Sep 9 2026, 11:12 AM Bởi: visavietnam.net.vn

Trước khi nộp hồ sơ visa, người xin visa nên dành thời gian kiểm tra toàn bộ giấy tờ để tránh những lỗi cơ bản. Giấy tờ xin visa công tác Nhật Bản cần đảm bảo các thông tin quan trọng như họ tên, ngày tháng năm sinh, thông tin doanh nghiệp và lịch trình không bị sai lệch giữa các giấy tờ. Nếu phát hiện điểm chưa phù hợp, nên xử lý trước khi nộp thay vì chờ đến khi cơ quan tiếp nhận yêu cầu bổ sung.

Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ làm visa Nhật Bản, giúp hàng nghìn người xin visa Nhật Bản thành công, xin chia sẻ kinh nghiệm chuẩn bị giấy tờ cho việc xin visa đi công tác/thương mại Nhật Bản như sau:
GIẤY TỜ CẦN CHUẨN BỊ TỪ PHÍA NGƯỜI XIN VISA (CÔNG TY/CÁ NHÂN TẠI VIỆT NAM)

Hộ chiếu: 01 bản gốc (còn hạn trên 6 tháng) và 01 bản copy trang thông tin nhân thân.
Đơn xin visa Nhật Bản (Form xin visa): 01 bản (ghi ngày nộp hồ sơ, ký tên giống với chữ ký trong hộ chiếu). Bạn có thể download Đơn xin visa Nhật Bản PDF, dùng ứng dụng Forxit Reder, Adobe Reader để viết chữ, rồi in ra A4, dán 1 ảnh thẻ, và ký tên.
Ảnh thẻ: 01 ảnh kích thước 4.5cm × 3.5cm, chụp trong vòng 6 tháng trở lại.
Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh / Giấy phép đầu tư / Giấy phép thành lập văn phòng đại diện: bản gốc sao y chứng thực tại UBND phường gần nhất
Bản sao Hợp đồng lao động: sao y công chứng tại UBND. Nếu chức danh trong hợp đồng không phù hợp với chuyến đi, cần có thêm “Quyết định bổ nhiệm chức vụ”. Nếu chuyến đi công việc đặc biệt chỉ dành cho chuyên viên cần có thêm “Bằng cấp”.
Quyết định cử đi công tác: cần ghi rõ thông tin: Công ty, nhân viên được cử đi công, người mời, Công ty mời, lịch trình làm việc, ai là người chi trả chi phí chuyến đi…quan trọng phải phù hợp với Thư mời và lịch trình lưu trú từ phía Công ty Nhật Bản. Và ưu tiên làm bằng tiếng Anh.
Giấy chứng minh mối quan hệ kinh tế giữa hai công ty: Hợp đồng mua bán hàng hóa, hóa đơn thanh toán, tờ khai hải quan,…

GIẤY TỜ CẦN CHUẨN BỊ PHÍA CƠ QUAN / CÔNG TY TIẾP NHẬN (MỜI) TẠI NHẬT BẢN

Giấy lý do mời (01 bản): nhằm giải thích lý do vì sao Công ty Nhật Bản mời đương đơn sang làm việc, có thể download mẫu tiếng Nhật Bản, mẫu tiếng Anh, đáp ứng các yêu cầu sau:
Do công ty/tổ chức tiếp nhận phía Nhật Bản lập. Người đứng tên mời phải là người đại diện pháp nhân hoặc có tư cách đại diện cho pháp nhân (tên có trong Sổ bộ đăng ký pháp nhân).
Đối với công ty niêm yết trên thị trường chứng khoán Nhật Bản, người đại diện mời có thể là cấp quản lý (Trưởng phòng, Trưởng xưởng, Trưởng bộ phận).
Giấy bảo lãnh và Danh sách người xin visa (01 bản): Cam kết CƠ CẤU TÀI CHÍNH & PHÁP LÝ cho người được mời trong suốt thời gian ở Nhật, đáp ứng các yêu cầu sau:
Giấy bảo lãnh: Người đại diện bảo lãnh phải có tên trong Sổ bộ đăng ký pháp nhân (hoặc cấp quản lý nếu là công ty niêm yết).
Danh sách người xin visa: Bắt buộc nếu xin từ 2 người trở lên.
Lưu ý: Trường hợp công ty phía Việt Nam cử đi công tác chi trả toàn bộ chi phí hoặc người xin visa chứng minh được khả năng tự chi trả toàn bộ chi phí thì không cần Giấy bảo lãnh.
Tài liệu giới thiệu khái quát về Công Nhật Bản (Nộp 01 trong các loại sau):
Bản in trang web của công ty: đa số các website của Công ty Nhật Bản phần liên hệ sẽ có thông tin của Người đại diện doanh nghiệp. Bạn in toàn bộ website khá nhiều, để đơn giản có thể chọn Trang “Giới thiệu” hoặc “Liên hệ” có thông tin của người mời (người đại diện của doanh nghiệp). Đây là phương án được lựa chọn nhiều nhất.
Sổ bộ đăng ký pháp nhân (Tokibo): chỉ cần bản photo, phía Việt Nam gọi là Giấy phép đăng ký kinh doanh.
Pamphlet / Brochure giới thiệu về công ty: là ấn phẩm truyền thông, quảng bá hình ảnh/doanh nghiệp dùng để chứng minh sự tồn tại thực tế và quy mô hoạt động của công ty tiếp nhận. Sử dụng nhiều nhất trong trường hợp tham gia vào hội nghị/hội chợ tại Nhật Bản.
Bản copy trang thông tin công ty trong sách báo cáo 4 quý của các công ty niêm yết.
Trường hợp người mời là cá nhân/giáo sư đại học thì thay bằng Giấy chứng nhận nghề nghiệp giáo sư.

11, Lịch trình lưu trú (01 bản): có thể hiểu là lịch trình làm việc chi tiết nhưng nội dung rộng hơn. Lịch trình lưu trú không chỉ bao gồm các buổi họp, đàm phán hay khảo sát nhà máy (lịch làm việc), mà còn phải thể hiện toàn bộ hành trình của đương đơn từ khi nhập cảnh đến khi xuất cảnh. Phải làm theo mẫu: Mẫu lịch trình lưu trú

Do công ty/tổ chức tiếp nhận phía Nhật Bản lập.
Ghi rõ ngày giờ đến/về, số chuyến bay, sân bay, địa chỉ và số điện thoại nơi lưu trú. Lịch trình chi tiết từng ngày.
Trường hợp đào tạo ngắn hạn: Phải ghi rõ chi tiết chương trình đào tạo, nơi đào tạo, người chịu trách nhiệm hướng dẫn, có thực tập hay không, có trợ cấp phí đào tạo hay không và nội dung phí phụ cấp cụ thể.

Bạn cần tư vấn hồ sơ xin visa Nhật Bản, xin cấp visa Nhật Bản nhanh chóng và dễ dàng hãy liên hệ Viber, Zalo, Whatsapp 0903.709.178 – 0966.089.350 để được tư vấn.
Cảm ơn bạn đã xem bài viết!

Permalink | Bình luận: 0