phù hợp với bạn. Một giải pháp cho vấn đề này là "đem cả văn phòng làm việc vào ổ đĩa USB flash". Nếu ổ đĩa USB flash của bạn chỉ để lưu dữ liệu thì có thể là một sự lãng phí, bởi hiện nay đã có nhiều phần mềm viết cho ổ đĩa vắt trên túi áo này. Vì vậy, thay vì để không dung lượng còn lại của ổ đĩa, bạn có thể dùng phần mềm USB-ToolBox 2 Pro. Đây là bộ phần mềm gồm nhiều chương trình chạy trên ổ đĩa USB flash, với trên 20 công cụ từ duyệt web, gửi và nhận POP mail, duyệt RSS theo tab, đến việc soạn thảo văn bản, mã hóa dữ liệu, nén file, lưu trữ password, xem ảnh, backup file... Có thể nói những hầu hết những gì người dùng thông thường cần khi làm việc trên máy tính thì USB-ToolBox cung cấp tương đối đủ. Việc duyệt web bằng trình duyệt USB-ToolBox, hay nhận và gửi thư sẽ bảo đảm sự riêng tư và an toàn khi bạn dùng máy tính nơi dịch vụ Internet công cộng, bởi vì bạn sẽ không để lại một dấu vết nào trên máy tính. Với nhiều chức năng mà dung lượng chỉ có 2, 8 MB, USB-ToolBox 2 Pro thực sự có ích cho những ai thường xuyên đi công tác hoặc phải làm việc trên máy tính khác. Chương trình thích hợp với mọi Windows. Bạn có thể tải USB-ToolBox 2 Pro cho dùng thử tại: http://www.koma-code.de/. Hoặc tải trực tiếp từ: http://www.koma-code.de/ProgsZip/USBToolBox2.zip.



H.1





Sau khi tải USB-ToolBox 2 Pro về, bạn giải nén tất cả vào một thư mục trên ổ đĩa USB flash. Để khởi động chương trình, bạn hãy bấm đôi vào file ToolBox.exe. Ở hộp USB-ToolBox 2 Pro xuất hiện, bên cửa sổ trái dọc theo biên có trên 20 biểu tượng như Internet/Email, Contacts, Editor... Muốn dùng chức năng nào, bạn chỉ việc bấm vào biểu tượng tương ứng. Bạn có thể bấm nút Minimize ở góc trên bên phải để chương trình thu về thành icon dưới khay hệ thống, khi cần chỉ việc bấm phải chuột vào icon này. Ở menu mở ra chọn Show để mở USB-ToolBox, hay chọn Koma-Mail để mở trình gửi và nhận thư POP. Nếu thường xuyên sử dụng chương trình trên máy tính, bạn có thể tạo autorun cho USB-ToolBox bằng cách bấm biểu tượng Options bên trái. Bên cửa sổ phải bấm nút Install autorun for USB-Sticks rồi bấm Autorun USB- ToolBox. Chương trình sẽ tạo một file autorun cho máy tính và file*.inf trên ổ đĩa USB. Sau này khi khởi động máy tính, file autorun này sẽ tự chạy cùng Windows. Nếu cắm ổ đĩa USB flash vào máy thì USB-ToolBox 2 sẽ tự khởi động.

Có thể tạm chia USB-ToolBox 2 Pro theo nhóm chức năng sau:

1. Duyệt web, gửi & nhận e-mail, duyệt tin RSS

l Duyệt web, truyền file lên website: Để duyệt web, bạn bấm nút Internet/eMail có hình quả địa cầu bên trái (H.1). Gõ địa chỉ URL vào ô trống của thanh địa chỉ rồi Enter để truy cập vào website này. Để upload dữ liệu lên website, bạn bấm nút FTP trên trình duyệt, điền các thông số vào hộp FTP rồi bấm Connect để upload dữ liệu lên website. Bạn có thể bấm chọn Favorites bên trái rồi bấm nút Load from IE để nhập địa chỉ website từ Favorites của IE vào trình duyệt ToolBox. Ngoài ra, công cụ Password-safe là nơi lưu trữ an toàn các tài khoản bạn có trên mạng.
H.2

l Gửi và nhận e-mail: So với Outlook Express (OE) thì Koma-Mail có nhiều ưu điểm hơn vì có nhiều chức năng như lọc thư rác (Spam Filter), cho phép xem ảnh hay các script từ mail của người thân (Trusted Address)... Để có thể gởi và nhận POP mail, bạn bấm nút Koma-Mail có hình lá thư trên thanh Buttons của trình duyệt ToolBox. Ở hộp Login xuất hiện, bấm nút Create new User, gõ tên vào User Name, bấm OK để tạo tài khoản người dùng rồi bấm Login để đi vào hộp thư. Trong Koma-Mail, bạn vào menu Options > Options. Ở hộp Options xuất hiện, bấm chọn biểu tượng Mail account bên cửa sổ trái (H.2). Bên cửa sổ phải, bạn lần lượt chọn:

- Thẻ Name: Gõ vào Account Name tên đã kê khai lúc đầu. Gõ vào ô Name giống như tên trong Name của Outlook Express. Gõ vào Email address địa chỉ mail của bạn để khi mail gửi đi có địa chỉ này. Bạn có thể đánh dấu kiểm vào Deleted e-mails on server if they are in 'Deleted' để Koma-Mail xóa thư trên server sau khi lấy về, nhưng với điều kiện các thư này đã xem và được xóa khỏi thư mục nhận thư In(box).

