Lợi ích khi sử dụng phần mềm kế toán phù hợp

Trong thời đại số hóa ngày nay, các thiết bị điện thoại, phương tiện truyền thông mạng xã hội, các công nghệ mới hay internet là những yếu tố có thể thúc đẩy quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Bộ phận tài chính được coi là khá cứng nhắc trong quy trình làm việc, tuy nhiên để theo kịp thời đại, cần có cái nhìn toàn diện về quy trình kế toán hiện tại và loại bỏ những công việc không có khả năng trợ giúp cho sự phát triển. Nếu không, doanh nghiệp sẽ trở nên lỗi thời so với thời đại. Bởi vậy, cần tự đặt ra những câu hỏi: Liệu hệ thống phần mềm kế toán đang áp dụng hiện tại có quá chậm? Các phòng ban đang dùng các phần mềm khác biệt, điều này có làm ảnh hưởng đến việc thống nhất số liệu, gây tốn nhiều thời gian không?…Có vô số những vấn đề mà bạn có thể thấy ngay được. Dưới đây là một số thực tế cần đổi mới trong quá trình thực hành kế toán mà http://www.fts.com.vn/ chia sẻ để loại trừ rủi ro, nâng cao hiệu quả quy trình kế toán.

 

 

1.Sử dụng những phần mềm kế toán đơn lẻ

Khi mới sinh ra hệ thống, việc dùng các phần mềm kế toán đơn lẻ có thể tốt, đem lại hiệu quả ngay. Nhưng khi có kế hoạch đẩy mạnh buôn bán, hiệu quả của chúng sẽ giảm sút đáng kể. Doanh nghiệp mạnh lên, lượng giao dịch sẽ tăng lên gấp bội, quy trình tổ chức dần tinh vi, bởi vì đó việc kiểm soát và công bố hàng ngày càng cần thiết, tại đây các phần mềm kế toán đơn lẻ sẽ dần lộ điểm trừ và không có khả năng quản lý nữa. Nếu cứ khư khư bám vào hệ thống này quá lâu, sự phát triển của doanh nghiệp sẽ bị ảnh hưởng đáng kể, bạn nên chú ý chuyển sang sử dụng hệ thống ứng dụng kế toán chuyên nghiệp với mô hình quản trị tập trung, thống nhất dữ liệu giữa các phòng ban và có khả năng tự ra các thông báo quan trọng.

 

2.Các bảng tính bị quá tải và có xung đột

Trong quá trình thực hành kế toán, các trang bảng tính giữ vai trò vô cùng cần thiết. Tuy vậy, nếu áp dụng và phụ thuộc quá nhiều vào các trang bảng tính này, khi có lỗi bạn sẽ không thể phát hiện kịp thời và rất khó tìm được lỗi sai, qua đó tốn rất nhiều thời gian quản lý. Nếu đang mắc phải vấn đề này, hãy tự hỏi liệu đã đến lúc doanh nghiệp của bạn cần sử dụng một ứng dụng kế toán với sự thống nhất quy trình và tính kiểm soát chặt chẽ hơn, một hệ thống cơ sở dữ liệu thống nhất với tính bảo mật cao, trong khi các báo cáo thống kê được thiết kế tùy chỉnh theo đòi hỏi quản lý của doanh nghiệp.

 

>> Xem thêm:

 

3.Chưa có phần hành chăm sóc khách hàng

Khi các phòng mua hàng, bán hàng, kho chưa có cơ sở dữ liệu về khách hàng thống nhất, có thể các dữ liệu nhập bị trùng nhau, hoặc không thống nhất được danh mục các khách hàng, vì đó ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình quản lý và việc ra quyết định. Hóa đơn xuất ra cũng phải xử lý thủ công quá nhiều, thậm chí thông tin khách hàng chưa được chính xác… Để xử lý triệt để những vấn đề này, cần áp dụng một hệ thống ứng dụng kế toán gồm nhiều phân hệ quản lý, phân quyền sử dụng đến từng phòng ban, như vậy mới thống nhất danh mục khách hàng, và việc chăm sóc khách hàng trở nên hiệu quả hơn. Hãy tưởng tượng chỉ cần với 1 vài click chuột bạn đã tạo ra một hóa đơn đúng mực, điều này giúp tiết kiệm thời gian và rất nhiều công sức.

 

4.Phần mềm kế toán không có khả năng truy cập từ xa

Nếu ứng dụng kế toán đang sử dụng của bạn không có khả năng truy cập từ xa, bạn nên chú ý đến việc tìm một ứng dụng mới thay thế. Khả năng truy cập từ xa cho phép bạn có thể kết nối với máy chủ và làm việc mọi lúc mọi nơi, bạn có thể quản lý dữ liệu và phê duyệt các lệnh khi không có mặt tại văn phòng.