Phần mềm Einvoice quản lý hóa đơn hiệu quả

Hoá đơn được hiểu là một giấy tờ yêu cầu thanh toán các mặt hàng với số lượng và đơn giá liệt kê trong giấy tờ đó. Hóa đơn do bên bán phát hành.

Sau khi bên mua thanh toán, bên bán sẽ xác nhận vào hóa đơn chẳng hạn như đóng dấu chứng nhận đã trả tiền. Khi đó, hóa đơn có cả tác dụng giống như biên lai hay giấy biên nhận.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

Hóa đơn giấy đã được sử dụng trong nền kinh tế trong một thời gian dài. Vì thế, để thay đổi thói quen sử dụng hóa đơn giấy hiện đã không còn thực sự phù hợp và bộc lộ nhiều nhược điểm vẫn là một vấn đề phức tạp.

Cùng với sự phát triển của nền kinh tế Việt Nam trong những năm vừa qua, lượng hóa đơn giấy được in mỗi năm tăng lên nhanh chóng theo số giao dịch kinh tế hàng ngày. Mỗi năm, các doanh nghiệp phải sử dụng hàng tỷ tờ hóa đơn.

Sự phát triển này cũng đem lại nhiều bất lợi cho doanh nghiệp như:

- Bảo quản lượng lớn hóa đơn trong thời gian dài cũng tốn kém nhiều chi phí cho doanh nghiệp.

- Rủi ro mất mát, hỏng và thất lạc hóa đơn là rất lớn.

- Tốn thời gian tra cứu, kiểm kê, lập báo cáo hàng tháng, quý, năm.

Bên cạnh đó việc sử dụng một lượng lớn tài nguyên để làm giấy in hóa đơn cũng gây hao phí tài nguyên thiên nhiên rất lớn.

>> Tham khảo: Thủ tục bù trừ thuế TNDN nộp thừa doanh nghiệp cần nắm được.

Đối với cơ quan Thuế, hóa đơn giấy khó kiểm soát dễ dẫn đến tình trạng doanh nghiệp mua bán, khai khống số lượng sử dụng hóa đơn nhằm mục đích chuyển giá, trốn thuế, né thuế hay các hoạt động rửa tiền rất khó kiểm soát và gây thất thoát cho ngân sách nhà nước.

Chính vì vậy, với sự ủng hộ của đông đảo doanh nghiệp và sự nỗ lực trong nhiều năm của Cơ quan Thuế, tất cả các doanh nghiệp sẽ buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử được quản lý trên phần mềm có kết nối cơ sở dữ liệu với cơ quan thuế.

Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice được Công ty TNHH phát triển công nghệ Thái Sơn phát triển tuân thủ Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC, Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice tích hợp đầy đủ các tính năng cho quy trình tạo lập, gửi hóa đơn cho khách hàng bằng phương tiện điện tử, giúp giảm chi phí, thời gian cho doanh nghiệp. Phần mềm E-Invoice hỗ trợ đầy đủ các mẫu hóa đơn: 01GTKT, 02GTTT, 07KPTQ, … theo quy chuẩn của Tổng cục Thuế.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Phần mềm còn cho phép doanh nghiệp tự thiết kế mẫu hoá đơn, chủ động đưa hình ảnh thương hiệu của đơn vị mình lên hóa đơn.

Với phần mềm E-Invoice, doanh nghiệp được hỗ trợ phát hành hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng ngay trên phần mềm và theo đúng quy định.

Sử dụng phần mềm E-Invoice mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp như: giảm chi phí in ấn, lưu trữ và vận chuyển hóa đơn, bảo mật an toàn dữ liệu.

Doanh nghiệp thực hiện tạo lập hóa đơn điện tử cho khách hàng một cách đơn giản, chính xác nhờ cơ sở dữ liệu thông tin doanh nghiệp đã được tích hợp sẵn trên phần mềm.

Việc ký số lên từng hóa đơn điện tử hoặc ký điện tử cùng lúc cho nhiều hóa đơn đã lập cũng trở lên dễ dàng hơn. Sau khi lập hóa đơn, phần mềm cho phép tự động gửi hóa đơn cho khách hàng thông qua các phương tiện điện tử như: email, SMS…..

