Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử

Hiện nay việc sử dụng hóa đơn điện tử trong các doanh nghiệp là rất phổ biến. Tuy nhiên cũng còn nhiều doanh nghiệp vẫn chưa chuyển đổi hòa toàn sang sử dụng hóa đơn điện tử. Vậy nên trong quá trình giao dịch giữa các daonh nghiệp với nhau hóa đơn cần được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy hoặc ngược lại. Trong bài viết này chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu về giá trị pháp lý của hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử. Hãy cùng theo dõi trong bài viết dưới đây nhé.

1. Những ưu việt của hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy

1/ Hóa đơn điện tử giúp Doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí quản lý hóa đơn trong doanh nghiệp

Việc thực hiện giao dịch giữa các doanh nghiệp và cơ quan thuế được thực hiện hòa toàn trên phần mềm hóa đơn điện tử. Toàn bộ thông tin giao dịch được đồng bộ, hóa đơn sẽ được gửi ngay cho người mua, đẩy nhanh quá trình thanh toán, giao dịch kinh doanh. Trong khi, với giao dịch giấy thông thường phải phụ thuộc vào thời gian gửi/ nhận hóa đơn khiến giao dịch thanh toán bị chậm trễ.

2/ Hạn chế tối đa rủi ro xảy ra với hóa đơn do thất lạc, mất…

Doanh nghiệp sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử cũng không còn phải lo tình trạng thất lạc hóa đơn trong quá trình chuyển phát. Giảm thời gian tìm kiếm hóa đơn, tăng khả năng bảo mật, giúp quản lý hóa đơn không có rủi ro mất mát, nhàu nát như khi lưu trữ hóa đơn giấy,… Điểm nổi bật là việc sử dụng hóa đơn điện tử cũng giúp các doanh nghiệp giảm bớt thời gian lập tờ khai thuế giá trị gia tăng so với hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in khi phần mềm tự động kết nối và chuyển số liệu vào tờ khai thuế giá trị gia tăng.

3/ Giúp đơn giản hóa các quy trình liên quan đến hóa đơn

Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp nâng cao hơn khả năng quản trị doanh nghiệp. Giúp công việc của kế toán được giảm nhẹ, rút ngắn thời gian trong quá trình tạo lập, tra cứu, tìm kiếm,… hóa đơn. Hỗ trợ lập các báo cáo quản lý và phục vụ kê khai Thuế nhanh chóng và chính xác. Khi doanh nghiệp lập hóa đơn chỉ cần nhập mã số thuế thì phần mềm tự động cập nhật các thông tin khác của khách hàng. Sau đó, doanh nghiệp thực hiện ký số lên từng hóa đơn hoặc ký cùng lúc cho nhiều hóa đơn đã được lập chỉ trong một vài thao tác.

4/ Giúp mang lại lợi ích cho người nộp thuế và Cơ quan Thuế

Việc sử dụng hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn giấy trong giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ giúp công tác quản lý của Cơ quan Thuế được thực hiện theo hướng hiện đại hóa trên cơ sở áp dụng công nghệ thông tin để thu thập, tổng hợp, báo cáo dữ liệu từ hóa đơn điện tử thay vì các phương pháp quản lý thủ công như trước đây.

2. Quy định về hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử

Nguyên tắc chuyển đổi: Theo Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính quy định:

Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định (Nêu tại khoản 2,3,4 điều này) và phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của người bán.

Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán. Hóa đơn điện tử chuyển đổi phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định (nêu tại khoản 2, 3, 4 điều này).

Điều kiện chuyển đổi từ hóa đơn điện tử theo đúng pháp lý: Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phải đáp ứng các điều kiện chuyển đổi theo quy định tại Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính.

1/ Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc.

Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý:

Khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.

2/ Về ký hiệu riêng trên hóa đơn điện tử

Ký hiệu riêng trên HĐ chuyển đổi sang hóa đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau:

• Dòng chữ phân biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn điện tử gốc – Hóa đơn nguồn (ghi rõ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”)
• Họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi
• Thời gian thực hiện chuyển đổi
• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn
• Chữ ký điện tử hợp pháp

Kết luận

Như vậy việc chuyển đổi từ hóa đơn điện tử là việc làm cần thiết trong một số điều kiện kinh doanh cụ thể. Tuy nhiên so với việc sử dụng hóa đơn đơn điện tử việc sử dụng hóa đơn truyền thồng vẫn còn mang lại nhiều hạn chế. Bên cạnh đó việc chuyển đổi hóa đơn điện tử cần đẩm bảo các điều kiện đã được liệt kê bên trên để đảm bảo tính hợp pháp của hóa đơn và tính toàn vẹn của nội dung hóa đơn điện tử.

Hi vọng rằng với những chia sẻ trên đây sẽ mang đến cho bạn đọc những kiến thức hữu ích và cần thiết nhất cho bạn đọc về vấn đề chuyển đổi hóa đơn điện tử. Nếu như bạn đọc có bất cứ thắc mắc nào có thể để lại ý kiến đóng góp ở dưới phần bình luận để chúng ta cùng nhau trao đổi.

Cảm ơn bạn đọc đã theo dõi bài viết này

CÓ THỂ BẠN ĐỌC QUAN TÂM

• Lưu ý quan trọng để doanh nghiệp thành công chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử
• Giá trị pháp lý của hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy