Đối tượng nào sử dụng hóa đơn có mã xác thực

– Đối với hóa đơn điện tử xác thực, doanh nghiệp hoàn toàn chủ động về số lượng người xuất hóa đơn tùy thuộc vào phần mềm. Phần mềm E-INVOICE của Công ty Thái Sơn cung cấp cho quý khách hàng với nhiều tính năng ưu việt, giúp doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn trên nhiều máy tính chỉ với một chữ ký số.

>> Tham khảo: Báo cáo tài chính không phát sinh doanh thu có phải nộp hay không?

– Còn về chữ ký số, doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều chữ ký số để thực hiện lập hóa đơn và xác thực hóa đơn. Nhưng cần đảm bảo những chữ ký số đó là hoàn toàn hợp lệ (còn thời hạn sử sụng và đăng ký bằng tên của chính doanh nghiệp)

– Trường hợp doanh nghiệp sử dụng nhiều chữ ký số để ký và xác thực hóa đơn, doanh nghiệp cần thực hiện thêm danh sách chữ ký số sử dụng như sau:

+ Truy cập vào trang lập hóa đơn VAN:t.gov.vn/vanportal/login và đăng nhập và bằng tài khoản của doanh nghiệp mình.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

+ Chọn mục Thông tin doanh nghiệp và chọn tiếp mục 4.2 Danh sách chứng thư số.

+ Cắm chữ ký số cần thêm vào máy tính và kích chuột vào nút Thêm mới, danh sách chữ ký số mới cần thêm hiện ra, doanh nghiệp tích chọn chữ ký số cần thêm và tích thêm vào ô Sử dụng, sau đó nhấn Thêm mới CTS để lưu lại chữ ký số mới vào danh sách.

– Sau khi đã thêm mới thành công chữ ký số, doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số đó để ký và xác thực hóa đơn như bình thường.

Theo như Quyết định 1209/2015/QĐ-BTC do Bộ Tài Chính ban hành thì hóa đơn điện tử xác thực hay hóa đơn điện tử có mã xác thực là một loại hóa đơn được cấp mã xác thực và số xác thực thông qua hệ thống xác thực của cơ quan thuế.

>> Tham khảo: Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót xử lý như thế nào?

Mã xác thực và số xác thực là chuỗi ký tự được mã hoá và được cung cấp bởi hệ thống xác thực hoá đơn của Tổng cục Thuế dựa trên các thông tin hoá đơn bán hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp.

Ngoài mã xác thực và số xác thực, trên hoá đơn xác thực còn có mã QR, là mã vạch hai chiều được hiển thị ở góc trên bên phải của hoá đơn xác thực.

Người sử dụng có thể dùng các thiết bị điện tử có cài phần mềm đọc mã QR như điện thoại, máy tính bảng để đọc và kiểm tra nhanh các thông tin trên hoá đơn.

Đối với hóa đơn điện tử có mã xác thực, người bán sẽ phải ký điện tử trên hóa đơn khi cơ quan thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Trong ký hiệu mẫu số hóa đơn doanh nghiệp sử dụng ký tự số “0” để thể hiện số liên hóa đơn, trên hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan Thuế không phải có tên liên hóa đơn.

Doanh nghiệp có thể phát hành hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan Thuế sau khi đăng ký phát hành thành công tại phần mềm Xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN).

Căn cứ theo Khoản 1, Điều 14, Nghị định số 119/2018/NĐ-CP của Chính Phủ, các đơn vị kinh doanh dưới đây sẽ được phép đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế:

– Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

>> Tham khảo: Quy định về trường hợp ủy quyền quyết toán thuế TNCN.

– Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế sẽ sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

– Các hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện sổ sách kế toán, có sử dụng thường xuyên từ 10 lao động trở lên sẽ sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Tuy nhiên, các đơn vị kinh doanh này phải đáp ứng một trong những điều kiện dưới đây:

+ Có doanh thu năm trước liền kề đạt từ 3 tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng.

