Quản lý hóa đơn an toàn hiệu quả

Đối với các đơn vị kinh doanh vi phạm các quy định lưu trữ hóa đơn điện tử thì sẽ phải chịu phạt theo đúng quy định của pháp luật. Dù vô tình hay cố ý thì doanh nghiệp khi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn giấy hay hóa đơn điện tử sẽ bị xử phạt như sau:

– Phạt từ 6-18 triệu đồng với các hóa đơn GTGT chưa thực hiện thông báo phát hành hóa đơn, nếu chủ động khai báo với cơ quan thuế sau 10 ngày.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

– Phạt từ 6-8 triệu đồng với các hóa đơn GTGT đã mua của cơ quan thuế nhưng chưa khai báo với cơ quan thuế, nếu sau 10 ngày.

– Phạt từ 10-20 triệu với hóa đơn GTGT bị mất, cháy, hỏng nhưng chưa gửi cho người mua; với các trường hợp không lập hóa đơn bán hàng có giá trị từ 200 nghìn trở lên.

– Phạt từ 20-50 triệu đồng nếu doanh nghiệp sử dụng hóa đơn bất hợp pháp.

Căn cứ vào Nghị định 174/2016/NĐ-CP và Thông tư số 39/2014/TT-BTC, hóa đơn được hiểu là chứng từ kế toán, có thời hạn lưu trữ tối thiểu là 10 năm, không phân biệt là hóa đơn giấy hay hóa đơn điện tử.

>> Tham khảo: Kê khai thuế VAT năm 2023: Doanh nghiệp cần lưu ý những vấn đề gì?

Ngoài quy định thời hạn lưu trữ, Bộ Tài chính còn ban hành nhiều quy định khác liên quan đến lưu trữ hóa đơn điện tử. Cụ thể, tại Khoản 1, Điều 1, Thông tư số 32/2011/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định về cách lưu trữ, hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử như sau:

– Thứ nhất, bên bán và bên mua hàng hóa, dịch vụ có sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán hay các báo cáo tài chính thì phải lưu trữ hóa đơn theo đúng quy định của Luật Kế toán, tức lưu trữ tối thiểu trong 12 tháng (1 năm).

– Đối với các trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống từ tổ chức trung gian là đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử thì đơn vị này cần thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử cho tổ chức, doanh nghiệp theo đúng thời hạn tối thiểu quy định trên.

– Thứ hai, bên bán và bên mua hàng hóa, dịch vụ là đơn vị kế toán hay tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì phải có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong,… hoặc phải sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu hóa đơn điện tử theo đúng thời hạn quy định trên.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice được Công ty TNHH phát triển công nghệ Thái Sơn phát triển tuân thủ Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC, Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Einvoice là phần mềm hóa đơn điện tử được các doanh nghiệp hàng đầu: Aeon Mall, Samsung, Cocacola, Lotte, Golden Gate, Lazada,… lựa chọn triển khai.

Phần mềm Einvoice được thiết kế với những tính năng đáp ứng những nghiệp vụ cơ bản của kế toán viên có liên quan đến hóa đơn điện tử. Có thể kể đến như:

- Tạo lập – Phát hành – Điều chỉnh – Thay thế – Xóa bỏ hóa đơn.

- Gửi hóa đơn cho khách hàng qua phương tiện điện tử: Email, SMS…

- Lập & xuất các báo cáo với những trường thông tin có liên quan.

- Thiết kế mẫu hóa đơn theo yêu cầu hoặc lựa chọn từ thư viện mẫu có sẵn.

>> Tham khảo: Gzone6, KDHay, Camtruyen, Logarid, Truyenthu.

- Quản lý tài khoản truy cập và phân quyền cho từng nhân viên.

- Tự động cập nhật phiên bản mới khi có thay đổi về nghiệp vụ.

Einvoice có thể giúp doanh nghiệp thực hiện các tác vụ có liên quan đến hóa đơn cực kì nhanh chóng và đơn giản, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí trong dài hạn.

Kết luận

Ngoài ra, để được tư vấn thêm về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/