Doanh nghiệp khi áp dụng hóa đơn điện tử từ phần mềm E-Invoice của Thái Sơn còn được hỗ trợ nhiều mẫu báo cáo thống kê, mẫu báo cáo phục vụ kê khai thuế và các tiện ích khác khi lập hóa đơn.

>> Tham khảo: Cách tính thuế TNCN chuyển nhượng vốn.

E-Invoice linh hoạt tích hợp truyền nhận dữ liệu từ hệ thống SAP, ERP, CRM, phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán,… các tính năng cho phép doanh nghiệp thống kê, báo cáo, xuất dữ liệu ra các chương trình khai thuế như HTKK, TVAN...

Để đảm việc xuất hóa đơn điện tử được thực hiện dễ dàng, nhanh chóng, người xuất hóa đơn cần phải hoàn tất mọi thủ tục thông báo phát hành cho hóa đơn điện tử và được sự chấp nhận của cơ quan thuế. Sau đó, bạn thực hiện quy trình xuất hóa đơn điện tử theo hướng dẫn sau:

Bước 1 : Đăng nhập phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice

Dù các phần mềm hóa đơn điện tử có thao tác không hoàn toàn giống nhau nhưng về cơ bản các bước tiến hành cũng được thực hiện tương tự như nhau.

Chẳng hạn như doanh nghiệp bạn đang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của ThaisonSoft thì bước đầu tiên bạn cần làm là đăng nhập vào hệ thống phần mềm E-invoice thì mới có thể thực hiện việc xuất hóa đơn.

Theo đó, muốn đăng nhập thành công, bạn cần phải điền đầy đủ 03 trường thông tin cơ bản, gồm: Mã số thuế, tên đăng nhập và mật khẩu. Thực tế, không riêng E-invoice mà hầu hết các phần mềm hóa đơn điện tử khi đăng nhập đều sẽ yêu cầu bạn nhập các trường thông tin này.

Sau khi đã điền đầy đủ thông tin, bạn nhấn chọn ô “Đăng nhập”.

Bước 2: Nhấn chọn chức năng “Sử dụng hóa đơn”

Khi đã đăng nhập thành công, trên giao diện chính phần mềm E-invoice, bạn nhấn chọn chức năng “Sử dụng hóa đơn”, chọn tiếp “Lập hóa đơn giá trị gia tăng” hay chọn một loại hóa đơn nào khác mà bạn đang muốn tạo lập và xuất.

>> Tham khảo: Gzone6, KDHay, Camtruyen, Logarid, Truyenthu, M5men.

Bước 3: Điền thông tin hóa đơn

Bước cuối cùng và cũng là bước quan trọng nhất để có thể tạo lập xuất hóa đơn điện tử thành công, bạn cần điền đầy đủ thông tin về hóa đơn được hệ thống yêu cầu.

Tuy nhiên, với việc sử dụng hóa đơn điện tử như E-invoice thì bạn chỉ cần điền đầy đủ tất cả trường thông tin trong lần lập hóa đơn đầu tiên, các lần sau thì một số trường thông tin sẽ được hệ thống điền tự động, bạn chỉ cần điền mục “Thông tin chi tiết về người mua hàng”.

Đây cũng chính là một trong những ưu điểm giúp rút ngắn quy trình tạo lập hóa đơn, tiết kiệm tối đa thời gian, nhân lực. Do đó, ngày càng có nhiều doanh nghiệp sớm thực hiện việc chuyển đổi hóa đơn số.

Sau khi đã hoàn tất thông tin, bạn nhấn ô “Ghi” ở phía dưới góc phải màn hình.

Ngay sau đó, hệ thống sẽ hỏi bạn có muốn ký số không? Khi này, các kế toán cần cắm token chữ ký số vào cổng usb của máy tính để tiến hành ký số. Khi đã việc ký số hoàn thành thì việc lập hóa đơn cũng được coi như đã hoàn tất.

Thêm một ưu điểm nữa khi sử dụng hóa đơn phần mềm hóa đơn điện tử như E-invoice, ngay sau khi bạn nhấn xuất hóa đơn thì hệ thống sẽ tự động gửi hóa đơn này đến cho khách hàng của doanh nghiệp theo phương thức Email hoặc SMS, tùy doanh nghiệp cài đặt.

Kết luận

Để nhận tư vấn về hóa đơn điện tử và phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ theo thông tin dưới đây:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/