Thu hồi hóa đơn điện tử thế nào?

Căn cứ theo Khoản 2, Điều 20, Thông tư 39/2013/TT-BTC, đối với hóa đơn đã lập và giao cho khách hàng nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, hoặc hóa đơn đã lập và giao cho khách hàng nhưng bên mua chưa kê khai thuế, phát hiện sai sót sẽ phải hủy hóa đơn.

>> Tham khảo: Sử dụng phần mềm Einvoice để lập quyết định phát hành hóa đơn thế nào?

Trước khi hủy hóa đơn, hai bên cần lập biên bản để thu hồi những hóa đơn sai sót. Như vậy, theo quy định này, doanh nghiệp cần thu hồi hóa đơn trong trường hợp:

- Trường hợp hóa đơn sai sót đã lập, đã giao cho khách hàng nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

- Trường hợp hóa đơn sai sót đã lập và giao cho bên mua, cả hai bên chưa kê khai thuế.

Như vậy, nếu một trong hai trường hợp trên xảy ra, bên bán và bên mua cần lập biên bản xác nhận việc thu hồi những hóa đơn đã lập sai, xuất lại hóa đơn mới chính xác theo đúng quy định.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

Lưu ý, biên bản thu hồi phải thể hiện rõ ràng lý do thu hồi hóa đơn và người bán cần gạch chéo hóa đươn, lưu trữ lại khi cần thiết.

Biên bản hủy hóa đơn được sử dụng để ghi nhận sai sót dẫn đến phải hủy bỏ hóa đơn. Khi lập biên bản hủy hóa đơn, hai bên cần phải cam kết sẽ không sử dụng hóa đơn này để kê khai thuế. Biên bản hủy hóa đơn sử dụng trong các trường hợp:

- Hóa đơn bị đặt in sai, in trùng hoặc thừa, phải hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in hóa đơn.

- Cá nhân, hộ, tổ chức kinh doanh có hóa đơn nhưng không tiếp tục sử dụng nên phải hủy bỏ.

- Việc hủy hóa đơn phải được thực hiện chậm nhất là 30 ngày kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.

Biên bản thu hồi hóa đơn sử dụng để thu hồi hóa đơn bị lập sai đã giao cho bên mua và cả hai bên chưa kê khai thuế và được áp dụng cho các trường hợp nêu ở mục trên.

- Ngày trên biên bản thu hồi phải trùng ngày với hóa đơn mới.

>> Tham khảo: Cách tính thuế xuất nhập khẩu theo giá FOB.

- Biên bản phải ghi rõ: Lý do thu hồi, thu hồi hóa đơn số… ngày tháng … ký hiệu … và xuất hóa đơn mới số … ngày tháng … ký hiệu …

- Sau khi lập xong biên bản thu hồi hóa đơn 2 bên phải ký, ghi rõ họ tên (Thường là người đại diện pháp luật). Và đóng dấu vào biên bản thu hồi hóa đơn xác nhận -> Xuất lại hóa đơn mới.

Hiện nay, mẫu biên bản thu hồi hóa đơn điện tử được xây dựng theo quy định tại Thông tư số 39/2014/TT-BTC, được Bộ Tài chính ban hành ngày 31/3/2014.

Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice được Công ty TNHH phát triển công nghệ Thái Sơn phát triển tuân thủ Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC, Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

EInvoice là phần mềm hóa đơn điện tử được các doanh nghiệp hàng đầu: Aeon Mall, Samsung, Cocacola, Lotte, Golden Gate, Lazada,… lựa chọn triển khai.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Phần mềm Einvoice được thiết kế với những tính năng đáp ứng những nghiệp vụ cơ bản của kế toán viên có liên quan đến hóa đơn điện tử. Có thể kể đến như:

- Tạo lập – Phát hành – Điều chỉnh – Thay thế – Xóa bỏ hóa đơn

- Gửi hóa đơn cho khách hàng qua phương tiện điện tử: Email, SMS…

- Lập & xuất các báo cáo với những trường thông tin có liên quan

- Thiết kế mẫu hóa đơn theo yêu cầu hoặc lựa chọn từ thư viện mẫu có sẵn.

- Quản lý tài khoản truy cập và phân quyền cho từng nhân viên

- Tự động cập nhật phiên bản mới khi có thay đổi về nghiệp vụ.

Einvoice có thể giúp doanh nghiệp thực hiện các tác vụ có liên quan đến hóa đơn cực kì nhanh chóng và đơn giản, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí trong dài hạn.

Ngày 27/2/2020 vừa qua, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn – THAISONSOFT đã đón nhận Chứng nhận ISO/IEC 27001:2013, một bước tiến mới nhằm củng cố sức mạnh cho hệ thống quản lý doanh nghiệp trong lĩnh vực phát triển phần mềm.

Với kinh nghiệm hoạt động nhiều năm trong lĩnh vực phát triển phần mềm, hiểu rõ được tầm quan trọng, tính cấp thiết của việc áp dụng các tiêu chuẩn vào hệ thống quản lý bảo mật thông tin doanh nghiệp, Ban lãnh đạo THAISONSOFT đã cho triển khai xây dựng hệ thống quản lý an ninh dữ liệu theo tiêu chuẩn ISO/IEC 27001:2013.

ISO/IEC 27001:2013 là tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý an toàn thông tin do Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) và Ủy ban Điện kỹ thuật Quốc tế (IEC) hợp tác xây dựng trên toàn cầu, giúp kiểm soát tổng thể và hiệu quả nguồn tài nguyên thông tin của các doanh nghiệp, đồng thời ngăn ngừa các nguy cơ rủi ro có thể xảy đến với tài sản của doanh nghiệp.

>> Tham khảo: Quy định về thuế TNCN bán chứng khoán.

Sau khoảng 2 tháng xây dựng hệ thống quản lý an ninh dữ liệu, vượt qua những vòng kiểm tra, đánh giá gắt gao về tuân thủ tiêu chuẩn ISO/IEC 27001:2013, THAISONSOFT đã chính thức nhận được Chứng nhận ISO/IEC 27001:2013 từ Tổ chức kiểm định quốc tế TÜV NORD Việt Nam vào ngày 27/2/2020.

Kết luận

Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/