Nếu bạn biết tên cá nhân đó: Dear Ms / Miss / Mrs / Mr / Dr + surname Dear Mr Miller Bạn cũng có thể viết tên đầy đủ của người này. Trong trường hợp này, bạn bỏ phần danh xưng (Mr/Mrs). Cách viết lời chào hỏi này sẽ rất có tác dụng nếu bạn không biết giới tính của cá nhân đó. Dear Chris Miller Nếu bạn không biết tên cá nhân đó: Có vài khả năng để xác định người mà bạn không biết tên: Lời chào hỏi Dùng khi

Dear Sir / Dear Sirs	người nhận là nam (nhất là trong British English)
Gentlemen	người nhận là nam (nhất là trong American English)
Dear Madam	người nhận là nữ (nhất là trong British English)
Ladies	người nhận là nữ (nhất là trong American English)
Dear Sir or Madam	không rõ về giới tính (nhất là trong British English)
Ladies and Gentlemen	không rõ về giới tính (nhất là trong American English)
To whom it may concern	không rõ về giới tính (nhất là trong American English)

Các đối tác kinh doanh thường gọi nhau bằng tên. Trong trường hợp này, bạn viết lời chào hỏi như sau: Dear Sue Dấu phẩy Trong British English, đừng dùng dấu (punctuation mark, comma). Dear Mr Miller or Dear Mr Miller, Trong American English, hãy dùng dấu hai chấm: Dear Mr. Miller: Ms, Miss hay Mrs? * Mrs - dùng để chỉ người phụ nữ đã có chồng * Miss - dùng để chỉ người phụ nữ chưa lập gia đình (rất hiếm dùng vào giai đoạn hiện tại) * Ms - dùng để chỉ người phụ nữ mà bạn không biết họ đã có gia đình hay chưa; cũng thường được dùng để chỉ người phụ nữ chưa lập gia đình Chú ý: Các cách viết tắt cho Mister, Misses vân vân. thường được viết không có dấu chấm (full stop) (Mr) trong British English và có dấu chấm (Mr.) trong American English. Dòng chủ đề thư không thực sự là cần thiết. Tuy nhiên, bạn có thể dùng dòng này để chỉ rõ cho ngươi đọc biết là lá thư của bạn viết về cái gì. Trong một số tài liệu, người ta còn gọi dòng chủ đề này là Số tham chiếu. Số tham chiếu là cách dùng hay gặp ở các công ty thương mại để nhấn mạnh đến sự gắn kết giữa một loạt thư trao đổi về một vấn đề, hợp đồng. Có ba phương pháp thường gặp để phân biệt dòng chủ đề với phần thân của lá thư: * Dùng "Subject:" hay "Re:" * Gõ tiêu đề bằng chữ đậm * Gõ tiêu đề bằng chữ viết hoa British English Dòng chủ đề thường đặt ở giữa lời chào hỏi và phần thân của lá thư (giữa chúng có một dòng trắng).