>> Tham khảo: Tiết kiệm đáng kể thời gian với việc áp dụng hóa đơn điện tử.

+ Có doanh thu năm trước liền kề đạt từ 10 tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

+ Riêng các hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc diện bắt buộc nhưng có thực hiện sổ sách kế toán, có yêu cầu thì cũng được sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định.

Tại Điều 59, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Chính Phủ đã khẳng định một số quy định về hóa đơn điện tử trong các Thông tư, Nghị định đã ban hành trước đó sẽ bị bãi bỏ. Cụ thể:

“2. Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 51/2010/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ tiếp tục có hiệu lực thi hành đến ngày 30 tháng 6 năm 2022.”

>> Tham khảo: Truyenthu, Gzone6, Camtruyen.

“3. Bãi bỏ khoản 2 và khoản 4 Điều 35 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử kể từ ngày 01 tháng 11 năm 2020.”

“4. Bãi bỏ khoản 12 Điều 5 Nghị định số 12/2015/NĐ-CP ngày 12 tháng 01 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của các Luật về thuế và sửa đổi, bổ sung một số điều của các Nghị định về thuế.”

Căn cứ vào quy định trên thì quy định bắt buộc chuyển đổi hóa đơn điện tử trước ngày 01/11/2020 sẽ bị bãi bỏ. Thay vào đó, thời hạn cuối cùng các doanh nghiệp phải hoàn thành chuyển đổi hóa đơn điện tử là trước ngày 01/07/2022, theo đúng quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Hóa đơn xác thực là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã xác thực và số xác thực thông qua hệ thống xác thực hóa đơn của cơ quan thuế.

Mã xác thực và số xác thực là chuỗi ký tự được mã hóa và được cung cấp bởi hệ thống xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế dựa trên các thông tin hóa đơn bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp.

>> Tham khảo: Yêu cầu chữ ký số trên hóa đơn điện tử.

Ngoài mã xác thực và số xác thực, trên hóa đơn xác thực còn có Mã QR, là mã vạch hai chiều được hiển thị ở góc trên bên phải của hóa đơn xác thực.

Người sử dụng có thể dùng các thiết bị điện tử có cài phần mềm đọc mã QR như điện thoại, máy tính bảng để đọc và kiểm tra nhanh các thông tin trên hóa đơn. Tuy vậy, những thông tin về hóa đơn của doanh nghiệp luôn được bảo mật cao.

Theo Nghị định 119, hóa đơn điện tử gồm hóa đơn giá trị gia tăng (VAT), hóa đơn bán hàng tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử … Các loại hóa đơn phải xây dựng theo định dạng chuẩn dữ liệu mà cơ quan thuế quy định và phải ghi đầy đủ nội dung, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Các đối tượng phải áp dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng và cung cấp dịch vụ là doanh nghiệp (DN), tổ chức kinh tế, tổ chức khác sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

>> Tham khảo: Mẫu hóa đơn điện tử, Thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

Theo Nghị định 119, các lĩnh vực, ngành hàng phải thực hiện áp dụng hóa đơn điện tử là điện lực; xăng dầu; bưu chính viễn thông; vận tải hàng không đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy; nước sạch; tài chính tín dụng; bảo hiểm; y tế; kinh doanh thương mại điện tử; kinh doanh siêu thị …

Đặc biệt, hộ, cá nhân kinh doanh trong lĩnh vực nhà hàng, khách sạn, bán lẻ thuốc tân dược, bán lẻ hàng tiêu dùng, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng tại một số địa bàn có điều kiện thuận lợi phải triển khai thí điểm hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế.

Hộ cá nhân nằm trong diện này là hộ sử dụng thường xuyên từ 10 lao động trở lên và có doanh thu năm trước liền kề từ 3 tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng.

Nghị định cũng nêu rõ, hộ kinh doanh có doanh thu năm trước liền kề từ 10 tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Kết luận

Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ ngay:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/