Xuất hđ có mã và không có mã thế nào?

Thủ tục xuất hóa đơn điện tử có mã và không có mã của cơ quan thuế được quy định tại Điều 17, Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

Các doanh nghiệp thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nếu truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế để lập hóa đơn.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử giúp ngăn chặn hóa đơn giả thế nào?

Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế cung cấp bởi tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp truy cập vào trang thông tin điện tử của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc lập trên phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị để thực hiện lập và ký số hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sau đó gửi hóa đơn để cơ quan thuế cấp mã/ tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để cơ quan thuế cấp mã.

Căn cứ theo Điều 18, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc xuất hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế được hướng dẫn như sau:

- Sau khi nhận được thông báo chấp nhận của cơ quan thuế, doanh nghiệp được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế để bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

- Doanh nghiệp sử dụng các phần mềm cung cấp hóa đơn điện tử để lập hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số trên hóa đơn và gửi cho người mua theo phương thức đã thỏa thuận giữa người bán và người mua, phù hợp với quy định về pháp về giao dịch điện tử.

Căn cứ theo quy định tại Điều 4, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nguyên tắc lập, quản lý và sử dụng hóa đơn, chứng từ như sau:

- Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn giao cho người mua, gồm cả các trường hợp sử dụng hàng hóa, dịch vụ cho mục đích khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu hay để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ, trừ trường hợp hàng hóa sử dụng luân chuyển nội bộ để tiếp tục cho quá trình sản xuất, xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa.

- Hóa đơn phải ghi đầy đủ nội dung theo Điều 10 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Nếu sử dụng hóa đơn điện tử thì phải tuân thủ theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo Điều 12, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

>> Tham khảo: Quy định gửi thông báo sai sót đối với hóa đơn điện tử.

Nguyên tắc ủy nhiệm lập hóa đơn: người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được quyền ủy nhiệm lập cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Việc lập hóa đơn ủy nhiệm cần đảm bảo:

- Hóa đơn ủy nhiệm phải thể hiện tên đơn vị bán là bên ủy nhiệm.

- Việc ủy nhiệm phải được xác lập bằng văn bản, thể hiện đầy đủ các nội dung hóa đơn ủy nhiệm: Thời gian ủy nhiệm, mục đích ủy nhiệm, phương thức thanh toán hóa đơn ủy nhiệm, đồng thời phải thông báo cho cơ quan thuế khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

- Nếu hóa đơn ủy nhiệm là hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế thì bên ủy nhiệm phải chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Những trường hợp hóa đơn điện tử không cần đủ thông tin khác

Ngoài mã số thuế, trong một số trường hợp cụ thể thì hóa đơn điện tử cũng có thể loại bỏ bớt các nội dung khác.

* Cụ thể theo Điều 14, Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

- Không cần chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử, kể cả khi lập Hóa đơn Điện tử khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng ở nước ngoài.

- Hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh không cần phải có chữ ký số của người bán hoặc người mua.

Trong trường hợp bán hàng tại siêu thị hoặc trung tâm thương mại cho khách hàng cá nhân không kinh doanh, hóa đơn phải bao gồm tên, địa chỉ và mã số thuế của người mua.

>> Tham khảo: Gửi hóa đơn điện tử qua email như thế nào?

* Riêng đối với hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng cá nhân không kinh doanh, không cần phải có các thông tin như:

- Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn,

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua, chữ ký số và chữ ký điện tử của người bán

- Thuế suất thuế GTGT.

* Trong trường hợp chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được xác định là Hóa đơn Điện tử cho khách hàng cá nhân không kinh doanh theo thông lệ quốc tế, không cần phải bao gồm các thông tin như:

- Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, số thứ tự hóa đơn,

- Thuế suất thuế giá trị gia tăng,

>> Tham khảo: Thời điểm lập hóa đơn điện tử dịch vụ ăn uống.

- Mã số thuế và địa chỉ của người mua,

- Chữ ký số của người bán.

* Hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ: không nhất thiết phải có các nội dung:

- Chữ ký số của người bán (trừ trường hợp tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã);

- Tiêu thức người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế);

- Tiền thuế, thuế suất thuế GTGT.

>> Tham khảo: Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

Như vậy với khách hàng cá nhân không có mã số thuế, doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng mà không có thông tin mã số thuế. Ngoài ra trong một vài trường hợp cụ thể nêu trên, hóa đơn điện tử có thể không cần ghi đầy đủ thông tin.

Kết luận

Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/