Giải đáp về hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là gì? Có mấy liên? Làm sao để xác định hóa đơn điện tử là thật hay giả?

Hóa đơn điện tử là các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, dịch vụ, được khởi tạo, lập và xử lý trên hệ thống máy tính của doanh nghiệp đã được cấp mã số thuế.

>> Tham khảo: Báo cáo tài chính gồm những gì?

Hóa đơn điện tử được lưu trữ trên máy tính, có thể chuyển giao cho khách hàng qua các kênh điện tử và có thể chuyển đổi thành hóa đơn giấy phục vụ nhu cầu lưu thông hàng hóa, quản lý hóa đơn của người mua. Hóa đơn điện tử không có khái niệm liên và chỉ gồm 1 bản duy nhất.

Khách hàng có thể kiểm chứng hóa đơn là thật hay giả thông qua cổng thông tin điện tử của Cơ quan Thuế, đồng thời kiểm chứng chữ ký điện tử trên hóa đơn.

Làm sao để nhận hóa đơn điện tử? Tôi có thể nhận hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử cùng lúc được không?

Thông thường, khách hàng có thể nhận được hóa đơn điện tử qua các hình thức: Email/SMS từ bên bán, hoặc tự tra cứu thông tin hóa đơn trên website của bên bán hàng/ nhà cung cấp hóa đơn điện tử cho bên bán hàng.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

Sau đó, khách hàng có thể tự tải về và in ra giấy khi có nhu cầu sử dụng.

Hiện tại, doanh nghiệp được phép sử dụng song song cả hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử (tuy nhiên đến tháng 11/2020 thì các doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển hoàn toàn sang hình thức hóa đơn điện tử).

Tuy nhiên doanh nghiệp không thể xuất song song cả hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử cho cùng một đơn hàng mà chỉ được phép sử dụng một trong hai hình thức cho mỗi đơn hàng.

Thay vào đó, doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử, có đầy đủ giá trị pháp lý và được Cơ quan.

Thuế chấp nhận. Hóa đơn này chỉ được cấp 01 lần duy nhất, có chữ ký và dấu xác nhận của bên bán.

>> Tham khảo: Thuế TNDN chuyển nhượng cổ phần được quy định như thế nào?

Sau khi tải hóa đơn về, liệu tôi có cần cài thêm phần mềm gì để xem hóa đơn điện tử không?

Để xem được hóa đơn điện tử, khách hàng cần cài đặt chương trình Winrar dùng để giải nén file .ZIP

Nếu bên bán xuất file .XML thì khách hàng có thể sử dụng các trình duyệt web để xem hóa đơn. Click chuột phải vào file, chọn

Open With và chọn trình duyệt web để mở file. Doanh nghiệp cũng có thể sử dụng phần mềm Invoice Viewer do Tổng cục Thuế cung cấp để xem file .XML

Nếu bên bán xuất file PDF thì khách hàng cài đặt các phần mềm đọc file PDF như Adobe Reader hay Foxit Reader để đọc file.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Tôi là khách hàng doanh nghiệp, làm thế nào để tôi kê khai với Chi cục Thuế? Cách thức kê khai và khấu trừ thuế có gì khác so với hóa đơn giấy đang áp dụng?

Hóa đơn điện tử được công nhận đầy đủ giá trị pháp lý theo quy định của pháp luật nên khách hàng có thể sử dụng làm căn cứ để hạch toán kế toán và kê khai thuế.

Đơn vị kế toán của khách hàng có thể căn cứ thông tin về số series hóa đơn, ngày cấp….để kê khai, khấu trừ và quyết toán thuế như đối với hóa đơn giấy.

Bên cạnh đó, khách hàng có thể yêu cầu bên bán cấp hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử để làm chứng từ cho hồ sơ quyết toán thuế.

>> Tham khảo: Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử là gì?

Bên bán sử dụng hóa đơn điện tử, vậy bên mua có bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử không? Bên mua thực hiện ký vào hóa đơn điện tử như thế nào?

Việc sử dụng hóa đơn điện tử là không bắt buộc với bên mua.

Đối với khách mua hàng là đối tượng cá nhân, không phải doanh nghiệp, không cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế thì không cần chữ ký.

Đối với khách mua hàng là đối tượng doanh nghiệp, đơn vị kế toán cần hóa đơn điện tử để kê khai thuế thì bắt buộc phải ký vào hóa đơn điện tử.

Nếu bên mua có chữ ký số thì tiến hành ký số vào hóa đơn điện tử, nếu không có chữ ký số thì có thể in ra thành hóa đơn giấy chuyển đổi để ký.

>> Tham khảo: Doanh nghiệp nộp báo cáo tài chính ở đâu?

Việc thanh toán đối với hóa đơn điện tử có khác gì so với hóa đơn giấy?

Nhìn chung việc thanh toán không khác gì so với hình thức hóa đơn giấy. Khi tiến hành mua bán, hai bên cần thỏa thuận về việc nhận hóa đơn điện tử trước hay sau khi thanh toán.

Nếu thanh toán bằng tiền mặt, khách hàng sẽ nhận được Phiếu thu tiền/ Biên nhận thanh toán.

Nếu thanh toán qua ngân hàng, các chứng từ ngân hàng sẽ là xác nhận bên mua đã thanh toán tiền dịch vụ cho bên bán.

Đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín?

Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice được Công ty TNHH phát triển công nghệ Thái Sơn phát triển tuân thủ Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC, Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

>> Tham khảo: Cách xuất hóa đơn điện tử cho khách lẻ không lấy hóa đơn.

EInvoice là phần mềm hóa đơn điện tử được các doanh nghiệp hàng đầu: Aeon Mall, Samsung, Cocacola, Lotte, Golden Gate, Lazada,… lựa chọn triển khai.

Phần mềm Einvoice được thiết kế với những tính năng đáp ứng những nghiệp vụ cơ bản của kế toán viên có liên quan đến hóa đơn điện tử. Có thể kể đến như:

- Tạo lập – Phát hành – Điều chỉnh – Thay thế – Xóa bỏ hóa đơn

- Gửi hóa đơn cho khách hàng qua phương tiện điện tử: Email, SMS…

- Lập & xuất các báo cáo với những trường thông tin có liên quan

- Thiết kế mẫu hóa đơn theo yêu cầu hoặc lựa chọn từ thư viện mẫu có sẵn

- Quản lý tài khoản truy cập và phân quyền cho từng nhân viên

- Tự động cập nhật phiên bản mới khi có thay đổi về nghiệp vụ.

>> Tham khảo: Truyenthu, M5men, Camtruyen, Gzone6, Quyết định phát hành hóa đơn điện tử.

Einvoice có thể giúp doanh nghiệp thực hiện các tác vụ có liên quan đến hóa đơn cực kì nhanh chóng và đơn giản, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí trong dài hạn.

Kết luận

Để được tư vấn về hóa đơn điện tử và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice miễn phí, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/