Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Theo Khoản 2, Điều 7, Thông tư 32/2011/TT-BTC, thông báo phát hành hóa đơn điện tử được làm theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm Thông tư này.

Quy định nội dung của thông báo phát hành hóa đơn

Quy định nội dung của thông báo phát hành hóa đơn.

Theo quy định, thông báo phát hành hóa đơn phải bao gồm các tiêu chí nội dung sau:

• Tên, mã số thuế, địa chỉ và số điện thoại liên hệ của đơn vị phát hành hóa đơn.

• Các loại hóa đơn phát hành.

• Tên và mã số thuế của doanh nghiệp in hóa đơn.

• Ngày lập Thông báo phát hành hóa đơn.

• Tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị hoặc chữ ký điện tử của tổ chức phát hành hóa đơn.

Tuy nhiên, khi lập thông báo phát hành hóa đơn, bạn cần lưu ý những điểm sau:

• Nếu có sự thay đổi địa chỉ kinh doanh, tổ chức khởi tạo hóa đơn phải gửi thông báo phát hành hoá đơn cho cơ quan thuế nơi chuyển đến, trong đó phải nêu rõ số hoá đơn đã phát hành chưa sử dụng, sẽ tiếp tục sử dụng.

• Nếu có sự thay đổi về nội dung đã thông báo phát hành, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử thực hiện thông báo phát hành mới theo hướng dẫn tại khoản này.

• Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải ký số vào hóa đơn điện tử mẫu rồi gửi hóa đơn điện tử mẫu (theo đúng định dạng gửi cho người mua) đến cơ quan thuế theo đường điện tử.

• Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (không bao gồm hóa đơn điện tử mẫu) phải niêm yết tại trụ sở tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử hoặc đăng tải trên trang thông tin điện tử của tổ chức khởi tạo trong thời gian sử dụng HĐĐT.

Hồ sơ thông báo phát hành 

Khi tiến hành làm thông báo phát hành, bạn cần chuẩn bị hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn gồm những yêu cầu sau:

• Thông báo phát hành hóa đơn mẫu TB01/AC

• 01 bộ hóa đơn mẫu

Lưu ý rằng, hoá đơn mẫu là bản in thể hiện đúng và đủ các tiêu thức trên liên của hóa đơn giao cho người mua loại được phát hành, có số hóa đơn là một dãy các chữ số 0 hoặc được đóng chữ “Mẫu” trên tờ hóa đơn.

Thời hạn nộp thông báo phát hành

Theo quy định, thông báo phát hành hóa đơn và hoá đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất 05 ngày trước khi tổ chức, doanh nghiệp bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử.

Ngoài ra, thông báo phát hành hóa đơn cũng phải đáp ứng thời hạn trong vòng 10 ngày, kể từ từ ngày ký thông báo phát hành.

Theo Thông tư số 32 /2011/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử được ban hành kèm theo trong phần Phụ lục của Thông tư này.

Mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử của Bộ Tài chính

Dựa vào mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử của Bộ Tài chính, bạn cần tiến hành điền đầy đủ cả 7 mục thông tin. Cụ thể:

• Mục 1: Bạn điền tên công ty phát hành hóa đơn.

• Mục 2: Bạn điền mã số thuế công ty.

• Mục 3: Bạn điền địa chỉ và trụ sở của công ty chính xác như trên giấy đăng ký kinh doanh.

• Mục 4: Bạn điền số điện thoại để cơ quan thuế có thể liên hệ (nếu cần).

• Mục 5: Bạn điền tất cả các thông tin có trong bảng: Tên loại hóa đơn, Mẫu số, Ký hiệu, Số lượng hay Ngày bắt đầu sử dụng.

• Mục 6: Bạn điền thông tin đơn vị chủ quản. Thông thường, thông tin này này sẽ bỏ trống., chỉ trường hợp công ty con hạch toán phụ thuộc công ty mẹ thì bạn mới điền công ty mẹ vào.

• Mục 7: Bạn điền tên cơ quan tiếp nhận thông báo, tức cơ quan thuế quản lý doanh nghiệp của bạn.