Chuẩn bị hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn

Thông thường, một bộ hồ sơ dùng để thông báo phát hành hóa đơn điện tử phải bao gồm đầy đủ những yêu cầu sau:

- Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử ( Theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC).

- Thông báo phát hành hoá đơn điện tử (Theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC).

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

- Hoá đơn mẫu được lấy từ nhà cung cấp hóa đơn điện tử doanh nghiệp bạn sử dụng, chẳng hạn như E-invoice.

Lưu ý rằng, cách nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử chỉ có thể tiến hành thuận lợi khi doanh nghiệp đã có chữ ký số để tiến hành ký điện tử.

Sau khi đã chuẩn bị hoàn tất hồ sơ cho việc nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp có thể tiến hành cách nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi tới cơ quan thuế theo 1 trong 2 phương thức dưới đây:

– Cách 1: Doanh nghiệp gửi thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng.

>> Tham khảo: Kế toán thuế GTGT được khấu trừ: Hướng dẫn cách hạch toán, định khoản chi tiết.

– Cách 2: Doanh nghiệp có thể nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử bản giấy gửi thẳng tới cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Cả hai cách nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử trên đều đúng quy định pháp luật và được chấp thuận.

Trường hợp doanh nghiệp chọn chọn nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử bằng văn bản giấy thì chỉ việc in ra Hoá đơn mẫu dạng XML, Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử, Thông báo phát hành hoá đơn điện tử rồi ký xác nhận và đóng dấu đầy đủ theo quy định là đã có thể gửi tới cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Tuy nhiên, việc nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử sẽ trở nên nhanh chóng, đơn giản, ít tốn công sức hơn khi doanh nghiệp nộp hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng.

Theo đó, với hướng dẫn nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng, doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử như E-invoice để hỗ trợ xuất file Hoá đơn mẫu dạng XML, Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử và Thông báo phát hành hoá đơn điện tử để gửi lên trang của Tổng cục Thuế.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Tại Điều 59, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Chính Phủ đã khẳng định một số quy định trong các Thông tư, Nghị định đã ban hành trước đó sẽ bị bãi bỏ. Cụ thể:

“2. Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 51/2010/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ tiếp tục có hiệu lực thi hành đến ngày 30 tháng 6 năm 2022.”

“3. Bãi bỏ khoản 2 và khoản 4 Điều 35 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử kể từ ngày 01 tháng 11 năm 2020.”

“4. Bãi bỏ khoản 12 Điều 5 Nghị định số 12/2015/NĐ-CP ngày 12 tháng 01 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của các Luật về thuế và sửa đổi, bổ sung một số điều của các Nghị định về thuế.”

Ngoài ra, từ ngày 01/07/2022, khi mà Nghị định mới này có hiệu lực thi hành thì một số điều khoản, văn bản pháp luật sau sẽ hết hiệu lực:

– Khoản 12, Điều 5, Nghị định số 12/2015/NĐ-CP;

– Nghị định số 51/2010/NĐ-CP;

– Nghị định số 04/2014/NĐ-CP;

– Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.

Riêng Khoản 2 và Khoản 4, Điều 35, Nghị định số 119/2018/NĐ-CP sẽ hết hiệu lực từ ngày 01/11/2020.

Tại Điều 60, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Chính Phủ đã hướng dẫn quy định xử lý chuyển tiếp như sau:

– Trường hợp các đơn vị kinh doanh được cơ quan thuế thông báo chuyển đổi để áp dụng hóa đơn điện tử (từ này đến 30/06/2022) theo quy định nhưng chưa đủ điều kiện về hạ tầng, công nghệ thông tin thì sẽ tiếp tục dùng hóa đơn đang sử dụng và thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo Mẫu số 03/DL-HĐĐT, Phụ lục IA, ban hành kèm theo Nghị định này cùng với việc nộp tờ khai thuế GTGT. Cơ quan thuế sẽ xây dựng dữ liệu hóa đơn của cơ sở kinh doanh để đưa vào cơ sở dữ liệu hóa đơn và đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế phục vụ việc tra cứu dữ liệu hóa đơn.

>> Tham khảo: Gzone6, KDHay, Camtruyen, Logarid, Truyenthu.

– Trường hợp các đơn vị kinh doanh mới thành lập từ ngày Nghị định này được ban hành đến ngày 30/06/2022, nếu cơ quan thuế có thông báo về việc thực hiện áp dụng HĐĐT thì các đơn vị kinh doanh nhận thông báo phải thực hiện theo đúng hướng dẫn của cơ quan thuế. Riêng các đơn vị không đáp ứng đủ điều kiện cơ sở hạ tầng, công nghệ thông tin thì sẽ tiếp tục sử dụng hóa đơn đang dùng và phải tiến hành đầy đủ thủ tục gửi tới cơ quan thuế như đã nêu với trường hợp bên trên.

Ngoài ra, Chính Phủ cũng cho phép các đơn vị kinh doanh sẽ được tiếp tục sử dụng hóa đơn đã đăng ký hay đặt mua đến hết ngày 30/06/2022.

Quy định này áp dụng với các doanh nghiệp đã thông báo, phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, đã đăng ký hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc đã mua hóa đơn của cơ quan thuế trước ngày 19/20/2020.

Song song với đó, các đơn vị kinh doanh này phải thực hiện thủ tục về hóa đơn theo đúng quy định của Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP.

Kết luận

Ngoài ra, quý độc giả có nhu cầu được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, xin vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/