Hướng dẫn thủ tục cấp mã đơn vị BHXH

Thủ tục cấp mã đơn vị BHXH như thế nào? Theo quy định đối với các đơn vị, doanh nghiệp tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH) lần đầu phải thực hiện thủ tục xin cấp mã đơn vị để có thể giao dịch với cơ quan BHXH.

Thủ tục cấp mã đơn vị BHXH như thế nào?

1. Quy định về thời gian nộp hồ sơ cấp mã đơn vị BHXH

Thủ tục cấp mã đơn vị BHXH hay thủ tục đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp được thực hiện theo quy định của Pháp luật. Căn cứ theo quy định tại Điểm a, Khoản 1, Điều 99, Luật bảo hiểm xã hội 2014 quy định.

“1. Việc giải quyết đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu như sau:

a) Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng, người sử dụng lao động nộp hồ sơ quy định tại khoản 1 Điều 97 của Luật này cho cơ quan bảo hiểm xã hội”.

Như vậy, trong thời hạn 30 ngày kể từ khi giao kết hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng các đơn vị phải nộp hồ sơ để được cấp mã đơn vị BHXH. Sau khi được cấp mã BHXH đơn vị mới có thể thực hiện nghĩa vụ đóng BHXH và thực hiện các giao dịch với cơ quan BHXH.

2. Thủ tục cấp mã đơn vị BHXH 

Sau khi đăng ký tham gia BHXH lần đầu và được cơ quan BHXH thông qua đơn vị sẽ được cấp mã đơn vị BHXH. Như vậy, thủ tục cấp mã đơn vị BHXH chính là thủ tục để đăng ký tham gia BHXH lần đầu của đơn vị đó.

2.1 Thủ tục tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu

Căn cứ vào Điều 97, Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014 và Điều 23, Quyết định 595/QĐ-BHXH ban hành ngày 14/ 4/2017 quy định về hồ sơ tham gia BHXH lần đầu của đơn vị gồm các giấy tờ sau:

• Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS).
• Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN (Mẫu D02-TS).
• Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).

Hồ sơ xin cấp mã đơn vị BHXH - hồ sơ tham gia BHXH lần đầu của đơn vị.

Lưu ý: Ngoài các giấy tờ nêu trên đơn vị cần chuẩn bị thêm các giấy tờ sau để làm căn cứ điền thông tin:

• Hợp đồng lao động.
• Bản sao công chứng sổ hộ khẩu, CMT của người lao động.

Thủ tục cấp mã đơn vị BHXH

Doanh nghiệp thực hiện xin cấp mã đơn vị BHXH đồng thời đăng ký tham gia BHXH cho các lao động. Thủ tục xin cấp mã đơn vị BHXH gồm các bước như sau:

• Bước 1: Đơn vị chuẩn bị đầy đủ hồ sơ tham gia BHXH lần đầu theo quy định. 
• Bước 2: Đơn vị nộp tờ khai TK3-TS cho cơ quan BHXH quận/huyện nơi doanh nghiệp đăng ký trụ sở chính. 
• Bước 3: Nhận kết quả báo về qua địa chỉ email đăng ký về việc được cấp mã đơn vị BHXH. Trong khoảng thời gian từ 1-7 ngày làm việc Cơ quan BHXH sẽ cấp mã đơn vị. 

Sau khi đăng ký thành công mã đơn vị BHXH, đơn vị có thể thực hiện các nghiệp vụ báo tăng giảm lao động. Mã đơn vị này sẽ được sử dụng trong suốt quá trình hoạt động của đơn vị khi làm việc với cơ quan BHXH.

2.2 Làm thủ tục cấp mã đơn vị BHXH thông qua phần mềm BHXH điện tử eBH.

Ngoài cách làm thủ tục trên, các đơn vị có thể xin cấp mã đơn vị BHXH thông qua việc sử dụng phần mềm kê khai BHXH điện tử eBH. Với cách làm này các đơn vị sẽ có rất nhiều lợi ích như:

• Thực hiện xin cấp mã đơn vị BHXH nhanh chóng đơn giản.
• Không cần lên gặp trực tiếp cơ quan BHXH, không cần chuẩn bị hồ sơ giấy, giảm đi các thủ tục hành chính rườm rà.
• Tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí làm thủ tục.
• Hạn chế tối đa việc bị phạt do tham gia muộn.
• Nhận kết quả phản hồi nhanh, chỉ mất 3-5 ngày sau nộp hồ sơ điện tử trên phần mềm đơn vị đã có mã BHXH.