- Thẻ Server: Gõ phần tên (đứng trước dấu @) của địa chỉ POP mail vào Login Name. Gõ mật khẩu truy cập server thư vào Password, đánh dấu kiểm vào Save Password. Đánh dấu kiểm vào POP3 của Protocol. Gõ vào Pop3/IMAP-Host và Smtp-Host các giao thức nhận và gởi thư giống như trong Incomming Mail và Outgoing Mail của OE. Chú ý, cổng giao tiếp Pop3 là 110 và Smtp là 25. Hai mục này đều chọn "No SLL". Mục Time-Out, bạn có thể chọn là 2 (giây). Nếu muốn mail gửi đi có chèn sẵn tên của mình, bạn chọn thẻ Signature rồi gõ tên vào ô bên dưới. Sau cùng, bạn bấm nút Save để lưu cấu hình rồi bấm Close đóng hộp này lại. Nếu có nhiều tài khoản POP khác, bạn cũng làm như trên. Để không ai được vào phần này, bạn nên đặt mật khẩu bằng cách trong hộp Options, bấm chọn biểu tượng General Options bên trái. Bên phải chọn thẻ Database, đánh dấu kiểm vào Password for the database, gõ mật khẩu vào ô trống bên dưới. Bấm nút Set password để thiết lập password bảo vệ hộp thư. Bạn có thể bấm nút Minimize (-) ở góc trên bên phải để thu về thành icon có hình bì thư dưới khay hệ thống.

Để gửi thư, bạn bấm phải vào icon hình bì thư dưới khay hệ thống. Ở menu mở ra chọn New e-mail. Ở hộp Email editor, sau khi gõ địa chỉ người nhận, nội dung thư... bấm Send để gửi đi. Để nhận thư, bạn bấm Check e-mails có hình quả địa cầu trên thanh công cụ Koma-Mail hay bấm chọn Check e-mail từ menu icon Koma-Mail dưới khay hệ thống. Nếu có thư, một popup xuất hiện từ icon này cho biết số mail đã nhận về. Cũng từ menu icon Koma-Mail, bạn chọn lệnh Show để xem thư trong thư mục nhận thư In(box).

l Nhận bản tin RSS: Để nhận bản tin RSS, bạn bấm phải chuột vào icon Koma-Mail dưới khay hệ thống chọn NewFeeds. Ở hộp xuất hiện, bấm nút Configure, nhập địa chỉ RSS vào ô Host rồi bấm Add để đưa vào. Bạn có thể gõ số 2 vào Time between refresh (min) để thời gian check bản tin không hơn 2 phút. Sau này, khi lướt web bạn bấm phải chuột vào icon Koma-Mail chọn NewFeeds. Ở hộp NewFeeds xuất hiện, bạn bấm nút Reload để duyệt tin RSS theo tab. Bạn lưu ý, hiện nay đa số các trang web như Soft 32.com... đều cung cấp bản tin RSS miễn phí, các bản tin này thường có biểu tượng hình vuông màu đỏ có chữ XML. Bạn chỉ việc bấm biểu tượng này trình duyệt sẽ mở trang web tương ứng, bạn có thể xem trên thanh Address để có thể biết địa chỉ RSS của trang tin này!


H.3
2. Công cụ về file

USB-ToolBox hỗ trợ rất nhiều công cụ về file như File-Security để mã hóa file. Zip/Rar dùng để giải và nén file Zip/Rar. File Save dùng để backup các file trong máy vào ổ đĩa USB. Cách sử dụng rất đơn giản, chẳng hạn để mã hóa file bạn chọn File-Security bên trái. Tại cửa sổ giữa, bấm nút mũi tên quay xuống để tìm file cần mã hóa trong máy tính. Đánh dấu kiểm vào tên file cần che dấu ở cửa sổ phải. Bấm nút Encrypt để mã hóa. Để giải mã, bạn vào lại File-Security rồi đánh dấu kiểm vào file mã hóa, bấm nút Decrypt để giải mã.

3. Công cụ văn phòng

Nhóm công cụ văn phòng của USB-ToolBox có Editor là trình soạn thảo văn bản đơn giản (H.3), nhưng bạn có thể gõ tiếng Việt (font VNI-Windows, TCVN3-ABC) và lưu văn bản dưới dạng rtf. Ngoài ra, bạn có thể dùng Notes giống như Notepad của Windows, hay Notes-Safe để mã hóa một đoạn text nào đó...

4. Các công cụ tăng cường cho Windows
H.4

Bạn có thể tăng tốc xử lý công việc khi dùng Windows-Tools để mở nhanh Windows Explorer, Control Panel... Hay bạn có thể tạo shortcut cho các chương trình trên ổ đĩa USB bằng công cụ Shortcuts (H.4). Bạn tạo shortcut bằng cách bấm chọn Shortcuts bên cửa sổ trái, bấm liên kết Click here to link to an application bên cửa sổ phải. Trong hộp Open xuất hiện, bạn tìm file exe trong ổ đĩa USB flash để đưa vào. Sau này, bạn chỉ việc bấm vào các liên kết này để mở các chương trình tương ứng.
USB-ToolBox còn rất nhiều công cụ khác như Image-Viewer dùng để tìm và xem ảnh