Báo giảm bảo hiểm xã hội cho NLĐ

Báo giảm bảo hiểm xã hội là nghiệp vụ mà doanh nghiệp thường xuyên phải thực hiện khi có sự thay đổi về nhân sự. Tuy nhiên, nếu bạn chưa nắm rõ về nghiệp vụ này thì bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách báo giảm BHXH thông qua phần mềm BHXH điện tử eBH.

Nghiệp vụ báo giảm BHXH cần thực hiện khi DN có thay đổi nhân sự.

1. Khi nào thực hiện báo giảm bảo hiểm xã hội

Căn cứ quy định tại Khoản 1, Điều 98, Luật Bảo hiểm xã hội 2014 nêu rõ:

“1. Người sử dụng lao động phải thông báo bằng văn bản với cơ quan bảo hiểm xã hội khi có thay đổi thông tin tham gia bảo hiểm xã hội.”

Theo đó, doanh phải thông báo bằng văn bản với cơ quan BHXH khi có thay đổi thông tin tham gia bảo hiểm xã hội. Điều này đảm bảo lợi ích cho cả doanh nghiệp và người lao động.

Mặt khác, tại Điểm 2.1, Khoản 2, Điều 50 Quy trình thu BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN; Quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT ban hành kèm theo Quyết định số 595/QĐ-BHXH ngày 14/4/2017 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam, quy định trách nhiệm của đơn vị, doanh nghiệp: 

“Thực hiện lập, nộp hồ sơ; trích nộp tiền BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN theo đúng quy trình, quy định tại Văn bản này và quy định của pháp luật về BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN. Trường hợp đơn vị lập danh sách báo giảm chậm, đơn vị phải đóng số tiền BHYT của các tháng báo giảm chậm và thẻ BHYT có giá trị sử dụng đến hết các tháng đó.”

Như vậy, các trường hợp mà đơn vị, doanh nghiệp báo giảm BHXH như:

1. Người lao động nghỉ việc chấm dứt hợp đồng lao động;
2. Người lao động nghỉ ốm đau, thai sản trên 14 ngày;
3. Người lao động xin nghỉ không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng;
4. Người lao động, đơn vị hoãn thực hiện hợp đồng; 
5. Doanh nghiệp được xét tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất;

Trường hợp doanh nghiệp báo giảm BHXH chậm thì phải đóng số tiền BHYT của các tháng báo giảm chậm và thẻ BHYT có giá trị sử dụng đến hết các tháng đó.

2. Hồ sơ báo giảm bảo hiểm xã hội 

Căn cứ theo quy định tại Điều 23, Quyết định 595/QĐ-BHXH, hồ sơ đăng ký, điều chỉnh đóng BHXH, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp bao gồm:

1. Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).
2. Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS).
3. Danh sách lao động tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp... (Mẫu D02-TS).
4. Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).

Đơn vị, doanh nghiệp lập 01 bộ hồ sơ bao gồm các loại giấy tờ trên sau đó nộp lên cơ quan BHXH để được xử lý.

3. Hướng dẫn báo giảm BHXH 

Để thực hiện báo giảm BHXH doanh nghiệp phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ báo giảm theo quy định. Hồ sơ báo giảm BHXH có thể ở dạng hồ sơ điện tử hoặc hồ sơ giấy tùy theo cách thức báo giảm BHXH của doanh nghiệp.

3.1 Báo giảm BHXH trên phần mềm BHXH điện tử

Đối với các doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử sẽ lập hồ sơ và thực hiện báo giảm trực tiếp trên phần mềm BHXH điện tử. Tuy nhiên trước khi nộp hồ sơ phải đảm bảo doanh nghiệp đã có tài khoản đăng ký giao dịch với cơ quan BHXH. Doanh nghiệp thực hiện:

• Bước 1: Truy cập vào trang để đăng ký tài khoản giao dịch BHXH điện tử cho công ty.
• Bước 2: Đăng ký thành công, doanh nghiệp tải phần mềm về máy tính và tiến hành kê khai BHXH. Tiếp theo xuất file hồ sơ, dùng chữ ký số để ký rồi nộp lên cơ quan BHXH.

✅ Tham khảo >> Hướng dẫn báo giảm BHXH trên phần mềm BHXH điện tử eBH Xem chi tiết. 

Đối với các doanh nghiệp chưa sử dụng phần mềm BHXH điện tử thực hiện báo giảm BHXH trực tiếp tại cơ quan Bảo hiểm xã hội tại địa bàn.

3.2 Báo giảm bảo hiểm xã hội trực tiếp qua hồ sơ giấy

Trình tự thực hiện báo giảm báo giảm bảo hiểm xã hội áp dụng với doanh nghiệp nộp hồ sơ giấy.

Để thực hiện báo giảm BHXH trực tiếp qua hồ sơ giấy doanh nghiệp thực hiện báo giảm theo các bước sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ báo giảm BHXH

Doanh nghiệp sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ báo giảm BHXH thì tiến hành nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH hoặc đăng ký nộp qua bưu điện. 

• Nếu nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan BHXH: Doanh nghiệp đến trực tiếp tại cơ quan BHXH đang quản lý công ty ở cấp huyện hoặc cấp tỉnh để nộp bộ hồ sơ.
• Nếu nộp qua bưu điện doanh nghiệp trực tiếp ra bưu cục gần nhất để gửi hoặc đăng ký để nhân viên bưu điện đến tận nơi để nhận hồ sơ.

Bước 2: Chờ giải quyết

Sau khi nộp hồ sơ theo đúng quy định của Pháp luật thì doanh nghiệp chờ giải quyết. Thời hạn giải quyết theo quy định tại Điều 99, Luật Bảo hiểm xã hội 2014 quy định trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày cơ quan BHXH nhận được hồ sơ, yêu cầu giảm lao động của doanh nghiệp sẽ được giải quyết.

Bước 3: Nhận kết quả

Sau thời hạn giải quyết hồ sơ, doanh nghiệp sẽ được cơ quan BHXH thông báo kết quả báo giảm BHXH thành công cho người lao động. Khi này các dữ liệu mới sẽ được cập nhật trên thống quản lý của cơ quan BHXH. Khi nộp tiền BHXH cho người lao động doanh nghiệp được trừ đi khoản đóng BHXH của người lao động được báo giảm.