Những giải pháp liên lạc cần thiết cho doanh nghiệ

Những giải pháp liên lạc cần thiết cho doanh nghiệp.

Hiện nay, điện thoại qua Internet (VoIP) được sử dụng khá rộng rãi qua phần mềm như Skype, YM; các thiết bị điện thoại IP, điện thoại thông minh (smartphone), VoIP Gateway... Đối với các doanh nghiệp nhiều chi nhánh đã có sẵn hạ tầng mạng Internet, các trang thiết bị liên lạc nội bộ như tong dai dien thoai ... vì sao lại không ứng dụng các giải pháp VoIP, FoIP, hội nghị truyền hình qua mạng để tiết giảm chi phí, nâng cao năng lực cạnh tranh?

Bài viết sẽ giới thiệu các giải pháp sử dụng VoIP, FoIP, gọi điện thoại quốc tế có phí qua thẻ cào của nhà cung cấp dịch vụ tại Việt Nam, gọi VoIP miễn phí sử dụng điện thoại di động kết nối qua tong dai dien thoai nội bộ phục vụ nhu cầu liên lạc trong nội bộ doanh nghiệp với các trang thiết bị dễ tìm, dễ mua và dễ cấu hình.

Việc thực hiện các cuộc gọi VoIP khá đơn giản như các cuộc gọi thông thường, đặc biệt thông qua tổng đài nội bộ, cuộc gọi VoIP không còn bó hẹp trong phạm vi nhỏ mà có thể sử dụng cho tất cả nhân viên trong doanh nghiệp. Các cuộc gọi VoIP đến đều thông qua lễ tân hoặc hộp trả lời tự động, điều này tạo thuận lợi cho người sử dụng.

Giả sử doanh nghiệp có một trụ sở chính và một chi nhánh. Để triển khai giải pháp VoIP kết hợp tổng đài, doanh nghiệp cần trang bị, lắp đặt các trang thiết bị cho mỗi điểm như sau:

1/ Đường truyền Internet có IP tĩnh nhằm đảm bảo việc truy cập Internet ổn định cũng như nâng cao hiệu suất hoạt động của giải pháp VoIP ; và về sau doanh nghiệp có thể triển khai thêm các ứng dụng gia tăng khác như lưu trữ tập tin (file), hội họp qua mạng...

2/ tong dai dien thoai dùng tín hiệu tương tự (analog, có giá thấp hơn so với tổng đài IP).

3/ Router ADSL có tích hợp tính năng VoIP, FoIP vừa sử dụng cho kết nối Internet vừa dùng cho giải pháp thoại, fax qua mạng mà không cần phải trang bị hai thiết bị riêng biệt.

4/ Máy điện thoại bàn thông thường.

5/ Máy fax thông thường.

Trước tiên, chúng ta cần hiểu các khái niệm, thuật ngữ cơ bản về VoIP, tong dai dien thoai ... Như đã biết, khi bạn đăng ký dịch vụ điện thoại, bưu điện sẽ “kéo” một đường dây đến nhà. Bưu diện thông qua dây điện thoại (gọi tắt là PSTN) sẽ cấp âm hiệu thoại (tone) cho máy điện thoại và lúc này bạn có thể liên lạc, giao tiếp với mọi người.

Cần lưu ý: máy điện thoại thông thường (máy ĐT) không thể tự cấp tone, chẳng hạn bạn nối trực tiếp hai máy ĐT với nhau thì cũng không thể gọi nhau được. Vậy máy ĐT cần được cấp tone mới có thể thực hiện thoại.
Đối với các doanh nghiệp, do có nhiều người sử dụng điện thoại nên cần đến tổng đài để phân phối thoại cho tất cả mọi người. Chẳng hạn, tuy doanh nghiệp chỉ có 1 đường dây điện thoại nhưng nếu có tong dai dien thoai nội bộ thì có thể phục vụ cho hơn 10 nhân viên. Tổng đài điện thoại nội bộ (gọi tắt tổng đài), là thiết bị vừa nhận tone (từ PSTN), vừa cấp tone cho các máy điện thoại.
Trên tong dai dien thoai sẽ có các cổng giao tiếp với ký hiệu CO, Ext. CO được gọi là trung kế hay cổng vào, nói nôm na là cổng nhận tone. Ext là cổng ra hay cấp tone. Vậy cổng trên máy ĐT cũng là CO.

Tương tự, trên các thiết bị VoIP cũng có các cổng nhận tone (FXO) và cấp tone (FXS).

Nếu doanh nghiệp cần thường xuyên gửi nhận nội bộ các bản hợp đồng, tài liệu... giữa hai điểm, ngoài các biện pháp như quét tài liệu, email, truyền nhận file qua mạng thì chúng ta còn có thể sử dụng giải pháp fax nội bộ qua mạng Internet (FoIP - Fax over IP). Có hai giao thức cần quan tâm là T30 và T38. T30 là giao thức sử dụng trên các máy fax tương tự (analog) thông thường, có nhiệm vụ mã hóa và giải mã văn bản truyền nhận trên đường dây điện thoại. T38 là giao thức dùng chuyển đổi giữa tín hiệu analog - đã được T30 mã hóa – và tín hiệu số truyền trên Internet.
Vì Internet là môi trường mạng không ổn định, dễ mất gói tin (sử dụng VoIP, đôi lúc bạn có thể nghe tiếng nói bị đứt quãng) nên khi fax nếu gói tin bị mất thì phải truyền lại. Việc này gây mất nhiều thời gian, do đó giao thức T38 ngoài việc chuyển đổi tín hiệu, còn giúp truyền nhận fax thời gian thực, ổn định. T38 gồm hai cách thức kiểm lỗi để đảm bảo gói tin truyền dẫn luôn thông suốt đó là cơ chế kiểm tra và cơ chế dữ liệu dự phòng. Nếu đầu nhận kiểm tra thấy mất gói, nó sẽ tự trích lấy phần dữ liệu dự phòng đã được gửi đi.