Quy trình hủy hóa đơn điện tử theo TT78

Để thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã phát hành, quý khách thực hiện theo hướng dẫn sau:

Bước 1: Thông báo hóa đơn sai sót cho cơ quan thuế

Kế toán truy cập vào phần mềm Xử lý hóa đơn, sau đó chọn Thông báo hóa đơn có sai sót (Mẫu số 04/SS-HĐĐT).

>> Tham khảo: Báo cáo tài chính không phát sinh doanh thu lập như thế nào?

Phần mềm sẽ tự động nhập dữ liệu từ hóa đơn sai sót để lập thông báo 04/SS-HĐĐT. Lưu ý: Trong cột 07 của thông báo, kế toán phải điền nội dung là “Hủy”.

Kế toán sau đó ký số và gửi thông báo hủy hóa đơn cho cơ quan thuế. Phần gửi thông báo hủy hóa đơn được tích hợp trên phần mềm hóa đơn điện tử.

Bước 2: Lập hóa đơn điện tử mới

Ở bước này, kế toán thực hiện thủ tục lập hóa đơn điện tử mới như thông thường, ký số và gửi cơ quan thuế để nhận mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn cũ để gửi cho người mua.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

Bước 3: Hủy hóa đơn đã thông báo sai sót

Sau khi hoàn thành các bước trên, kế toán chỉ cần chọn hóa đơn có sai sót và thực hiện xóa/hủy bỏ hóa đơn này.

Bước 4: Lập biên bản thỏa thuận hủy bỏ hóa đơn

Mặc dù không bắt buộc theo quy định pháp luật, tuy nhiên để tránh rủi ro khi cơ quan thuế thực hiện thanh tra hoặc kiểm tra, doanh nghiệp nên lập biên bản xác nhận hủy bỏ hóa đơn với phía người mua.

>> Tham khảo: Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 cần nắm được.

Bước 5: Tra cứu

Để đảm bảo rằng hóa đơn đã được hủy bỏ, kế toán cần kiểm tra xem đã nhận được thông báo chấp nhận từ cơ quan thuế chưa, đồng thời truy cập trangt.gov.vn/ để kiểm tra trạng thái hóa đơn đó.

Những quy định cần lưu ý khi hủy hóa đơn:

– Trong các trường hợp như giải thể doanh nghiệp, đóng mã số thuế, di chuyển địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn.

– Phải nộp thông báo 04/SS-HĐĐT trước ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế phát sinh hóa đơn điện tử có sai sót.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Hy vọng qua những thông tin trong bài viết từ E-invoice, quý khách đã hiểu được khi nào cần lập biên bản hủy hóa đơn điện tử, cũng như quy trình hủy hóa đơn điện tử theo quy định mới nhất.

Mục đích của việc lập biên bản hủy hóa đơn điện tử là để ghi nhận chính xác các thông tin liên quan đến hóa đơn bị hủy, đồng thời đảm bảo rằng cả hai bên liên quan đều thống nhất với việc hủy và các hậu quả pháp lý liên quan.

Trong một số trường hợp, trước khi thực hiện hủy hóa đơn điện tử, giữa hai bên mua và bán cần có thỏa thuận và lập biên bản trong quá trình thực hiện.

Biên bản hủy hóa đơn điện tử sẽ được sử dụng trong các trường hợp sau đây, theo quy định tại Điều 7, Thông tư 78/2021/TT-BTC:

Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử bị sai sót

– Khi các thông tin quan trọng như mã số thuế, giá trị hóa đơn, thuế suất, loại hàng hóa… bị sai sót, bên bán phải thực hiện xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo quy định. Đầu tiên, hủy hóa đơn điện tử viết sai thông qua thông báo đến Cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.

>> Tham khảo: Kê khai thuế TNCN từ tài sản nhà đất.

– Trong trường hợp tên hoặc địa chỉ của người mua bị sai sót, không yêu cầu hủy hóa đơn mà chỉ cần nêu nội dung sai sót theo Mẫu 04/SS-HĐĐT.

Trường hợp 2: Phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt cung cấp dịch vụ sau khi đã xuất hóa đơn thu tiền trước

– Trong trường hợp này, người bán sẽ thông báo cho cơ quan thuế theo mẫu 04/SS-HĐĐT và sau đó tiến hành hủy hóa đơn điện tử trên phần mềm, cùng việc lập biên bản hủy hóa đơn.

Nội dung của biên bản hủy hóa đơn điện tử thường bao gồm:

- Thông tin chi tiết của bên bán và bên mua.

>> Tham khảo: Trường hợp được miễn thuế TNCN bán bất động sản.

- Thông tin về hóa đơn bị hủy bao gồm số hóa đơn, ngày phát hành,

- Lý do hủy hóa đơn.

Để hợp pháp, biên bản cần được ký kết bởi đại diện có thẩm quyền của cả hai bên và có thể cần phải được thông báo tới cơ quan thuế có thẩm quyền theo quy định hiện hành.

Kết luận

Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/